Komunikasi sebagai alat untuk mendorong perubahan dalam syarikat atau projek anda.
Sebilangan besar e-mel yang dihantar oleh kawasan komunikasi projek atau organisasi tidak dibuka: hampir separuh pergi dari "peti masuk" untuk dihapus dalam satu klik (mereka diperlakukan seolah-olah mereka spam!), Dan Daripada mereka yang terbuka, peratusan lain yang tinggi berakhir tanpa benar-benar menyampaikan kandungan mereka. Ini juga berlaku, pada tahap yang lebih rendah, untuk papan hitam fizikal dan buletin. Sebilangan komunikasi yang disebarkan dalam organisasi bahkan menyebabkan kesan buruk: "kebisingan" dalam proses perubahan dan salah faham yang disebabkan oleh mesej yang kurang difahami dan tersusun. Mari lihat satu siri aspek yang perlu dipertimbangkan untuk membuat komunikasi yang betul dalam projek atau organisasi anda di bawah:
"Dan bagi saya apa…?": Maksud mesej
Ini adalah titik baik, yang paling penting dari semua. Buat mesej yang menarik minat penerima. Pasti ada sesuatu untuknya. Bagi penerima sedikit - untuk tidak mengatakan apa-apa - akan peduli jika dia diberitahu hanya "apa yang kita lakukan" dari sudut pandang Pasukan Pengurusan Projek (PMO), Pengurusan atau sesuatu seperti "organisasi". Jangan salah sangka: maklumat itu boleh dan selalunya HARUS masuk dalam mesej, tetapi kita mesti menambah "cangkuk", "umpan" yang menarik perhatian pembaca, dan "umpan" yang sempurna adalah yang mendorong menggigit - untuk membaca mesej - yang mesti dinyatakan dalam istilah yang memerlukan penerima membaca. Dengan kata lain, kandungan mesti menarik minat penerima.: - bagaimana ia mempengaruhi anda, apa yang akan berubah, apakah status untuk kawasan atau kedudukan anda.
Mari lihat contohnya, cuba menggambarkan pendekatan yang betul yang harus diambil oleh mesej untuk menarik perhatian: andaikan anda memasang perisian baru - atau kemas kini perisian - di organisasi anda (atau anda akan membuka Direktorat atau Pengurusan atau kedudukan baru, mari menggunakan khayalan).
Mari bandingkan kedua-dua mesej ini (fahami hanya sebagai contoh untuk menggambarkan idea):
1. Subjek: Modul baru "Pengurus Masalah" Teks: Selamat pagi: Minggu ini, kami berjaya melaksanakan pelaksanaan dalam versi beta modul Pengurus Masalah ". Setelah 2 bulan pemasangan dan pengujian, dan usaha pasukan 12 orang (…) Kami meminta anda memasukkan alamat berikut (…) dan mula menggunakan… (…)
2. Subjek: Dan jika sistem baru "jatuh"? Jawapan / "Pengurus Masalah" Baru! Teks: Mulai sekarang, anda mempunyai alat yang direka untuk menjadikan hidup anda lebih mudah, tepat ketika sangat diperlukan: sekiranya berlaku kejadian dengan sistem, laporkan melalui modul "Pengurus Masalah": ia menjamin tindak balas dari juruteknik dalam 2 jam atau kurang. Seperti? Ikuti sahaja langkah-langkah berikut: (…)
Seperti yang dapat dilihat dalam contoh, ide yang sama sedang disampaikan, tetapi mereka adalah dua mesej yang sama sekali berbeza. Perbezaannya adalah meletakkan diri anda di "kasut pengguna", sehingga mesej "sesuai" dengan anda.
"Apa yang kamu bicarakan…?": Isi mesej.
Mesej boleh mengandungi perincian kronologi mengenai kemajuan projek atau status organisasi. Mereka harus menerangkan aspek teknikal atau fungsi. Tetapi mereka juga harus menarik perhatian manusia: "koridor radio", gosip dalaman, komen atau idea yang terperangkap, adalah sumber maklumat penting tentang apa yang berlaku di syarikat itu, dan tentang apa yang membimbangkan orang. Tukarkan "gosip" ini menjadi mesej rasmi, hasilkan Soalan Lazim (senarai soalan yang sering diajukan) dengan topik yang paling biasa sehingga kini, secara ringkas, menghilangkan kegelisahan dan anggapan yang masih hidup dan di bibir semua orang dalam organisasi dengan maklumat dari tangan pertama. Dengarkan dan kemudian tahu apa yang hendak disampaikan.
"Siapa yang saya tanya…?": Saluran komunikasi.
Mesej mesti mengandungi, ditunjukkan dengan jelas, di mana dan bagaimana menjelaskan keraguan atau pertanyaan untuk setiap topik yang dihantar. Perkara yang paling betul adalah merujuk kepada orang tertentu untuk setiap topik, kerana ini menimbulkan keyakinan yang lebih besar kepada pembaca.
Juga saluran yang penting untuk menghantar mesej adalah penting. Ia harus didefinisikan, ia dapat dikirimkan sebagai e-mel sederhana (80% topik biasanya dapat melalui media ini), atau jika harus diperlakukan lebih sebagai memorandum yang ditandatangani (yang biasanya berlaku untuk aspek yang sangat formal atau diperibadikan), atau baik jika melalui papan komunikasi (biasanya untuk masalah ringan dan / atau global) atau sistem pesanan / sembang dalaman, dll. Itu bergantung pada isi mesej, dan penerima: di sini pada dasarnya adalah masalah akal.
"Dan siapa ini…?": Menghantar.
Yang terakhir, tetapi tidak kurang pentingnya, adalah perlu untuk menentukan siapa pengirim yang ideal untuk setiap komunikasi (siapa orang yang betul untuk menghantar mesej). Sekiranya terdapat arahan atau perubahan prosedur, lebih baik meninggalkan markas langsung mereka yang terjejas oleh perubahan tersebut. Dalam hal mesej maklumat semata-mata, pesan tersebut dapat didelegasikan ke pejabat pengurusan projek (PMO) atau SDM.
Maksudnya, JANGAN hantar mesej hanya kerana anda sudah menulisnya: fikirkan saluran dan orang mana yang akan menyebabkan kesan yang diinginkan.
Kesimpulannya: ketika mengirim pesan-pesan yang bersama-sama merupakan kempen komunikasi projek, atau proses komunikasi organisasi anda, jangan "bercerita" kepada pegawai. Sebaliknya, beritahu mereka bagaimana kegiatan mereka akan berubah, bagaimana mereka akan terkena dampak dalam satu atau lain cara, dan bagaimana mereka dapat mengatasi perubahan tersebut dengan lebih baik. Menanggapi keraguan dan persoalan yang timbul di persekitaran. Menenangkan ketakutan. Hantar mesej dengan nada dan pengirim. Maksimumkan komunikasi !!!
