Komunikasi strategik mesti difahami sebagai proses partisipatif yang akan memungkinkan untuk menarik garis tujuan yang menentukan bagaimana objektif akan dicapai.
Proses komunikasi yang difahami dengan cara ini mesti memberikan sebahagian besar pelaku, kerana kesahihan dan tahap kepatuhannya akan sangat bergantung pada tahap penyertaan yang dengannya ia dilaksanakan.
Komunikasi strategik memerlukan perancangan yang mencukupi, memahami ini sebagai proses di mana organisasi, setelah menganalisis persekitaran di mana ia beroperasi dan menetapkan objektif jangka pendek dan jangka panjangnya, memilih strategi yang paling tepat untuk mencapai objektif tersebut dan menentukan projek yang akan dilaksanakan untuk pengembangan strategi ini.
Untuk mencapai perancangan yang mencukupi ini, adalah penting untuk memperkuat citra kepemimpinan organisasi dan menentukan bagaimana meningkatkan perhatian kepada masyarakat luarannya, dengan mempertimbangkan apa yang akan dituntut oleh persekitaran dan jenis kesulitan dan halangan yang dapat menghalangi kemampuan untuk tindak balas organisasi.
Apabila komunikasi strategik yang efektif ditujukan, kekuatan dan kelemahan persekitaran dalaman organisasi juga harus diambil kira, terutama menentukan apa yang mampu dilakukan oleh organisasi dengan cara dan sumber yang ada, serta elemen struktur dalaman. yang dapat terbukti tidak mencukupi atau tidak mencukupi ketika menuntut permintaan yang lebih besar dari masyarakat luar yang bersangkutan.
Sekiranya tidak ada kebetulan yang cukup antara misi organisasi, kemampuannya dan tuntutan persekitaran, maka kita akan menghadapi organisasi yang tidak mengetahui kegunaannya yang sebenarnya. Oleh itu, rancangan strategik yang berkesan membantu menyeimbangkan ketiga kekuatan ini, untuk mengenali potensi dan keterbatasan, untuk memanfaatkan cabaran dan menghadapi risiko.
Komunikasi yang dirancang dengan betul menjadi instrumen pengurusan, perundingan dan kawalan. Dalam pengertian ini, rancangan komunikasi memungkinkan untuk membimbing pembuatan keputusan, karena mengandung serangkaian keputusan yang dijadwalkan akan dilaksanakan di masa depan. Apabila mempertimbangkan objektif dan jalan yang harus diikuti, produk mencari persetujuan di antara mereka yang mengambil bahagian dalam komunikasi untuk menentukan harapan dan aspirasi kumpulan dan individu yang terlibat dalam proses ini.
Pada dasarnya, rancangan komunikasi strategik menghasilkan manfaat yang berkaitan dengan kemampuan untuk melaksanakan manajemen yang lebih efisien, membebaskan sumber daya manusia dan material, serta mempromosikan penyertaan penerima, sehingga dia campur tangan secara langsung dalam proses tersebut.
Perancangan strategik komunikasi menghasilkan kekuatan perubahan yang menghalang, sebaliknya, institusi terbawa oleh perubahan. Tidak ada keraguan bahawa terdapat tekanan terhadap perkhidmatan awam, yang dalam banyak hal menyebabkan mereka bertindak secara automatik tanpa ruang untuk refleksi.
Oleh itu pentingnya organisasi yang merancang untuk menguasai diri mereka dan tidak hanya bertindak balas terhadap peraturan yang tidak cekap, rangsangan luaran atau prosedur yang cacat, tetapi juga mencapai pelaksanaan yang efektif dan penilaian yang memungkinkan mereka memperoleh hasil yang diharapkan.
Pelan komunikasi strategik
Rancangan komunikasi strategik adalah proposal untuk tindakan komunikasi berdasarkan data, objektif dan anggaran yang dirancang dengan tepat. Rancangan ini adalah cabang dari rancangan pemasaran organisasi, jadi mereka mesti berjalan seiring dan tidak boleh saling bertentangan, sebaliknya, mereka mesti mematuhi dasar institusi dan misi serta visi.
Sayangnya, melakukan komunikasi di sebuah syarikat atau organisasi telah dilihat dengan pendekatan yang sederhana, dan diyakini bahawa "siapa pun dapat melakukannya", sehingga tidak diberikan kepentingan komunikasi dalam pengurusan organisasi.
Telah terbukti bahawa tindakan komunikasi saja bukanlah ubat mujarab untuk keperluan organisasi dan sebaliknya, ia sering menjadi pedang bermata yang bukannya memihak kepada mereka menimbulkan masalah serius.
Komunikator Gabriela Herrera Martínez mengesyorkan untuk memikul komitmen untuk menyusun kerja yang serius dan bertanggungjawab, berdasarkan penyelidikan keperluan sebenar, kemungkinan dan khususnya bimbingan staf dengan pengetahuan profesional khusus dalam pengembangan rancangan komunikasi strategik.
"Sebelum melaksanakan apa-apa dalam masalah komunikasi korporat, pertimbangkan dengan serius apakah syarikat itu bersedia memberikannya penyelenggaraan yang tepat." (Herrera, 2004)
Herrera menekankan bahawa komunikasi organisasi, yang dipraktikkan dengan baik, adalah proses dan usaha tetap yang mesti dipertimbangkan sebagai bagian dari pekerjaan harian mereka. Sekiranya tindakan atau strategi komunikasi yang diusulkan, disetujui dan dilaksanakan dalam organisasi tidak akan diberi pemeliharaan, kesinambungan dan tindak lanjut yang berterusan, tidak ada gunanya melaburkan wang atau usaha dalam sesuatu yang sporadis, sesekali atau tidak langsung.
Untuk melaksanakan rancangan komunikasi strategik yang berkesan dan dengan itu mengelakkan "dua sisi yang dapat ditunjukkan oleh tindakan terpencil dan bukan pakar", seorang pakar di lapangan mesti menerapkan empat langkah asas yang mensistematisasi komunikasi dalam organisasi.
Keempat langkah asas ini adalah seperti berikut:
1. Penyelidikan dan penambahan.
Mengeluarkan diagnosis yang menjadi asas bagi rancangan komunikasi yang diperlukan. Ini memungkinkan untuk mengetahui keadaan organisasi, untuk mengetahui apa keperluannya dalam istilah yang nyata dan saintifik.
2. Perancangan dan penjadualan.
Pada tahap ini diputuskan dan dicadangkan bagaimana menyelesaikan masalah atau memenuhi keperluan komunikasi yang dijumpai. Pada tahap ini, strategi yang akan dilakukan dirancang dan dijadwalkan, dan disajikan "dalam warna hitam dan putih", selengkap mungkin (termasuk sumber daya yang diperlukan, anggaran dan bentuk penilaian). Adalah mustahak bahawa segala sesuatu yang diusulkan untuk dilaksanakan sesuai dengan sumber daya (manusia, material dan kewangan) yang tersedia bagi syarikat, budaya dan falsafah korporatnya, dan mempunyai kesan terhadap pencapaian objektif korporat.
3. Pelaksanaan rancangan komunikasi strategik:
Fasa ini melibatkan melaksanakan apa yang dirancang dan disetujui, dengan cara yang dirancang dan diprogramkan.
4. Penilaian.
Berkat tahap penilaian, dapat diketahui sejauh mana strategi yang dirancang, disetujui dan dilaksanakan diterima atau ditolak, dan seberapa berkesan atau tidaknya strategi tersebut. Dengan fasa ini, yang dapat dimulai dari saat strategi dilaksanakan, satu siklus ditutup dan yang lain dimulai, di mana, secara logiknya, fasa 4 juga menjadi fasa 1, ketika proses menjadi kesinambungan.
Pakar lain dalam bidang ini, Gabriela Omalendi, mengesyorkan 8 fasa dalam rancangan komunikasi strategik:
1. Analisis syarikat.
2. Kajian sektor (pasaran dan persaingan).
3. Objektif spatial / temporal syarikat.
4. Penerima utama dan keperluan maklumat mereka.
5. Pendekatan asas komunikasi.
6. Campuran komunikasi (pemilihan media).
7. Kalendar untuk semua tindakan.
8. Belanjawan.
Terdapat banyak pencapaian yang dapat dicapai dengan komunikasi yang baik dan ini hanya mungkin dilakukan dengan melaksanakannya melalui rancangan strategi yang tersusun dengan betul. Antara pencapaian yang disebutnya: elemen koordinasi, motivasi dan pemudah cara dalam pengurusan.
Penyelarasan membolehkan sinergi pelbagai pihak yang terlibat dalam projek, kerana dengan integrasi koperasi objektif strategik dapat dicapai dengan lebih berkesan.
Mengenai motivasi, dinyatakan bahwa mengetahui apa itu projek, dan melihat tempat yang akan ditempati oleh setiap anggota, mendorong mereka untuk memproyeksikan keinginan tertentu mereka, memfasilitasi penyesuaian terhadap perubahan persekitaran di mana organisasi telah membenamkan dirinya.
Elemen pemudah cara untuk integrasi, pengembangan peribadi dan penyertaan aktif anggota pasukan kerja sangat penting.
Rancangan komunikasi strategik adalah elemen penting dalam organisasi atau projek apa pun dan mesti dikembangkan dalam beberapa langkah:
1. Dapatkan sokongan.
2. Buat diagnosis.
3. Susun rancangan.
4. Menetapkan strategi komunikasi.
5. Laksanakan rancangan.
1. Dapatkan sokongan: Rancangan komunikasi mesti mendapat sokongan daripada pengurusan atasan. Tanpa ini akan sangat sukar untuk melaksanakannya. Oleh itu, sebagai permulaan, komitmen mereka yang pertama kali bertanggungjawab terhadap projek tersebut mesti diperoleh, dan dengan cara ini pelaksanaannya dipermudah.
2. Menjalankan diagnosis: Diagnosis harus bertujuan untuk menentukan keadaan komunikasi semasa dalam organisasi, menyelidiki keperluan dan harapan orang yang terlibat dalam projek dan dalam rancangan komunikasi.
3. Menyusun rancangan: Menyusun rancangan merangkumi tugas: menentukan objektif dan ruang lingkup, menentukan cara, merancang tindakan, menetapkan mekanisme dan metodologi untuk melaksanakan tindakan dan menentukan apa penilaian akan dilakukan di akhir projek.
4. Menetapkan strategi komunikasi: Strategi komunikasi meliputi penyebaran projek, kepekaan peserta dan kecenderungan mereka terbuka untuk menerima mesej.
5. Melaksanakan rancangan: Pelaksanaannya adalah tahap puncak dari rancangan komunikasi, ini adalah permulaan, yang harus disertai dengan pemantauan yang terus menerus yang memberikan maklum balas kepada proyek, memungkinkan penyesuaian dan penambahbaikan yang memungkinkan pencapaian objektif yang dicadangkan lebih besar.
Begitu juga, ada banyak cadangan, tetapi semua setuju bahawa rancangan komunikasi strategik mestilah proses pemikiran, berterusan dan dinilai untuk membuat penyesuaian yang diperlukan selama pelaksanaannya, sehingga pada akhirnya, ada keputusan penuh mengenai keputusan yang betul dan mencukupi untuk kejayaan sesuatu pencapaian dalam Organisasi.
Bibliografi
Herrera Martínez, Gabriela, Adakah bernilai melabur dalam komunikasi organisasi? Ed. Mico Panoch, Argentina 2004.
Omalendi, Gabriela, Bagaimana membuat rancangan komunikasi. Ed. Dick Bigh, Argentina 2003.
