1. Pendekatan umum
Kerja ini dijalankan untuk mensintesis dengan cara yang mudah fungsi dan aktiviti yang harus dilakukan oleh Pengawas syarikat, sesuai dengan urutan urutan yang diikuti oleh perkhidmatan mereka sejak memasuki organisasi, melalui persekitaran kerja tertentu di mana ia akan beroperasi dan bahkan hasil yang diperoleh dengan pengembangan kerjanya dan analisis unjuran masa depan yang ditunjukkan oleh entiti tersebut.
Sebagai latar belakang dan dapat mencari bidang tindakan Pengawas dengan cara yang berguna dan praktikal, sangat penting untuk disebutkan bahawa ini adalah bahagian yang tidak terpisahkan dari Proses Pentadbiran organisasi, yang terdiri dari empat langkah dan biasanya diterima dalam urutan berikut konsep:
Perancangan - Organisasi - Arah - Kawalan.
Sebagai tambahan kepada perkara di atas, adalah lebih baik untuk memberi komen bahawa Pejabat Pengawas timbul dari perlunya, di dalam organisasi, prosedur yang diatur oleh kebijakan (dianalisis sebelumnya) diterapkan dengan ketat ke semua bidang entitas untuk mencapai tujuan institusi institusi yang ditubuhkan, dan sebagai kriteria peribadi, mencari setiap masa manfaat bersama untuk semua anggota langsung dan tidak langsung yang bekerja dengan dan untuk organisasi.
2. Definisi kawalan dalaman
Konsep yang mementingkan kami mempunyai makna dan bidang tindakan yang berbeza untuk penerapannya, ini disebabkan oleh pelbagai putaran dan objektif yang mana anda ingin melaksanakan kawalan dalam operasi dan pentadbiran setiap entiti, yang terakhir adalah yang paling umum, yang harus dilakukan secara umum dengan menjaga dan mengoptimumkan pelbagai sumber yang dimiliki oleh organisasi.
Menurut perkara di atas dan untuk memahami dengan mudah apa itu Kawalan Dalaman, kami akan mengambil definisi Piawaian dan Prosedur Pengauditan Institut Akauntan Awam Mexico, yang secara harfiah menyatakan bahawa:
Kawalan Dalaman terdiri daripada polisi dan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan yang munasabah untuk dapat mencapai objektif khusus entiti.
(Buletin 3050, perenggan 6 Piawaian dan Prosedur Pengauditan IMCP, Edisi ke-27, 2007).
3. Profil akademik dan pekerjaan pengawas
Profil akademik yang diperlukan untuk menjalankan fungsi Pengawas dalam syarikat, biasanya, adalah profesional yang diberi gelaran di bawah darjah berikut:
• Pentadbiran.
• Perakaunan.
Hal-hal di atas disebabkan oleh manajemen yang lebih terikat yang dimiliki oleh profesi-profesi ini sehubungan dengan Proses Pentadbiran sebuah syarikat, suatu proses di mana Pengendalian adalah bagian yang tidak terpisahkan, seperti yang disebutkan di atas dalam perenggan 2 dari poin 1 dokumen ini.
Profil Pekerjaan yang biasanya diperlukan untuk Pengawas, harus dilakukan (selain memiliki profil akademik yang telah disebutkan) dengan pengalaman dan fokus pada fungsi perakaunan, kewangan, undang-undang dan pentadbiran, yang pelaksanaan dan penerapannya harus dibuktikan dan didokumentasikan dengan peraturan dan / atau perundangan yang berlaku untuk setiap fungsi. Sikap Pengawas harus selalu cenderung kepada penerapan Proses Pentadbiran yang teratur untuk mencapai objektif, di mana ia memerlukan campur tangan dan penglibatan berterusan dalam semua proses dari pelbagai bidang dan jabatan yang dimiliki oleh organisasi.
Perlu dinyatakan bahawa kepemimpinan dan empati akan memainkan peranan penting dalam pelaksanaan tugas mereka.
4. Objektif khusus pengawal di setiap syarikat
Di setiap organisasi, dan bergantung pada bidang usaha dan ruang lingkup di mana operasinya dijalankan, objektif umum akan ditetapkan. Berdasarkan perkara di atas, objektif khusus di setiap kawasan harus ditentukan, dan untuk tujuan ini adalah lebih baik untuk mempertimbangkan aspek-aspek asas berikut: Keberkesanan dan kecekapan operasi; kebolehpercayaan laporan kewangan dan pematuhan dengan undang-undang, peraturan dan undang-undang, yang merangkumi tindakan pentadbiran.
(CHARRY Rodríguez, Alirio. Kawalan dalaman dan prinsip penilaian pengurusan di entiti Negeri Edisi 1).
Oleh itu, dan berdasarkan aspek asas yang disebutkan di atas, penting untuk menetapkan objektif khusus bersama dengan pengurusan atasan syarikat, pada masa yang sama mengkaji cara yang ingin mereka capai.
5. Lokasi pengawal di carta organisasi syarikat
Mengikut fungsi dan aktiviti Pengawal, dan hubungannya dan campur tangannya di bidang lain dalam organisasi, pelayan menganggap bahawa lokasi pos yang dimaksudkan adalah seperti berikut:
Untuk menentukan bidang tindakan tertentu syarikat di mana fungsi Pengawal akan dijalankan, adalah mustahak untuk menentukan (lebih baik secara bertulis melalui memorandum dalaman, misalnya) ruang lingkup pekerjaan, syarat dan cara untuk penerapan sistem dan prosedur untuk aktiviti Pengawal. Yang disebutkan di atas disarankan agar mereka yang bertanggung jawab di kawasan itu diberitahu dan diungkapkan dengan seberapa detail yang mungkin, agar kerjasama bersama semua jabatan memungkinkan mencapai objektif Pengawalan Dalaman yang telah ditetapkan dan mencapainya dengan cara yang seefisien mungkin. cekap dan tepat pada masanya, serta dipersetujui oleh semua anggota syarikat,Mereka yang harus ingat bahawa penyertaan dan kesediaan mereka untuk berubah akan menjadi mesin yang memungkinkan kemajuan dibuat berdasarkan Pengawal.
Oleh kerana perkara di atas, hubungan yang akan dimiliki oleh Pengawal dengan semua bidang lain akan bergantung pada objektif khusus yang ditetapkan untuk masing-masing, dan secara amnya untuk organisasi secara keseluruhan.
Gangguan dan tahap keterlibatan, seperti apa yang telah disebutkan dalam perenggan sebelumnya, akan dilakukan sesuai dengan tujuan dan ciri-ciri spesifik dari setiap daerah.
Jabatan yang biasanya dikendalikan oleh Pengawas, dan di mana dia mesti mempunyai Skop, hubungan dan gangguan yang sewajarnya untuk mencapai tujuannya, adalah berikut:
• Majlis Pentadbiran.
• Arah Umum.
• Pentadbiran.
• Perakaunan.
• Jualan.
• Gudang.
• Sumber Manusia.
• Audit Luar (Sekiranya berkenaan).
• Perkhidmatan Perundangan Profesional, Fiskal, Jaminan Sosial, dll. (Dalam kes anda).
• Pengeluaran (Sekiranya berkenaan).
• Penyelenggaraan (Sekiranya berkenaan).
• Perkhidmatan Umum (Sekiranya berkenaan).
7. Fungsi dan aktiviti umum pengawal selia
Untuk menentukan fungsi dan aktiviti Pengawal dalam urutan kerja, penjelasan ringkas mengenai proses Pengawas dalam syarikat diperincikan di bawah:
ke. Induksi dan lokasi kawasan masalah dan peningkatan.
Pada mulanya, dan memandangkan kerja Pengawas bermula di sini, induksi melalui pengetahuan mengenai sejarah syarikat, proses semasa, dasar semasa, teknik, kaedah dan sistem yang digunakan semuanya sangat penting dan setiap bidang syarikat dan objektif khusus yang dikejar; Begitu juga dan dengan kepentingan yang sama, adalah penting untuk mengetahui semua orang yang bertanggungjawab terhadap setiap fungsi dan aktiviti dalam organisasi. Untuk penyelarasan kerja yang lebih baik, semua perkara di atas perlu disampaikan kepada Pengawal secara bertulis untuk perundingan selanjutnya.
Sebaik sahaja anda mempunyai maklumat mengenai pergerakan dan operasi syarikat yang berbeza, serta mereka yang menjalankannya, anda harus menganalisis analisis keadaan kewangan syarikat dan hasil operasinya baru-baru ini, dengan kerjasama jabatan perakaunan. Perkara di atas untuk mengesan secara umum kemungkinan ketidakkonsistenan, bidang masalah dan peluang di mana kawalan harus dibuat untuk penambahbaikan dan / atau pembetulannya, menentukan keutamaan dan mekanik kerja untuk penyediaan proposal, analisis mereka dan kelulusan mereka untuk pemakaiannya.
b. Perlindungan dan Kesahan.
Selama proses penyusunan proposal untuk penetapan prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain, sangat penting untuk dipertimbangkan setiap saat untuk melindungi semua sumber daya yang tersedia untuk syarikat, melalui penilaian pembelian insurans., misalnya, atau melalui penugasan dalaman dan luaran yang bertanggungjawab untuk menjaga barang, serta penggunaan dan eksploitasi sumber-sumber tersebut dengan baik, kerahsiaan maklumat penting syarikat, dan semua aspek yang disebabkan oleh kehalusannya memerlukan perhatian istimewa.
Untuk perkara di atas, dan secara umum untuk penerapan semua pergerakan yang dihasilkan dari aktiviti Pejabat Pengawal, kriteria yang digunakan untuk menetapkan kawalan yang diperlukan dalam syarikat mesti dibuktikan secara wajar, selalu mempertimbangkan alasannya, prosedur dan faedah dari apa yang ingin dicapai. Sebagai tambahan kepada yang di atas, dokumen tersebut harus didokumentasikan dengan tepat dalam kerangka hukum yang memungkinkan pengurus, rakan kongsi atau pemegang saham dijamin, terutama, mengetahui bahwa mereka bertindak sesuai dengan ketentuan peraturan dan perundangan yang berlaku saat ini.
c. Operasi.
Prosedur dan teknik yang digunakan oleh Pengawas untuk menjalankan tugasnya adalah fungsi operasinya. Untuk tujuan ini, prestasi Pengawal mesti didasarkan terutamanya dan ketat pada Kod Etika, kerana profil kedudukannya memerlukan orang pertama untuk menangani dirinya secara tidak berat sebelah, menghormati dan mematuhi akal dalam setiap aktivitinya, setiap kali peraturan, polisi dan prosedur yang ditetapkan, akan sangat bergantung pada bidang Pengawal dan khususnya pada pengurusnya. Fungsi operasi Pengawal juga memerlukan ketertiban dan organisasi dalam semua pengertian, selain urutan dan tindak lanjut yang mencukupi untuk mencapai objektif yang dinyatakan, yang akan diberikan sesuai dengan keutamaan yang paling mendesak dan / atau sangat diperlukan untuk syarikat..
Untuk pengoperasian yang mencukupi dalam fungsinya, Pengawas juga mesti sentiasa dikemas kini (setiap hari) dan dilatih (akhirnya) dalam hal perakaunan, cukai dan kewangan. Perkara yang disebutkan di atas akan memungkinkan anda untuk lebih objektif melihat kemungkinan kesukaran dan / atau peluang untuk membuat strategi, menyiapkan anggaran dengan pelbagai senario dan dengan itu menyumbang kepada pengambilan keputusan yang lebih baik oleh pihak pengurusan kanan.
Dalam operasi yang berkaitan dengan perniagaan syarikat, peranan Pengawal pertama harus diarahkan untuk mencapai keberkesanan dan produktiviti dalam operasi tersebut, serta memastikan bahawa operasi dilakukan dengan cara yang paling efisien dan tepat waktu; Sebagai kesimpulan, apa yang akan dicari adalah melakukan (sesuai dengan prosedur yang ditetapkan untuk tujuan ini) operasi (yang mungkin juga merupakan fungsi dan kegiatan) untuk mencapai produk dan / atau layanan yang berkualiti, dengan mengoptimumkan waktu dan memperbaiki memanfaatkan sumber yang ditakdirkan untuk tujuan tersebut.
d. Maklumat.
Berkenaan dengan maklumat, yang dibangkitkan adalah apa yang dihasilkan dan mesti digunakan oleh Pengawas, dan juga yang dikembangkan secara umum di seluruh organisasi.
Maklumat yang dihasilkan dan digunakan oleh Pengawal biasanya akan dirahsiakan, kerana ia harus dilakukan, dalam kebanyakan kes, dengan data dalaman yang akan menjadi asas untuk menyediakan laporan, anggaran, strategi dan projek yang Mereka akan menghuraikan untuk berkolaborasi dalam membuat keputusan yang lebih baik untuk situasi dan momen terpenting syarikat. Oleh itu, orang yang bertanggungjawab dalam Pengawas mesti secara etika menyimpan pengetahuan yang dimilikinya mengenai semua maklumat entiti tempat dia bekerja.
Sebaliknya, maklumat yang dikembangkan dan dihasilkan di seluruh organisasi mesti tersedia untuk Pengawas, sejauh mana ruang lingkup tersebut telah ditentukan oleh pengurus atasan organisasi. Oleh itu, dan secara umum kerana penggunaan maklumat dalaman oleh semua anggota syarikat, disarankan untuk mengadakan perjanjian kerahsiaan dengan setiap pekerja, dan dengan demikian memastikan penggunaan maklumat tersebut dengan tepat.
Adalah sangat penting untuk mempertimbangkan bahawa untuk penafsiran maklumat yang lebih baik, maklumat itu harus jelas dan mempunyai sebanyak mungkin perincian, terutama dalam hal perakaunan dan kewangan, kerana perkara di atas akan membolehkan konsep-konsep tersebut dapat dikenal pasti dengan lebih cepat dan cekap. khusus di mana produktiviti syarikat dikurangkan, serta mengesan kemungkinan peluang dan peningkatan, untuk meningkatkan keuntungan organisasi.
Terdapat sistem yang komprehensif yang memungkinkan pendaftaran semua maklumat yang dihasilkan oleh organisasi diperincikan, dan pada masa ini adalah kelebihan daya saing untuk memiliki sistem bersatu di mana penyebaran maklumat lebih praktikal dan efisien kerana automasinya, kerana mempunyai beberapa sistem di mana anda harus memigrasikan atau menghubungkan data, akan mempengaruhi masa dan keselamatan dalam pengendalian maklumat. Oleh itu, sekiranya tidak mempunyai sistem komprehensif yang dapat dipercayai dan diakui, akan lebih baik untuk menilai pelaksanaan yang dirancang secara terancang.
Akhirnya pada ketika ini, adalah penting untuk mengambil kira bahawa tanpa mengira saiz organisasi, kawasan pengkomputeran akan memainkan peranan yang sangat penting untuk mencapai pelaksanaan, pengurusan dan penggunaan sistem yang betul untuk penjanaan dan penggunaan maklumat dalam syarikat itu, oleh itu harus dianggap sebagai hakikat bahawa mempunyai kakitangan profesional yang bijaksana dan terkini di kawasan ini.
dan. Pelaksanaan.
Seperti yang telah disebutkan di atas, pelaksanaan teknik, prosedur, peraturan dan kebijakan untuk menjalankan operasi dan fungsi oleh semua anggota dalam proses kerja organisasi, akan bergantung pada berbagai situasi. Antara yang paling penting adalah perniagaan syarikat, skop Pengawal dan objektif khusus yang ingin dicapai.
Oleh itu, setelah pelbagai bidang syarikat dianalisis, serta proses dan keberkesanannya yang diperoleh melalui prosedur dan garis panduan semasa, adalah perlu untuk mengenal pasti titik-titik di mana kerja Pengawal akan menumpukan pada pengesanan dan pembetulan penyalahgunaan dan pengurusan, untuk penambahbaikan dan / atau pembaharuan prosedur dan peraturan yang memungkinkan penggunaan sumber yang cekap dan memperoleh hasil yang terbaik. Dalam pekerjaan Pengawas, untuk melaksanakan perkara di atas, semua aspek dalaman dan luaran yang mempengaruhi konsep yang dianalisis mesti dipertimbangkan agar dapat mengambil kira semua faedah dan akibat dari apa yang ingin dilaksanakan.
Dianjurkan agar setiap pelaksanaan yang dibuat, dibuat secara tertulis dan diberitahu kepada semua yang terlibat, dan memiliki alasan yang didokumentasikan dengan jelas yang memungkinkan pemahaman tentang alasan mengapa hal itu dilakukan, selain dengan jelas menentukan prosedur yang harus dipatuhi dan peraturan dan polisi yang berlaku, faedah dan objektif pelaksanaan tersebut. Seperti yang disebutkan sebelumnya harus dianalisis dan disepakati oleh pengurus yang menerapkan pembuatan keputusan, maka perlunya kebenaran pelaksanaan prosedur dan / atau kebijakan dibuat secara tertulis melalui tanda tangan tanda tangan mereka yang bertanggung jawab, dan pengakuan penerimaan oleh semua pihak berkepentingan yang dimaklumkan.
F. Penilaian.
Salah satu bahagian yang tidak dapat dipisahkan dari pekerjaan Pengawas adalah yang akan memungkinkan untuk mengetahui hasil prosedur, proses, kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan. Dengan akal sehat kita dapat mengetahui dengan mudah apakah objektif itu tercapai atau tidak, tetapi sangat penting untuk dapat mengenal pasti bukan hanya apakah tujuan tercapai, tetapi juga harus jelas dalam ukuran atau perkadaran apa yang ingin dicapai, serta faktor-faktor yang campur tangan untuk memiliki sampai pada keputusan yang diperoleh. Oleh itu, perlu ada teknik penilaian yang, dalam beberapa kata, memberi tahu alasan untuk hasil ini, dan memberi kita garis panduan untuk memperbaiki kemungkinan kekurangan atau untuk memperbaiki lagi apa yang telah dilaksanakan.
g. Projek.
Akhirnya, dan setelah hasil yang diperoleh dalam proses kerja Pengawas telah dinilai, baik dalam tinjauan satu objektif atau beberapa bersama-sama, akan memungkinkan untuk menentukan projek masa depan untuk kelestarian syarikat di pasaran, memproyeksikan senario yang berbeza di mana organisasi itu sesuai dan menentukan mengikut anggaran ekonomi dan kewangan destinasi terbaik. Untuk tujuan ini, Pengawas perlu bergantung pada analisis kewangan yang mencukupi yang membolehkan pengurus kanan dan anggota dewan pengarah membuat keputusan yang terbaik, untuk terus kukuh dalam pasaran dan sentiasa berusaha untuk menjadi organisasi terkemuka di sejambak.
Projek-projek tersebut selalu merupakan, keinginan untuk memperbaiki dan dalam beberapa keadaan, juga tujuan untuk berkembang dan berkembang, baik dalam aspek penjualan dengan membuka lebih banyak cabang atau pertubuhan, atau dalam berbagai produk dan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan.
8. Pengawal berdasarkan akal manusia
Kita dapat melihat secara berkala bahawa di beberapa organisasi tumpuan yang diberikan kepada Pejabat Pengawal berkaitan dengan mengubah skema dan sistem kerja tradisional dengan melaksanakan kawalan yang dalam banyak kes, mereka yang harus melaksanakannya tidak bersedia melakukannya kerana menunjukkan bahawa: Perubahan. Dan dalam pengertian ini, pengurus untuk mencapai objektif yang diperlukan oleh pemilik syarikat, rakan kongsi dan pemegang saham, melakukan "apa sahaja yang diperlukan" untuk mendapatkannya, termasuk perlakuan buruk, eksploitasi berlebihan, imbuhan tidak adil dan malah pemecatan.
Walaupun benar bahawa Pejabat Pengawas agar berkesan mesti tegas dan mesti dijalankan dengan penuh disiplin dengan mempertimbangkan keterbukaan untuk berubah, itu juga benar bahawa dalam teknik kawalan yang sama, yang harus dilakukan dengan perlakuan yang bermartabat harus dilaksanakan dan empati dengan mereka yang bertanggungjawab (eksekutif, pekerja dan pekerja) untuk pelaksanaan prosedur yang diluluskan, dengan syarat bahawa pada setiap masa integriti sumber manusia terutama dilindungi dan pengembangannya dipromosikan, baik secara profesional dan peribadi; dan dengan mengambil kira bahawa orang mewakili di mana-mana tempat dan situasi, sumber terpenting bagi organisasi.
Oleh itu, dan berdasarkan perkara di atas, jika objektif khusus yang paling penting mempertimbangkan faedah untuk sumber penting ini, melalui pematuhan yang mencukupi terhadap prinsip dan nilai manusia yang meningkatkan pekerjaan mereka di syarikat, proses pengeluaran yang betul akan banyak dipastikan. sebuah organisasi.
9. Kesimpulan
Seperti yang dapat dilihat dalam pengembangan pekerjaan ini, prestasi Pengawas dalam organisasi sangat penting, dan fungsi syarikat yang betul akan sangat bergantung pada pelaksanaan yang dilakukan kerana pekerjaan Pengawas, yang pada gilirannya akan bergantung pada ruang lingkup yang dimiliki oleh pengawal selia, serta objektif khusus untuk setiap bidang atau situasi yang berlaku di dalam entiti, yang mesti dibentuk setiap masa untuk memperbaiki dan melakukan lebih banyak perkara operasi organisasi yang cekap dan menguntungkan, dan dengan itu memenuhi harapan rakan kongsi dan pemegang saham,pada masa yang sama bahawa pekerjaan yang layak diberikan kepada semua orang yang bekerja di syarikat dan produk dan perkhidmatan berkualiti diberikan yang memungkinkan bukan sahaja syarikat kekal dalam pasaran, tetapi pengiktirafan sebagai organisasi prinsip dan nilai pemimpin dalam sejambak anda.
Nota Tambahan:
Karya ini dilakukan dengan tujuan untuk menyatakan secara praktis dan sintesis kriteria yang dimiliki oleh pelayan mengenai fungsi Pengawal dalam sebuah syarikat, dan berdasarkan pembacaan beberapa artikel yang berkaitan dengan topik Pengendalian Dalaman, serta pengalaman yang diperoleh semasa kerjaya profesional dan buruh.
Rujukan bibliografi:
• Artikel: "Pengawal, tanggungjawab dan fungsi"
Dr. Alfonso García Martínez
Fakulti Sains Ekonomi dan Pentadbiran
www.ur.mx
• Artikel: Kawalan Dalaman
Tanpa Nama
www.monographies.com
• Artikel: Inventori
Rebeca Martínez ([email protected])
www.monographies.com
