Pelaksanaan Metodologi Pengurusan Projek: Di mana untuk memulakan?
Sekiranya anda bekerja sebagai pengurus projek di sebuah syarikat atau di organisasi anda sendiri yang menyedari keperluan untuk meningkatkan pelaksanaan projek, berikut adalah tiga langkah yang dapat membantu anda memulakannya.
Setiap industri mempunyai budaya kerjanya sendiri yang memberi kesan (kadang-kadang diabaikan) pada pekerja dan proses. Kami merujuk kepada budaya organisasi di mana garis panduan umum organisasi, nilai dan visi ditetapkan. Seperti setiap negara, setiap syarikat mempunyai budaya kerja yang hidup di semua peringkat dan mempunyai kesan terhadap cara keputusan dibuat dan keberkesanan proses.
Oleh itu, untuk melaksanakan metodologi pengurusan projek, langkah pertama adalah mewujudkan pakatan dengan budaya kerja ini. Maksudnya, organisasi dengan kepercayaannya, pengalaman berdasarkan proses dan nilai mesti, pertama sekali, bersetuju untuk melaksanakan metodologi dan menggambarkan generasi nilai yang dapat dibawa oleh pengurusan projek kepada organisasi.
Kami menganggapnya sebagai langkah pertamaKerana serupa dengan reaksi positif atau merugikan yang mungkin terjadi di suatu negara karena pengubahsuaian norma atau peraturan apa pun, organisasi dapat bereaksi baik atau menentang pelaksanaannya. Mungkin reaksi itu tidak menyiratkan tunjuk perasaan atau mogok umum, itu adalah sesuatu yang lebih halus, seperti tidak mengambil bahagian secara aktif dalam mesyuarat, tidak menerapkan tindakan yang diperlukan untuk perubahan dalam proses, atau ketidakpuasan umum mereka yang ditugaskan untuk menguruskan perubahan. Sikap inilah yang dapat menghentikan pelaksanaan metodologi pengurusan projek dari awal. Adakah anda pemimpin atau pengurus projek dan adakah anda dalam proses ini? Oleh itu, ingatlah untuk berusaha menjalin pakatan dengan pengarah utama atau anggota organisasi anda yang membuat keputusan supaya pengurusan perubahan dapat menjadi lebih berkesan.
Langkah kedua adalah diagnosis diri tentang bagaimana projek-projek tersebut dikendalikan, apa saja kegagalannya dan apa yang menjadi penambahbaikan. Tanyakan pada diri anda apakah definisi "projek yang lebih baik" untuk organisasi anda. Apakah ciri yang perlu dikelaskan dalam projek sebagai "projek yang paling baik dilaksanakan"? Berikut adalah beberapa soalan yang perlu difikirkan:
- Adakah penyampaian projek memenuhi objektif yang telah ditetapkan pada awalnya? Adakah projek tersebut sesuai dengan anggaran yang ditetapkan? Adakah spesifikasi yang ditunjukkan oleh pelanggan dipenuhi? Apakah kegagalan yang paling kerap dilakukan semasa melaksanakan projek? Komunikasi antara Adakah pasukan yang menerajui projek ini berkesan? Bolehkah saya kembali dan menyemak fail projek dan memahami apakah langkah dan pengajaran penting?
Ingat, diagnosis diri ini mesti bersifat partisipatif dengan ahli dari pelbagai peringkat organisasi anda. Dan ia mesti menghasilkan pengenalpastian aktiviti dan petunjuk yang ada atau tidak, dapat menghasilkan nilai untuk projek tersebut.
Langkah ketiga, setelah anda mengetahui aspek positif dan kegagalan yang berlaku, mulailah mengurus perubahan sebagai projek. Artinya, projek mengikut panduan PMBok terbahagi kepada: Mula, Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan & Pengendalian, dan Tutup. Oleh itu, anda mesti menentukan pada peringkat awal apa objektif yang ingin dicapai oleh organisasi anda dan bagaimana pelaksanaan metodologi pengurusan projek akan diukur. Dalam langkah ini, penting untuk mengadakan sesi kerja partisipatif dengan pemain utama organisasi anda. Langkah-langkah berikut akan diselaraskan dengan tujuan yang anda tetapkan; Fokuskan visi anda agar organisasi dapat melihat peningkatan kecekapan, masa pelaksanaan dan penyampaian projek dengan jelas berkat pelaksanaannya.
Pada setiap tahap, motivasi pengurus projek untuk menerapkan metodologi ini sangat penting, ingatlah bahawa anda sebagai pengurus projek mesti mencerminkan semangat untuk metodologi ini dan menerapkannya dalam organisasi. Anda mesti menjadi pengurus perubahan. Bergembiralah! Pelaksanaan dan mendapatkan projek yang lebih cekap akan mendorong anda untuk mengembangkan keupayaan kepimpinan anda.
Rujukan
Institut Pengurusan Projek. Panduan untuk Badan Pengurusan Projek Pengetahuan edisi ke-5.
Pengurus Projek Bertauliah Ginna Espinosa
Blog:
Muat turun fail asal
