Prosesnya adalah proses yang membolehkan kita mempunyai "templat" yang berfungsi sebagai panduan bagi orang-orang yang terlibat dalam projek dan, di samping itu, adalah proses yang memastikan setiap sumbangan sesuai dengan projek; Semua ini sehingga setelah mereka dilaksanakan, pasukan pengurusan - dan juga pasukan atau pasukan "operasional" - memahami apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya.
Ini adalah elemen yang sangat penting untuk mengembangkan laporan kemajuan dan menghasilkan banyak pelajaran yang dipelajari, tanpa mengira bahawa ia membantu semangat kumpulan kerana anggotanya bukan sahaja mengetahui apa yang diharapkan dari setiap pasukan, tetapi memahami bagaimana semua itu Hasil dan tugas berinteraksi antara satu sama lain untuk mencapai tujuan dan bagaimana pasukan lain melakukan tugas mereka.
Perlu disebutkan bahawa proses yang digunakan oleh satu pasukan tidak hanya terhad pada bidang pengetahuan yang digunakan dalam pengurusan projek; Mereka dapat merangkumi apa saja dari masalah aksesibilitas, hingga membuat dokumen yang berurusan dengan kes perniagaan atau kod sistem, mengemas kini jadual projek, hingga menguji fungsi sistem, dan banyak tugas lain yang harus dilakukan. berkembang semasa merealisasikan sesuatu projek, walaupun mereka tidak berkaitan langsung dengan penyampaian projek tertentu. Sudah tentu, akan ada organisasi di mana proses formal dibuat untuk membuat proses baru… tetapi itu mungkin agak birokratik atau berlebihan - dan bahkan mungkin patologis-; namun, setiap organisasi adalah dunia yang beroperasi di bawah peraturannya sendiri.
Tidak kira berapa banyak dan proses apa yang digunakan dalam projek, apa yang paling penting adalah sentiasa menilai mereka. Sekiranya matlamat yang ditetapkan tidak tercapai, walaupun hanya sedikit, prosesnya perlu dikaji semula dan tanggungjawab ini terletak pada pasukan pengurusan projek. Kita harus memastikan bahawa proses itu diperhalusi sehingga memberi manfaat kepada projek semasa dan projek masa depan. Pada mulanya, kita mesti sentiasa teliti dan objektif dengan proses yang kita gunakan. Sekiranya diperlukan untuk membuat perubahan dalam suatu proyek dan terutama pada proyek yang sudah berada dalam fasa pelaksanaan, kita harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan dan memahami bahawa ia mesti dilaksanakan (atau dilakukan,jika melibatkan beberapa perubahan), teruskan dengan berhati-hati kerana kita berada di kawasan yang tidak dikenali - tidak masalah seberapa baik kita mengetahui prosesnya atau berapa kali kita melaksanakannya… perubahan dapat menjadikannya sesuatu yang baru.
Tetapi, untuk meminimumkan kemungkinan risiko dan pekerjaan yang harus dilakukan, kami mencadangkan agar anda mempertimbangkan lima langkah ini yang akan membantu anda memastikan bahawa anda menilai proses anda dengan sangat teliti dan membetulkan apa yang perlu dengan cekap, tanpa mengabaikan berhati-hati pada bila-bila masa. Dengan cara ini, pasukan projek dapat mengadopsi mereka dan terus maju kerana mereka sekarang mempunyai proses yang lebih baik.
Langkah 1: Nilaikan
Apa yang salah dengan prosesnya? Memerhatikan dengan teliti dan memperhatikan butiran bahawa pada pandangan pertama tidak sesuai, perkara pertama yang harus kita lakukan adalah mencatat di mana kita melihat perkara yang tidak berfungsi atau menghalang prosesnya. Sekarang, seseorang tidak boleh menyeluruh atau menemui semula benang hitam, apalagi membuang sebarang dokumen yang merujuk kepadanya… kerana ini bukan masa yang tepat untuk melakukannya. Sekiranya projek berjalan, kemungkinan tidak ada cukup waktu atau sumber - dan kemungkinan besar tidak ada - untuk merancang semula proses tersebut sepenuhnya. Jadi agar tidak terlalu letih, penilaian harus berfokus pada elemen atau elemen yang menimbulkan masalah, yang "rusak" dalam proses seperti yang telah dilakukan hingga sekarang. Sudah tentu,mungkin memerlukan kajian dan perbincangan yang lebih serius di antara ahli pasukan untuk mendedahkan bahagian proses ini secara spesifik; Tetapi setelah kita mengenal pasti item yang tidak berfungsi, maka ketua projek dapat menentukan mengapa ia tidak berfungsi. Kami berpendapat bahawa menjalankan kajian sejarah proses akan menarik dan bermanfaat semasa pengembangan penilaian kami; Mengetahui mengapa ia dilancarkan seperti dulu, dapat membantu kita memahami mengapa ia tidak berfungsi 100%. Walaupun benar bahawa bahagian yang tidak berfungsi, mungkin merupakan sebahagian kecil dari keseluruhan proses, adalah logik untuk mengandaikan bahawa akan ada lebih banyak langkah - sebelum dan sesudah - yang akan dipengaruhi oleh perubahan yang akan dibuat dan, untuk alasan ini,kita juga harus mengambil kira mereka semasa penilaian.
Langkah 2: Terima maklum balas dan rakamnya
Nah, sekarang kita telah menilai prosesnya dan telah mengenal pasti langkah-langkah proses yang perlu kita ubah, sebagai pemimpin projek kita harus meminta maklum balas dan cadangan dari pasukan projek dan beberapa pakar masalah mengenai apa yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.. Sekiranya proses diubah, orang yang menggunakannya harus memberikan pendapat mereka mengenai apa yang mungkin paling baik, kerana mereka adalah sumber maklumat terbaik untuk mengesahkan apa yang mungkin berfungsi dan apa yang tidak akan berfungsi sama sekali. Idea-idea ini penting untuk mengkaji prosesnya, walaupun pada banyak kesempatan orang yang melaksanakannya mungkin tidak dapat melihat keseluruhan gambaran - terutama jika beberapa bahagian proses bersilang dengan sumber atau pasukan lain dalam projek dan,sejak itu, anggota pasukan "penjana" kehilangan jejaknya. Oleh itu, ketua projek harus mengumpulkan maklum balas ini dan memeriksanya dengan teliti sehingga mereka dapat membuat tinjauan yang dapat disahkan.
Langkah 3: Lakarkan
Inilah saat di mana kita meletakkan pensel untuk berfungsi dan mula merangka senario perubahan. Kita harus memberi perhatian khusus untuk mempertimbangkan setiap kesan yang dapat dihasilkan oleh perubahan yang dirancang. Juga sangat penting untuk menyimpan catatan lengkap mengenai semua perubahan yang telah dibuat, agar orang yang menjalankan proses itu dapat melihatnya dengan mudah. Mungkin perlu membuat "jadual rujukan" atau "panduan cepat" kerana ini adalah alat yang sangat baik untuk menyampaikan perubahan ini dan menolong orang lain untuk menggunakannya dan dapat terus berada dalam proses seperti yang ditentukan oleh Pejabat Pengurusan. Projek (PMO). Walau bagaimanapun, kami mesti memberi amaran kepada anda: membuat lakaran tidak dapat dilakukan secara terpisah dan ketat.Dengan cara yang sama seperti pendapat dan idea yang diterima tentang apa yang dapat diubah, adalah perlu untuk menerima maklum balas khusus mengenai dokumen yang dihasilkan dalam langkah ini dan, di samping itu, pendapat harus dari pengguna langsung dan mereka yang dapat dilihat terlibat dalam proses dalam satu cara atau yang lain.
Langkah 4: Berkomunikasi
Setelah sketsa menjadi draf terakhir - sejak kita memolesnya secara maksimum - maka pemimpin projek harus memberitahu kepada pasukannya bahawa ada proses yang disemak semula. Ini harus dilakukan sebelum pelaksanaan berkesan, tetapi kami mencadangkan agar tidak dilakukan terlalu awal. Kenapa? Alasan kami adalah bahawa jika kami melakukannya dengan lebih awal, kami berisiko pasukan melupakan maklumat penting yang kami cuba sampaikan kepada mereka. Komunikasi ini harus langsung dan hanya mengandungi maklumat yang diperlukan mengenai perubahan dalam proses. Tidak ada yang lebih untuk ditambahkan kerana, dalam kes terbaik, pasukan sudah mengetahui sebab-sebab mengapa dan bagaimana perubahan itu dibuat, serta semua perkara yang berkaitan dengan proses umum yang mereka jalankan dan objektifnya; kerana semua ini,Selesai mereka hanya perlu memahami apa yang berubah dalam pekerjaan atau tugas yang mereka laksanakan. Di samping itu, anda juga perlu berkomunikasi dengan pihak berkepentingan dan eksekutif, kerana sangat penting untuk memberi mereka maklumat terkini mengenai penambahbaikan yang dibuat dan bagaimana mereka akan memberi manfaat kepada keseluruhan projek.
Langkah 5: Laksanakan
Langkah terakhir adalah melancarkan proses yang disemak semula. Namun, harus dicatat bahawa sangat mungkin bahawa "persetujuan rasmi" diperlukan sebelum memulai, jadi ia mesti diperoleh secepat mungkin agar pekerjaan pada projek itu tidak terlihat ditangguhkan, dihalang atau ditahan. Sebaik-baiknya, pada saat ini, semua butiran telah dibahas dan sumbernya sudah siap, dan untuk melaksanakan pelaksanaan proses yang disemak, hanya tindakan yang semudah mengirim e-mel atau panggilan diperlukan. ke dewan di mana semua sumber yang relevan diberitahu bahawa mereka boleh mula menggunakannya.
Setelah semua ini selesai, ketua projek dapat meluangkan masa untuk berehat dengan jaminan bahawa projek itu berjalan dengan sebaik mungkin… sehingga orang lain menunjukkan bahawa ada bahagian lain dari salah satu proses yang tidak berjalan lancar.
Mungkin apa yang kita sebutkan pada awalnya mengenai keberadaan proses untuk menilai proses tidak lagi terdengar begitu jauh, bukan?
