Empat langkah untuk membina rancangan kesinambungan perniagaan untuk syarikat mikro, kecil dan sederhana di Amerika Latin. Peluang untuk UMKM di Amerika Latin.
Pengenalan
Baru-baru ini, di taman hiburan yang dilesenkan oleh Pemerintah Mexico City, kemalangan maut berlaku dalam permainan jenis "roller coaster". Ini menyebabkan penutupan Taman tersebut ketika siasatan pakar sedang dilakukan dan ketika tanggungjawab ditunjukkan oleh pihak syarikat yang beroperasi, konsesi untuk mengoperasikan taman tersebut dicabut, yang sangat terkenal dan tertumpu pada kelas popular di Mexico City. Akibatnya? Bayaran perbelanjaan kemasukan ke hospital dan pemulihan serta Pampasan kepada pengguna dan ahli keluarga kedua-dua orang yang telah meninggal dunia, kehilangan konsesi untuk menjalankan perniagaan yang telah diakreditasi selama beberapa tahun, Pampasan pekerja kerana kehilangan sumber pekerjaan yang dapat diagihkan kepada majikan (menurut Undang-undang buruh Mexico), pembayaran pelbagai perbelanjaan undang-undang,Mempengaruhi struktur sosial kerana pengurangan taman hiburan keluarga dan dengan kos yang rendah, proses penawaran kerajaan yang dihasilkan tidak dipertimbangkan untuk memberikan konsesi baru kepada pihak lain yang berminat dan perbelanjaan belanjawan yang disiratkan dan ini hanya untuk menunjukkan beberapa akibat dari kejadian serius.
Pada tahun 2017, Mexico mengalami serangkaian gempa bumi yang melanda sembilan negeri dengan teruk, yang mempengaruhi penduduk yang paling rentan, kerana enam dari negara-negara tersebut mempunyai margin kemiskinan penduduk. Beberapa bangunan, sekolah dan perniagaan swasta mengalami kerosakan yang besar.
Dalam gambar, bengkel mekanikal yang terjejas teruk, terletak di jalan Santa Ana di sudut Ejidos de Santa Cruz Atoyac di rombongan Coyoacán. Foto: Carlos Maruri, Cuartoscuro.
Negara-negara Amerika Latin terletak di kawasan berisiko tinggi gunung berapi, gempa bumi, dan hidrometeorologi, (Badai, Taufan, taufan, Badai, kemarau dan banjir) sebagai tambahan kepada apa yang disebut sebagai fenomena sosio-organisasi seperti: Perdagangan dadah, gerila dan konflik bersenjata tempatan dan rantau, migrasi dan juga masalah kesihatan seperti wabak virus NH-1, atau selesema, dan sebagainya. Kejadian ini boleh menyebabkan syarikat mikro, sederhana dan kecil di seluruh Amerika Latin tidak bersaing.
Menurut Suruhanjaya Ekonomi untuk Amerika Latin dan Caribbean, (ECLAC 2019): "perusahaan mikro, kecil dan sederhana merupakan 99% dari industri, mereka menghasilkan sebahagian besar pekerjaan, produktiviti mereka sangat rendah berbanding dengan besar Perniagaan. ".
Sejak kebelakangan ini, pengurusan risiko menjadi semakin penting. Tujuan esei ini adalah untuk mencadangkan kriteria umum agar UMKM Amerika Latin dapat membuat Rancangan yang membolehkan mereka menghadapi situasi krisis dan keluar dari hadapannya.
Apa itu MiPyme?
MiPyMe adalah singkatan untuk Perniagaan Mikro, Kecil dan Sederhana. Pengelasan ini disebabkan terutamanya oleh dua faktor utama: Modal kerja yang anda miliki dan jumlah pekerja yang anda miliki. Terutama pada pertimbangan terakhir ini, kita akan mempunyai klasifikasi berikut:
Sumber: Penjelasan sendiri dengan data dari INEGI, Mexico. Banci Ekonomi 2014.
Faktor lain yang biasa digunakan untuk menentukan sama ada syarikat itu mikro, kecil atau sederhana, adalah indeks perolehan jualan globalnya dalam satu tahun, tetapi definisi ini bergantung pada kadar pertukaran dolar berkenaan dengan mata wang tempatan, jadi untuk kesan kerja ini tidak akan dipertimbangkan.
Menjadi seorang usahawan tidaklah mudah dan setelah dilakukan, menjadikan perniagaan tetap dalam persaingan ekonomi yang kuat, bukan lokal tetapi global, menjadikan keabadian perniagaan berkurang, menurut portal majalah perniagaan Expansión, ia menyebutkan bahawa data dari banci ekonomi INEGI (Mexico) tahun 2014, syarikat jenis ini pada amnya mempunyai jangka hayat komersial selama 7.7 tahun, setelah itu kebanyakannya hilang.
Apa itu risiko?
Alexander Dumas telah membangkitkan dalam novelnya "The Count of Monte Cristo" masalah risiko, ketika dia menceritakan bagaimana setelah kapal "El Faraón" tenggelam, pemilik dan pelindung Edmundo Dantes (Penghitungan masa depan) benar-benar hancur dan akan muflis dengan akibat yang agak mengerikan.
Pengurusan Risiko melibatkan "menguruskan risiko" dengan tepat. Tetapi apakah risikonya? Risiko adalah kemungkinan berlaku sesuatu yang tidak diingini, seperti, misalnya, tempat gudang terbakar, atau trak yang mengangkut barang dagangan kita terhempas, pemiliknya mati atau jatuh sakit teruk, atau kita mengalami pencurian maklumat komersial yang sensitif, bahawa gempa bumi, taufan atau wabak menimpa kita, dll….
Perlu mempunyai Pelan Kesinambungan Perniagaan
Seperti yang telah dinyatakan, perlu bagi pengusaha mikro, kecil dan sederhana untuk memiliki Business Continuity Plan (PCN) atau Business Continuity Plan (BCP). Ingatlah bahawa idea ini berasal dari pemaju IT, yang berusaha menyelesaikan masalah pengaturcaraan dari pakej perisian yang berbeza, tetapi memandangkan kegunaannya, idea ini diekstrapolasi untuk perniagaan. Proses ini akhirnya mengubah bidang IT dan diadopsi oleh Pentadbiran Perakaunan dan Perniagaan. Banyak yang diperkatakan mengenai "perkhidmatan pelanggan" tetapi bagaimana dengan perkhidmatan untuk perniagaan kita sendiri? Terdapat insurans untuk banyak perkara, tetapi tidak ada perlindungan insurans yang melindungi pengetahuan operasi agar dapat meneruskannya dengan syarikat sekiranya berlaku insiden serius.
Apa yang akan terjadi sekiranya trak Perabot dan manuver "Don Pepe" jatuh dan menyebabkan kerosakan serius? Atau jika di "Instituto Cultural del Norte" seorang pelajar terbakar dengan asid di makmal kimia? Apa yang akan terjadi sekiranya "Taller Don Jesús, pertukangan halus" terbakar? Atau jika berlaku kebocoran ammonia di kilang ais "Happy Penguin"? Atau jika Don Carlos, pakar resipi untuk kuah rahsia kunci kejayaan restoran (sumber pendapatan untuk keluarga) mati? Seperti yang dapat kita lihat dengan contoh-contoh yang disebutkan, risikonya ada dan jika terwujud, konsekuensinya bagi perniagaan boleh menjadi drastik. Begitu drastik sehingga mereka dapat menamatkan perniagaan dan kekayaan usahawan…
Pada masa ini terdapat piawaian ISO 22301 "Sistem Pengurusan Kesinambungan Perniagaan" yang memfokuskan pada menetapkan kriteria mengenai subjek, namun, menurut International Management and Evaluation Society (SIGE 2019) standard ini difokuskan pada: "Organisasi yang Mereka menyediakan perkhidmatan misi kritikal, Penyedia perkhidmatan infrastruktur dan perkhidmatan asas (elektrik, air, pengangkutan, kesihatan, dll.). Perkhidmatan kewangan dan perbankan dan perkhidmatan telekomunikasi, syarikat perkilangan dan agensi kerajaan ”, jadi kita dapat mengatakan bahawa, pada dasarnya, piawaian ini dirancang untuk syarikat besar dengan modal besar, perolehan penjualan global yang besar dan lebih daripada 250 pekerja, iaitu, kepada syarikat besar.
Walaupun kriteria standard ini dapat disesuaikan dengan UMKM, pelaksanaannya tidak murah dan kadang-kadang akan membebankan untuk "kedai sudut" atau "Don José's Saddlery" dan bahkan untuk "Transport Atlas" yang bermaksud, untuk syarikat yang dituju karangan ini.
Apakah Rancangan Kesinambungan Perniagaan?
Rancangan Kesinambungan Perniagaan, PCN, seperti namanya, menetapkan cara dan mekanisme untuk kelangsungan perniagaan. ("Perniagaan sedang berjalan. NIF A-2" Postulat Perakaunan Asas ") Kepentingannya terletak pada kenyataan bahawa, seperti yang telah dilihat, syarikat sederhana dan kecil adalah milik keluarga dan di dalamnya terletak salah satu masalah utama; seperti yang telah diperkatakan; Hanya Bapa atau Ibu atau ahli keluarga yang bertanggungjawab secara langsung untuk menjalankan perniagaan dan merupakan orang yang mempunyai semua pengetahuan umum mengenai operasinya. Dia adalah orang yang mengetahui pembekal, mengetahui tingkah laku pasaran di mana mereka beroperasi, mengetahui kredit dan sumber pembiayaan dan pemiutang perniagaan, mengetahui dengan beberapa perkataan kehidupan perniagaan dalam semua aspeknya.
Pertimbangan umum untuk menyediakan Pelan Kesinambungan Perniagaan
Esei ini mengemukakan serangkaian pertimbangan umum (“Langkah”) agar syarikat mikro, sederhana dan kecil dapat menghasilkan PCN mereka sendiri.
Langkah-langkah ini agak mudah dilaksanakan, tetapi memerlukan usaha yang terancang dan berdedikasi dalam masa dan bentuk untuk menjamin pencipta rancangan tersebut bahawa mereka telah memenuhi harapan rancangan dan bahawa ia akan membantu mereka sekiranya berlaku peristiwa malang yang mempengaruhi perniagaan.
Empat langkah untuk pembinaan Rancangan Kesinambungan Perniagaan
Di bawah ini kami akan menguraikan setiap langkah untuk membangun Pelan Kesinambungan Perniagaan, sehingga dapat diikuti secara berurutan, merangkumi aspek-aspek yang diperlukan dalam masing-masing:
Langkah 1. Pengenalan Perniagaan
Langkah pertama ini terdiri daripada mengenal pasti Kawasan, Proses dan Orang di dalam perniagaan dan dengannya: Apa yang dilakukan perniagaan? Apakah intipati perniagaan yang sebenarnya? Pada tahun 1994 Grupo Televisa memiliki sekitar 125 anak syarikat yang terdiri dari penyewaan teksi udara hingga layanan kurier yang diperibadikan. Untuk mengurangkan kos operasi, Televisa fokus menjawab tiga soalan asas: Apa yang kita lakukan? Dengan apa kita menjana wang? Bagaimana kita kehilangan wang? Oleh itu, dia kembali menumpukan pada produksi dan pengedaran kandungan televisyen, filem dan radio.
Untuk PCN kita, kita mesti mengenal pasti bidang mana yang benar-benar penting, (Penjualan, Pengeluaran, Pengedaran? Mana satu?) Proses mana yang menghasilkan nilai dan wang (Penghantaran rumah, perkhidmatan pelanggan, Sub-proses Pengeluaran? Yang mana?) dan akhirnya, siapa atau siapa orang yang menjadikan perniagaan itu berfungsi? Setelah ini selesai, kita dapat mengatakan bahawa kita telah mengenal pasti perniagaan dengan baik. Asas PCN telah diletakkan.
Langkah 2. Dokumentasi dan Perlindungan
Kenal pasti orang, kawasan dan proses utama
Enrico dalam bukunya "The War of the Tails" menceritakan bagaimana ketika dia menjadi Pengarah di Frito-Lay, anak syarikat Grupo Pepsi, seorang pekerja mengubah formula produknya "Fritos" (Doritos di Mexico) dan pengguna segera mulai memprotes perubahan rasa, mempengaruhi penjualan; jadi setelah masalah itu dikenal pasti mereka kembali ke formula asal. Oleh itu, adalah perlu untuk mendokumentasikan semua proses utama bidang yang menjana wang dan yang telah ditetapkan dalam langkah Pertama.
Sebaik-baiknya, dokumentasikan semua proses, tetapi jika anda tidak dapat atau mahu melakukannya, dokumentasikan proses substantif sahaja. Jawab juga soalan berikut: Siapakah watak utama dalam bidang yang sudah dikenal pasti? Apa tugas yang diselesaikannya? Proses utama apa yang dikendalikannya?
Melindungi aset ketara dan tidak ketara
Kedengarannya logik, tetapi ini adalah keadaan yang sering dilupakan. Di sini anda mesti mempertimbangkan tindakan yang harus diambil untuk melindungi aset ketara dan tidak ketara seperti: Bangunan, mesin dan alat, bahan mentah, peralatan pengangkutan; serta aset tidak ketara seperti formula, paten dan tanda dagang, hak, surat eksklusif.Untuk ini, kontrak insurans yang merangkumi kemungkinan ini dan bahkan apa yang disebut sebagai "insurans utama manusia" harus dipertimbangkan. Coca-Cola tidak akan sama jika Pemberton kehilangan formula!
Dari mempunyai langkah keselamatan dalaman hingga perlindungan insurans, aset kita mesti dilindungi dan dilindungi. Dan ini bermaksud menetapkan dalam rancangan, bagaimana saya akan melindungi mereka? Jenis insurans apa yang harus saya sewa dan berapa jumlahnya? Dengan syarikat insurans mana? Adakah bank saya menawarkan insurans percuma kepada saya? Atau insurans pembayaran? Rancangan ini juga mesti mempertimbangkan langkah-langkah perlindungan sipil, kerana kolaborator dan ruang kerja juga merupakan aset kita. Dan di sini saya berhenti sebentar: Sebagai sebahagian daripada PCN, Pelan Perlindungan Awam Dalam Negeri mesti dikaitkan dengannya dan menentukan apa risiko yang terdapat di kawasan perniagaan kita dan tindakan apa yang mesti diambil untuk mengurangkan risiko tersebut.
Perisikan Digital
Akhirnya dan yang penting, penyimpanan dan penyimpanan Maklumat Digital. Kami memahami dengan Digital Intelligence, semua maklumat yang berkaitan dengan perniagaan dan yang diperoleh dan dihasilkan dengan cara elektronik. Kecerdasan digital adalah semua maklumat yang dihasilkan dan dikawal melalui ICT dan perisian komputer yang menyertainya. Dari mereka yang memberi kami maklumat perakaunan dan cukai kepada fail digital yang mengandungi pengembangan rancangan dan projek, formula, rancangan pembinaan, dll. Dengan cara ini, kita mesti mewujudkan mekanisme yang mencegah pencurian, kerosakan atau pengintipan sistem digital kita, dan langkah-langkah ini berkisar dari antivirus sederhana hingga terjadinya kontrak mekanisme pertahanan elektronik yang lebih canggih.
Baru-baru ini seorang teman mengalami serangan di komputernya, di mana mereka meminta sejumlah wang untuk dimasukkan ke dalam sebuah akaun di Afrika, untuk melepaskan "failnya" kerana dia tidak memiliki akses ke komputer tersebut. Nasib baik, dia adalah Jurutera Keselamatan Siber dan dia berjaya membunuh "rampasan" dan memulihkan semua maklumatnya. Tetapi tidak semua daripada kita mempunyai kemampuan itu, oleh itu, kita mesti menentukan bagaimana kita akan mendapatkan kembali maklumat kita sekiranya berlaku kehilangan. Dari keseluruhan proses maklumat perakaunan pentadbiran (Pembekal, pelanggan, pemiutang, akaun) hingga gambar peribadi pemilik ketika dia membuka restoran dan ketika dia berjaya mengubahnya menjadi rangkaian nasional. Maksudnya; semua maklumat digital yang dianggap penting untuk operasi perniagaan. (Bagaimana dengan foto?! Nah, ia menjadi sejarah perniagaan!)Kesimpulan: Pada zaman digital ini, bukan sahaja sandaran di awan dapat atau dapat menjadi baik, tetapi juga di media fizikal yang sangat terkawal. Setiap orang akan memilih perkara yang menurut mereka paling sesuai dengan bantuan pakar.
Langkah 3: Pemulihan
Pada tahun 2000, "Bug" yang terkenal diharapkan, masalah yang dianggap mempengaruhi komputer kerana pengaruh jam dalaman mereka. Tidak ada seorang pun di seluruh planet yang tahu dengan tepat apa yang akan berlaku. Sebelum ini, sebuah institusi ketenteraan Mexico mempunyai prosedur yang dibuat bertahun-tahun yang lalu untuk mendapatkan semula maklumat digitalnya dan mengekstraknya secara fizikal (pada kaset komputer), membawanya ke kemudahan bawah tanah yang berperisai dan dengan proses pertukaran pita. Mereka meninggalkan beberapa dan mengambil yang berada di dalam peti besi untuk menggunakannya semula di laman web mereka, jadi mereka memberitahu saya, sekiranya berlaku kemungkinan mereka hanya akan kehilangan maklumat selama maksimum tiga hari dan tidak semuanya. Dan mari kita ingat bahawa kita bercakap lebih daripada dua puluh tahun yang lalu!
Sekarang dalam langkah ketiga ini kita mesti menetapkan aspek Mobiliti dalam rancangan kita. Mobiliti merujuk kepada menjawab soalan berikut: Di mana saya boleh memindahkan pejabat / perniagaan / operasi saya sekiranya berlaku kerosakan? Fasa ini merujuk kepada tempat perniagaan akan bergerak dalam acara kebetulan. Andaikan berlaku gempa yang merosakkan pejabat atau premis perniagaan, di mana perniagaan boleh bergerak? Di mana barang boleh dipindahkan? Di mana kita boleh mencari pekerja? Tentukan kawasan atau kawasan syarikat atau kawasan yang berdekatan dengan tempat perniagaan boleh dipindahkan.
Rancangan kami harus menentukan kemungkinan lokasi perniagaan di masa hadapan sekiranya berlaku kesan. Mungkin ke pejabat lain di kawasan berdekatan atau ke lokasi lain. Dalam kes anda, kemudahan lain yang dapat melaksanakan apa yang kami lakukan di kemudahan yang terjejas? Dan ini menyiratkan urutan pergerakan dan pemindahan personel, mesin dan sekiranya tidak dapat berpindah ke kemudahan lain, ini menyiratkan pencarian sokongan kerajaan atau institusi bantuan swasta untuk pemulihan perniagaan.
Langkah 4: Pengaktifan semula
Tidak ada perniagaan yang dapat berfungsi tanpa sumber manusia, kewangan, teknologi atau material. Rancangan ini mesti mempertimbangkan bagaimana, setelah risiko itu terjadi, ia akan dilaksanakan kembali. Dan yang disebutkan di atas menunjukkan bagaimana kakitangan akan disatukan kembali? Waktu kerja baru pada masa pemulihan, izin khas untuk kakitangan yang telah ditimpa kemalangan, jika ada, penempatan dan pengambilan pekerja baru. Sekiranya sumber kewangan, pungutan insurans, tentukan siapa atau siapa yang anda dapat menggunakan sokongan pemerintah dan kaedahnya, dari mana bank anda boleh meminta kredit, jika judul kredit yang dimiliki oleh perniagaan akan dijual, pemulihan akaun bank dan jumlahnya dll.Untuk sumber teknologi, dari mana peralatan baru dibeli atau bagaimana dan siapa yang akan bertanggungjawab untuk mengatur sistem digital. Mengenai sumber bahan, tentukan yang mana dengan mesin, alat dan peralatan pada umumnya yang diperlukan dan sebelum atau siapa mereka dapat memperolehnya. Dalam semua kes, penting untuk menetapkan tempoh penubuhan perniagaan.
Pengaktifan semula komunikasi dan perniagaan
Adalah penting untuk memberi tahu pelanggan dan masyarakat secara umum bahawa perniagaan itu berterusan dan pada tarikh berapa ia akan beroperasi atau jika beroperasi dengan kapasiti apa. Ini membolehkan mengekalkan pelanggan dan bahkan memperoleh lebih banyak. Penggunaan media cetak dan sosial dapat menyumbang kepada perkara ini. Bentuk komunikasi lain adalah "flyer", penyampaian brosur yang memberitahu mengenai pembukaan semula. Skema yang kadang-kadang tidak begitu difikirkan, tetapi sangat menyokong adalah dari mulut ke mulut dan ini berlaku apabila masyarakat kita membantu kita menyebarkan berita bahawa kita sudah beroperasi lagi, oleh itu, PCN tidak boleh melupakan cara komunikasi ini.
Kesimpulannya
Setiap syarikat, sama ada mikro, kecil atau sederhana, di seluruh Amerika Latin, harus memikirkan untuk mewujudkan Pelan Kesinambungan Perniagaan, PCN, yang membolehkannya menghadapi situasi berisiko dan meningkatkan daya tahannya dan oleh itu kelangsungan hidupnya dalam lingkungan ekonomi mana pun - Komersial di mana sahaja, menjadi PCN alat yang menyokong tujuan itu. Langkah-langkah yang diusulkan di sini adalah kriteria umum yang berkontribusi pada pengembangan rencana tersebut, mengingat mereka adalah fasa-fasa yang, karena kemudahan pelaksanaannya, dapat ditiru dan diterapkan dengan mudah oleh UMKM Amerika Latin, yang menyumbang kepada pertumbuhannya dan dengan itu kepada pengukuhan struktur sosial, perindustrian dan komersial di rantau ini.
Setelah PCN anda disiapkan, adalah mustahak orang penting untuk mengetahuinya dan bahkan mengetahui di mana ia berada dalam bentuk digital atau dalam bentuk dokumen yang dicetak, tetapi menentukan cara penyebaran dan kepada siapa ia harus dinyatakan, semestinya adalah subjek esei lain.
Bibliografi dan Infoweb
- Molina Golfredo dalam: MiPymes: Apa itu dan bagaimana ia dikembangkan?
