Pengenalan
Pada masa ini pentadbiran telah mengambil peranan mendasar dalam organisasi kerana sangat penting untuk pembangunan mereka.
Para usahawan dan pengurus dari pelbagai syarikat, apa pun bidang perniagaan mereka, telah menggunakan pelbagai proses dan alat untuk mencapai objektif dan tujuan organisasi, baik di bidang fungsinya dan untuk memenuhi objektif umum yang sama.
Tetapi dengan cara apa pemenuhan objektif dan pengoptimuman sumber daya dapat dicapai, di sinilah pentadbiran masuk, sejak melaluinya dan menerapkan proses pentadbiran dengan betul.
Dalam bab ini, dua tahap terpenting dari proses ini disajikan, di mana objektif, tujuan, visi, misi yang akan dipenuhi akan ditetapkan, selain menetapkan jalan tindakan untuk dapat menunaikannya.
Setelah kursus yang akan diikuti, semua aktiviti harus dikendalikan, melalui pelbagai alat, prosedur dan prinsip, kita dapat memastikan semua tindakan yang dijalankan bertujuan untuk memenuhi objektif yang telah ditetapkan.
Konsep pentadbiran
Terdapat pelbagai konsep yang dikemukakan oleh banyak pengarang, sejauh ini tidak ada konsep universal mengenai apa itu pentadbiran, namun, ada berbagai elemen yang mencirikannya, seperti itu harus diarahkan ke tujuan tertentu, yang harus memenuhi objektif yang ditetapkan, mengoptimumkan sumber, dan lain-lain, dengan cara ini salah satu konsep yang merangkumi unsur-unsur ini adalah yang berikut:
"Pentadbiran: Ini adalah proses yang memungkinkan kita merancang, mengekalkan dan mencapai, melalui koordinasi yang cekap dan berkesan, semua sumber daya yang berinteraksi dan berkaitan dalam organisasi untuk mencapai objektif yang ditetapkan." (Grajales Lara & Castillo Arriaga, 2003).
Ciri pentadbiran
Pentadbiran mempunyai ciri-ciri tertentu secara umum tetapi ini dapat dianalisis dari dua sudut pandang yang berbeza, dari persekitaran dalaman, yang bergantung pada setiap organisasi dan yang bersifat umum dan yang dapat ditampilkan di semua syarikat, apa pun kelainan mereka.
Gambar rajah berikut menunjukkan ciri-ciri pentadbiran, yang akan dijelaskan kemudian.
Ciri Pentadbiran
Rajah 1. Ciri pentadbiran.
- "Universality: Ia wujud dalam mana-mana kumpulan sosial. Nilai Instrumental: Ini adalah alat untuk mencapai tujuan. Unit Sementara: Ini adalah proses dinamik di mana semua bahagiannya wujud secara serentak. Luas Latihan: Ia berlaku di semua peringkat organisasi. Kekhususan: Ia mempunyai ciri tersendiri yang memberikan ciri khasnya. Apa yang membezakannya dengan disiplin lain. Interdisipliner: Ia mempunyai hubungan dengan semua sains dan teknik yang berkaitan dengan kecekapan di tempat kerja. Fleksibiliti: Ia menyesuaikan diri dengan keperluan organisasi di mana ia diterapkan. " (Munch Galindo & García Martínez, 1989)
Proses pentadbiran
Dari tahun 1900, pentadbiran mulai dipelajari secara ilmiah, prinsipnya ditentukan dan secara formal ada dokumentasi tertulis mengenai kajiannya sebagai disiplin ilmu, banyak dari mereka yang didedikasikan untuk kajiannya mendefinisikan atau membaginya menjadi empat fungsi, merancang, organisasi, arahan dan kawalan.
Proses pentadbiran adalah sekumpulan fasa yang saling berkaitan di mana pentadbiran dijalankan, dan yang membentuk proses yang tidak terpisahkan. Ia terdiri daripada pelbagai peringkat, umumnya empat.
Tahap proses pentadbiran.
Gambar 2. Tahap proses pentadbiran.
"Ketika unsur-unsur Perancangan, Organisasi, Arah dan Pengendalian dipertimbangkan secara terpisah, mereka hanya fungsi administrasi. Apabila keempat elemen ini dipertimbangkan dalam pendekatan interaksi global untuk mencapai objektif, mereka membentuk Proses Pentadbiran." (Thompson B. & Antezana I., 2006)
Dalam peringkat proses pentadbiran ini terdapat dua proses utama, iaitu perancangan dan kawalan, yang merangkumi perkara-perkara berikut:
- "Pembangunan dan penerapan objektif jangka panjang dan umum untuk syarikat. Spesifikasi matlamat syarikat. Pelan keuntungan jangka panjang dikembangkan secara umum. Pelan keuntungan jangka pendek yang diperincikan oleh tanggungjawab yang ditetapkan. A sistem laporan prestasi terperinci berkala dengan tanggungjawab yang ditetapkan. Prosedur susulan. " (Welch, 1990).
Perancangan
Konsep
Ini adalah fasa pertama proses pentadbiran, yang menyiratkan bahawa itu adalah fungsi pertama yang dilakukan dalam organisasi. Dalam ini kita mesti menetapkan jalan tindakan dan menentukan objektif yang harus diikuti.
Mari kita ingat bahawa perencanaan memproyeksikan tindakan masa depan, itu adalah pengambilan keputusan awal, di mana syarikat harus bertindak untuk memenuhi tujuan utamanya. Dengan cara ini kita memiliki bahawa "perencanaan terdiri dalam menetapkan tindakan konkrit yang harus diikuti, menetapkan prinsip-prinsip yang akan membimbingnya, urutan operasi untuk melaksanakannya dan penentuan masa dan angka yang diperlukan untuk merealisasikannya." (AN I).
Perancangan adalah sangat penting kerana tahap-tahap proses yang lain berlaku setelah ini, ia membantu kita menentukan tujuan dan objektif yang hendak dicapai, mengoptimumkan sumber-sumber yang ada, untuk mengkaji persekitaran, dalaman dan luaran untuk menentukan sendiri perubahan yang mungkin ada.
Prinsip perancangan
Semua tahap proses pentadbiran mempunyai prinsip-prinsip yang harus diterapkan untuk menjalankan pentadbiran yang mencukupi, dalam hal ini prinsip-prinsip pentadbiran adalah:
- Kelayakan: Ini menyiratkan bahawa apa yang dirancangkan mestilah dapat dicapai, realistik dan objektif, iaitu keadaan persekitaran dalaman dan luaran mesti diambil kira untuk membuat rancangan yang dapat dicapai sepenuhnya Ketepatan: Terdiri dari penggunaan data objektif, Untuk mengelakkan risiko atau mengurangkannya, untuk ini perlu menggunakan data berangka, kajian pasaran, dll. semasa merancang. Fleksibiliti: Ini disebutkan sebelumnya sebagai ciri pentadbiran, dalam hal ini adalah prinsip tahap perancangan ini, margin tertentu mesti ditentukan yang memungkinkan menyesuaikan diri dengan keadaan yang tidak dijangka yang mungkin timbul. Unit: Pelan khusus dibuat, Namun, setiap dari mereka mesti mengikuti rancangan umum, tujuannya mestilah memenuhi objektif umum organisasi. Perubahan strategi:Semasa merancang, tarikh mesti ditentukan untuk memenuhi setiap rencana yang telah ditetapkan, sekiranya salah satu daripadanya tidak sesuai dengan waktu, iaitu, melebihi masa yang dijangkakan, ia mesti dipikirkan semula.
Tahap perancangan
Untuk melaksanakan perancangan dalam sebuah syarikat, apa pun jajaran perniagaannya, tahap-tahap tertentu mesti dilakukan agar dapat membuat rancangan lebih efisien dan melakukannya dengan betul.
- Tentukan misi dan visi syarikat. Misi adalah sebab mengapa syarikat itu diciptakan, apa yang dilakukannya sekarang, ruang lingkup yang dimilikinya, iaitu alasan kewujudan syarikat itu. Visi, sebahagiannya, adalah bagaimana syarikat itu dibayangkan di masa depan, dalam beberapa tahun. "Mereka adalah aspirasi kualitatif dasar dalam susunan moral yang bergerak untuk melakukan tindakan jenis sosio-ekonomi dan yang ditubuhkan secara kekal atau separa kekal dalam kumpulan sosial." (Institut Politeknik Nasional) Premis. Pada tahap perancangan ini, asumsi dibuat mengenai pelbagai faktor baik dalaman, yang timbul di dalam syarikat, dan luaran, yang berada di luar syarikat, yang dapat mengubah atau mempengaruhi perjalanan rancangan.Ini dilakukan berdasarkan hasil yang ingin anda peroleh dalam jangka waktu tertentu. Mereka boleh dibahagikan kepada umum, khusus dan mengikut jabatan, dua terakhir adalah jangka pendek dan sederhana, sementara yang pertama adalah jangka panjang. Ini adalah penyampaian alternatif, untuk memenuhi objektif dengan cara yang dapat memperoleh keuntungan dan mengoptimumkan sumber daya, waktu, wang, usaha, dan lain-lain. Mereka bersifat umum, mereka ditetapkan untuk pemenuhan mereka terutama dalam masalah yang berulang-ulang dalam organisasi, mereka dicirikan oleh fleksibel, mereka membantu meningkatkan disiplin, mereka dapat bersifat generik, oleh jabatan. Ciri lain dari ini adalah bahawa mereka unik, iaitu, setiap syarikat menetapkan polisi sendiri. Mereka adalah mandat yang tegas dan tegas,yang mesti diterapkan dan dipenuhi di dalam syarikat, menentukan sikap dan sikap pegawai syarikat dalam pengembangan kegiatannya. Mereka dapat dilakukan dengan menggunakan grafik atau diagram, tujuannya adalah untuk menjalankan urutan kegiatan yang akan dikembangkan dalam organisasi untuk memenuhi tujuan dalam waktu tertentu, ini dapat umum dan mengikut jabatan. Ini adalah penyusunan rancangan dalam bentuk moneter, mereka dapat diperbaiki dengan tujuan operasi yang ditetapkan, fleksibel dilakukan pada berbagai tingkatan, atau oleh program. Semasa melakukannya, urutan kronologi dan urutan mesti dibuat untuk menjalankan tugas.Program. Mereka dapat dilakukan dengan menggunakan grafik atau diagram, tujuannya adalah untuk menjalankan urutan kegiatan yang akan dikembangkan dalam organisasi untuk memenuhi tujuan dalam waktu tertentu, ini dapat umum dan mengikut jabatan. Ini adalah penyusunan rancangan dalam bentuk moneter, mereka dapat diperbaiki dengan tujuan operasi yang ditetapkan, fleksibel dilakukan pada berbagai tingkatan, atau oleh program. Semasa melakukannya, urutan kronologi dan urutan mesti dibuat untuk menjalankan tugas.Program. Mereka dapat dilakukan dengan menggunakan grafik atau diagram, tujuannya adalah untuk menjalankan urutan kegiatan yang akan dikembangkan dalam organisasi untuk memenuhi tujuan dalam waktu tertentu, ini dapat umum dan mengikut jabatan. Ini adalah penyusunan rancangan dalam bentuk moneter, mereka dapat diperbaiki dengan tujuan operasi yang ditetapkan, fleksibel dilakukan pada berbagai tingkatan, atau oleh program. Semasa melakukannya, urutan kronologi dan urutan mesti dibuat untuk menjalankan tugas.Ini adalah penyusunan rancangan dalam bentuk moneter, mereka dapat diperbaiki dengan tujuan operasi yang ditetapkan, fleksibel dilakukan pada berbagai tingkatan, atau oleh program. Semasa melakukannya, urutan kronologi dan urutan mesti dibuat untuk menjalankan tugas.Ini adalah penyusunan rancangan dalam bentuk moneter, mereka dapat diperbaiki dengan tujuan operasi yang ditetapkan, fleksibel dilakukan pada berbagai tingkatan, atau oleh program. Semasa melakukannya, urutan kronologi dan urutan mesti dibuat untuk menjalankan tugas.
Jenis rancangan
“Rancangan tersebut menunjukkan objektif organisasi dan menetapkan prosedur yang ideal untuk mencapainya. Di samping itu, rancangan tersebut adalah panduan untuk (1) organisasi memperoleh dan memberikan sumber yang diperlukan untuk mencapai objektifnya; (2) anggota organisasi menjalankan aktiviti yang sesuai dengan objektif dan prosedur yang dipilih; dan (3) kemajuan menuju tujuan dapat dikendalikan dan diukur sedemikian rupa sehingga, ketika tidak memuaskan, tindakan pembetulan dapat diambil. " (Finch Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996).
Dengan cara ini, ketika menentukan rancangan, objektif dan tujuan syarikat mesti diambil kira, serta semua peringkat perancangan untuk merumuskan jalan tindakan berdasarkan unsur-unsur ini.
Terdapat pelbagai jenis rancangan, ini berbeza mengikut tiga faktor penting:
- Tahap di mana mereka dijalankan, iaitu, hierarki yang mereka miliki. Terdapat rancangan strategi yang diberikan pada tingkat manajerial, rencana taktikal atau fungsional, dirancang di berbagai bidang perusahaan dan tujuan mereka adalah untuk mencapai yang strategis dipenuhi, dan yang operasional yang berfungsi untuk penugasan kegiatan tertentu. Bergantung pada aplikasi mereka, ada rencana penggunaan tunggal, yang hanya untuk waktu yang terbatas atau hanya untuk memenuhi satu tujuan, biasanya dalam jangka pendek, dan rancangan penggunaan tetap juga disebut tetap. jangka pendek, sederhana dan panjang.
Kawalan sistem
Untuk mengetahui bahawa kerja pentadbiran dijalankan dengan betul, perlu diukur, untuk ini perlu dilakukan penilaian terhadap rancangan yang telah dibuat semasa merancang terhadap hasil yang diperoleh. Setelah hasilnya diperoleh, adalah mungkin untuk mengetahui di mana ia gagal, mana bidang peluang di mana rancangan itu harus dibuat semula, atau dalam hal ini menerapkan langkah-langkah pembetulan untuk menyelesaikan masalah yang dikesan.
Kami mendefinisikan kawalan sebagai "kegiatan pemantauan yang bertujuan untuk memperbaiki penyimpangan yang mungkin terjadi sehubungan dengan objektif. Pengendalian dilakukan dengan merujuk pada rencana, melalui perbandingan reguler dan sistematis dari ramalan yang dibuat sehubungan dengan tujuan. " (Hubungi PKS).
Prinsip kawalan
Kepentingan prinsip kawalan berasal dari fakta bahawa objektifnya adalah untuk mencegah kesilapan dan kegagalan, dan membetulkan yang sedia ada agar tidak mengulanginya.
- Keseimbangan: Tahap tanggungjawab yang sama sesuai dengan tahap kewibawaan Objektif: Pengawalan adalah cara untuk mencapai objektif Peluang: Ini mesti diterapkan sebelum melakukan kesalahan, iaitu, mesti tepat pada masanya Penyimpangan: Perlu diketahui bahawa Saya membuat mereka dan mengelakkan pengulangannya.Kecualian: Ini adalah untuk mengurangkan kos menggunakan semua kaedah yang ada, kaedah statistik, dll. untuk membuat kesimpulan fungsi mana yang memerlukan kawalan.Fungsi terkawal: Prinsip ini memberitahu kita bahawa orang yang melakukan kawalan sama sekali tidak boleh terlibat dalam aktiviti yang akan dikendalikan.
Tahap kawalan
Seperti dalam perancangan fungsi kawalan, pelbagai tahap dilakukan yang saling berkaitan.
Tahap kawalan.
Rajah 3. Tahap kawalan.
- Pembentukan standard. Ini adalah reka bentuk alat untuk pengukuran hasil, pengendalian kualiti, penilaian kesalahan. Pengukuran Hasil. Hasilnya dibandingkan dengan apa yang dirancang Pembetulan. Kesalahan yang dikesan diperbetulkan sekiranya ada. Maklum balas. Setelah kajian disimpulkan dan langkah-langkah pembetulan diambil, ini mesti diungkapkan kepada bidang yang sesuai untuk penerapannya dan dengan itu mencegah kesilapan di masa depan, pengawasan kegiatan harus tetap, dan hasil yang diperoleh harus dikaji semula. semakin dekat dan dekat dengan apa yang dirancang.
Jenis kawalan
- Sebagai permulaan, ini dilakukan sebelum operasi dimulakan, iaitu, ia tidak menunggu hasilnya diperoleh, melainkan memberikan tindakan pengendalian.Selain itu, ini dilakukan dalam operasi syarikat. menggunakan data sebelumnya dan menilai hasilnya agar tidak melakukan kesalahan yang sama lagi.
Teknik untuk mengawal
Terdapat pelbagai teknik untuk menjalankan kawalan dalam sebuah syarikat, di antaranya yang berikut menonjol:
a) Sistem Maklumat
- Laporan, ini dikeluarkan oleh masing-masing bidang organisasi, melalui mereka yang bertanggung jawab atas bidang ini dapat menilai pemenuhan objektif dan melaporkannya kepada atasan mereka. Audit, dapat bersifat dalaman dengan kakitangan syarikat atau luaran, mengupah syarikat yang didedikasikan untuk tugas-tugas ini, melalui bidang-bidang di mana terdapat ketidakkonsistenan yang dikesan dan tindakan pembetulan dan pencegahan bahkan dicadangkan, hasilnya dilaporkan kepada pengurus organisasi untuk membuat keputusan. Dari kawasan ini kawalan kewangan syarikat dilakukan, melalui penyata kewangan membuat keputusan dibuat. Terdapat jenis alat lain untuk kawalan dalam sistem maklumat, tidak kurang pentingnya, seperti adalah kawalan belanjawan,laporan, bentuk, fail dan pemerhatian peribadi dan melalui rute Teknologi maklumat, pada masa ini, organisasi telah berkembang, mewujudkan perisian dan alat komputer tertentu yang memudahkan kawalan data dan pengurusan indikator di dalamnya, pada awalnya ia dapat tiba Untuk berfikir bahawa ia adalah perbelanjaan besar bagi syarikat, bagaimanapun, pengusaha telah memahami bahawa itu adalah pelaburan yang besar, kerana ia memudahkan pembuatan keputusan, selain menunjukkan titik-titik di mana ia gagal dan bidang peluang, di mana dapat mencegah kegagalan di masa hadapan.Menetapkan perisian dan alat komputer tertentu yang memudahkan pengendalian data dan pengurusan indikator di dalamnya, pada mulanya mungkin dianggap bahawa ia adalah perbelanjaan besar bagi syarikat, namun, pengusaha telah memahami bahawa itu adalah pelaburan yang besar, Ini memfasilitasi pembuatan keputusan, selain menunjukkan titik-titik di mana ia gagal dan bidang peluang, di mana kegagalan di masa depan dapat dicegah.Menetapkan perisian dan alat komputer tertentu yang memudahkan pengendalian data dan pengurusan indikator di dalamnya, pada mulanya mungkin dianggap bahawa ia adalah perbelanjaan besar bagi syarikat, namun, pengusaha telah memahami bahawa itu adalah pelaburan yang besar, Ini memfasilitasi pembuatan keputusan, selain menunjukkan titik-titik di mana ia gagal dan bidang peluang, di mana kegagalan di masa depan dapat dicegah.
b) Grafik
Untuk menjalankan pengendalian dalam organisasi, beberapa grafik dapat digunakan untuk mengukur pencapaian tujuan dan mengukur apa yang dilakukan terhadap yang direncanakan, beberapa yang paling banyak digunakan adalah PERT (Program Penilaian dan Teknik Tinjauan), grafik Gantt, untuk menyebut yang paling penting.
c) Kajian Kaedah
Jenis kawalan ini dilakukan melalui pembentukan kajian tertentu seperti Times and Movements dan penetapan standard.
d) Kaedah Kuantitatif
Beberapa kaedah kuantitatif dapat digunakan, yang mungkin memiliki tingkat kerumitan tertentu, namun, mereka sangat sesuai untuk membuat keputusan kerana mereka memberikan data yang tepat. Beberapa kaedah yang paling banyak digunakan adalah seperti berikut:
- Model matematik Penyelidikan operasi Kebarangkalian dan statistik Pengaturcaraan dinamik
e) Kawalan Dalaman
Ini ditentukan oleh setiap organisasi, bergantung pada perniagaan dan objektif yang ingin dicapai.
kesimpulan
Tahap perancangan dan kawalan syarikat sangat berkaitan dan penerapannya dalam organisasi sangat penting kerana kejayaan atau kegagalan ini bergantung kepada mereka, jika mereka diterapkan dengan betul, menggunakan teknik dengan cekap, Matlamat organisasi akan tercapai.
Mereka harus diterapkan ke semua bidang fungsional perusahaan, dan juga di tingkat manajerial, seperti yang disebutkan di atas, semua rencana harus berorientasi pada rencana komprehensif dengan tujuan bersama yang mengatur organisasi secara keseluruhan.
Setelah menetapkan tujuan-tujuan ini dan tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapainya, harus dikendalikan bahawa hal itu dilakukan dengan benar dan bahawa ia benar-benar dipenuhi seperti yang direncanakan, dan jika tidak dilaksanakan, langkah-langkah pembetulan mesti dijangkakan dan diterapkan di mana sahaja perlu.
Bibliografi
- Kenalan PKS. (sf). Kenalan PKS. Diakses pada 13 September 2013, de Finch Stoner, JA, Freeman, RE, & Gilbert, DR (1996). Pentadbiran. Mexico: Pearson Education, Grajales Lara, HN, & Castillo Arriaga, M. d. (2003). Pentadbiran I. Xalapa, Veracruz: SEC. Institut Politeknik Nasional. (sf). IPN. Diakses pada 13 September 2013, dari http://www.cecuc.ipn.mx/v3/pdfs/Fundamentos_Administracion.pdf Munch Galindo, L., & García Martínez, J. (1989). Asas pengurusan. Mexico: Trillas. Thompson B., JM, & Antezana I., J. (September 2006). Promonegocios. Diakses pada 13 September 2013, dari http://www.promonegocios.net/administracion/proceso-administrativo.htmlUNAL. (sf). AN. Diakses pada 13 September 2013, dari: http://unal.edu.co/Welch, H. &. (1990). Belanjawan. Mexico:Dewan Prentice.
