Pada masa ini beberapa syarikat tidak mempunyai proses dokumentari yang jelas, yang menghalang produktiviti pekerja penyelenggaraan yang lebih tinggi serta standardisasi, pembelajaran dan peningkatan proses yang berterusan dan di atas semua, menghasilkan kehilangan pengetahuan yang besar, terutamanya berpusat di orang dan bukan dalam organisasi.
Kawasan Penyelenggaraan mempunyai aset utamanya dalam pengetahuan orang dan maklumat yang mereka kendalikan dan hasilkan. Atas sebab ini, ia harus dianggap sebagai sistem maklumat yang sentiasa dikemas kini. Di sinilah fungsi pengurusan dokumen menjadi sangat penting dan, oleh itu, maklumat untuk perubahan dan pengembangan organisasi yang mencukupi.
Oleh itu, cabaran utama yang dihadapi syarikat hari ini dalam hal ini adalah perlunya menyatukan dan mengurus semua maklumat, baik dari pelanggan, pembekal, pengeluar, maklumat undang-undang, persekitaran, keselamatan, atau pangkalan data mereka sendiri., e-mel, laporan, dll., dan untuk mengoptimumkan dan mempermudah pencariannya. Semua ini untuk menghasilkan sistem maklumat yang membantu pemuliharaan pengetahuan dalam organisasi, dan bukan pada orang, dan memungkinkan kerja yang lebih lancar dan berkesan dalam membuat keputusan dalam masa nyata.
Karya ini akan mengembangkan proses, metodologi, pengekodan dan platform akses maklumat (SGD) yang mempunyai alat akses jenis WEB tunggal ke fail yang sebelumnya diproses dari pelbagai sumber maklumat (pengeluar, pembekal, pelayan, pangkalan data, sandaran, dan lain-lain), yang membolehkan kakitangan penyelenggaraan menguruskan pengetahuan syarikat dengan menguntungkan dan, oleh itu, ini memberi kesan kepada perkembangan positif dan keuntungan syarikat yang lebih baik pada masa akan datang.
PENGENALAN
Dalam masalah semasa dari Goodyear Tyre Plant - Chile, untuk mematuhi strategi penyelenggaraan yang telah ditentukan oleh Kawasan Kejuruteraan, perlu memiliki sistem yang mencukupi untuk setiap proses, sub-proses dan aliran kerja. Pabrik dalam tahap pengembangan dan pengembangannya saat ini adalah mengadopsi dan melaksanakan proses Pemeliharaan Pencegahan (PM), Perancangan & Penjadualan dan Pemeliharaan Pembetulan (CM) di mana ia mesti menyeragamkan rutin kerjanya.
Dalam proses ini, perlu ada maklumat (pengurusan, teknikal, dll.) Di setiap tahap pengurusan Pengurusan Kejuruteraan, yang memfasilitasi dan meningkatkan pertukaran idea, penyelesaian, cadangan, dan rancangan tindakan, antara lain, antara bidang dan pelaku proses yang berbeza.
Memandangkan jumlah maklumat yang dihasilkan dalam proses penyelenggaraan peralatan kilang, sangat penting untuk memusatkan dan mengaturnya untuk kesinambungannya dari masa ke masa. Pemusatan maklumat ini akan dilakukan melalui sistem pengurusan dokumen berkomputer, yang akan membolehkan pengetahuan berharga kilang dipulihkan dan diuruskan.
Untuk ini, dalam karya ini tiga objektif asas dicadangkan:
- Objektif pertama adalah untuk memastikan maklumat korporat disatukan dan dikemas kini dalam platform yang mudah diakses, berguna dan dapat ditadbir.Objektif kedua adalah untuk mengklasifikasikan dokumen sejarah penting di kawasan ini untuk mendapatkan carian pantas melalui platform yang sama dengan sokongan mesin pencari. pangkalan data, dan dengan demikian mengoptimumkan pengurusan jenis maklumat ini.Objektif ketiga adalah penerbitan artikel, iklan dan / atau sepanduk maklumat berguna yang merujuk kepada laporan, petunjuk dan / atau hasil proses dan sub-proses kawasan penyelenggaraan.
METODOLOGI
Tinjauan bibliografi dan penyelidikan lapangan dilakukan di berbagai syarikat, terutamanya Perlombongan dan Industri, untuk melihat cara Anda menjalankan proses pengurusan dokumen. Dengan pengumpulan maklumat ini, kami menguji beberapa perisian sistem pengurusan, mengkaji contoh projek, menganalisis keupayaan dan sumber daya kami (terutamanya kos), dll. Dengan ini kami dapat merancang model yang memenuhi sebahagian besar harapan asas Pengurusan Kejuruteraan yang menjadi kawasan penyelenggaraan. Sebaliknya, kami juga mendedikasikan masa dan sumber dalam mengumpulkan, mengklasifikasikan dan mengekodkan maklumat pengguna kilang dan terutama kawasan pemeliharaan.Akhirnya, pelaksanaannya dibentangkan dalam pertemuan berturut-turut di mana keraguan dijelaskan dan kami juga memperoleh idea baru yang selanjutnya mengintegrasikan sistem ke dalam proses yang ada yang pengguna sendiri nyatakan untuk menggunakannya secara berkala.
Skop yang akan kami hadkan metodologi akan difokuskan pada pemodelan cara menguruskan dokumentasi kawasan penyelenggaraan, dan sistem pengurusan komputer itu sendiri, yang mana kami perlu menangani semua masalah semasa kilang dalam pengurusan dokumen, mencari maklumat khusus, replikasi dokumen kerja, klasifikasi, standardisasi nama dokumen, sistem dokumen terkini yang terdapat di pasaran dan di internet, ruang penyimpanan dan media, perkakasan dan perisian sokongan, antara lain. Untuk tujuan ini, kami akan membahas perkara berikut:
- Proses dokumentari Klasifikasi maklumat Tinjauan dan kelulusan Aliran Kerja Penstrukturan maklumat Sistem dokumen Pengguna dan kawalan akses Elemen utama sistem pengurusan dokumen
A. Proses dokumentari
Pada masa ini, proses dokumentasi untuk kilang Goodyear Chile tidak memenuhi harapan pengguna di kawasan penyelenggaraan. Proses ini tidak mempunyai satu repositori, ia tidak diklasifikasikan ke dalam folder biasa untuk semua, ia tidak disemak oleh semua pihak yang berminat (aliran kerja), ia tidak mempunyai struktur dokumen yang berfungsi sebagai model untuk sistem pengurusan berkomputer, dan kerana ia diedarkan di repositori yang berbeza (terutamanya peribadi - dan pelayan sokongan) tidak ada kawalan akses ke dokumen, dengan semua ini, carian segera untuk dokumen tidak menghasilkan hasil yang memuaskan.
Atas sebab ini, kami mencadangkan projek ini untuk mendapatkan proses yang menyeluruh, selamat, boleh dipercayai, dan boleh ditadbir untuk pengurusan penyelenggaraan, disokong oleh sistem komputer yang memenuhi harapan untuk menyelesaikan masalah semasa di kawasan ini.
B. Pengelasan maklumat
Adalah perlu untuk mengklasifikasikan dokumen yang ada, pertama berdasarkan relevansi, diikuti oleh setiap jenis dokumen, berkala mereka, dan akhirnya bidang pengurusan yang sesuai dengannya. Dengan cara ini, kami memperoleh maklumat asas untuk mula menghasilkan pengkodan umum dan unik pertama bagi populasi pangkalan data masa depan sistem pengurusan dokumen yang kami pilih.
Gambar N ° 1 berikut menunjukkan pengekodan yang digunakan pada dokumen di kilang:
Pengekodan Dokumen
Gambaran setiap fragmen pengekodan adalah seperti berikut:
- GYR: NAMA SYARIKAT.
- GYR Goodyear
- LELAKI: KAWASAN KEPADA YANG MENGEJUTKAN DOKUMEN.
- Pengurusan Kualiti SGCGudang Badan INF InformáticaRRHH Sumber ManusiaDPR Pencegahan RisikoMAM Persekitaran MAN Kejuruteraan Penyelenggaraan MME Penyelenggaraan MekanikalMEL Penyelenggaraan ElektrikMCD Mengekalkan Kawalan DigitalMIN Mainumentation MaintenanceCAP Training
- INF: JENIS DOKUMEN.
- INF InformePRO Prosedur INT InstructivosDOC DocumentsREG RegisterMNU ManualCER Certification AMB EnvironmentalANL AnalysisAUD AuditCAL CalculationCOS KosCON ControlDIA DiagramDIS DesignESESTESTFOR FormCAT CatalogFOR FormatPLN PlanPINP InspectionMEJ ImprovementMIN Minute PolesPPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPPPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPEPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPEPPRPPRPPRPPRPPRPPRPPE
C. Semakan dan kelulusan aliran kerja
Kami menilai kaedah mengkaji dokumen yang dipilih sebelum penerbitannya dalam sistem komputer, kami menganggap kaedah ini sebagai aliran kerja. Pemilihan dokumen yang akan ditinjau diambil dari proses semasa di kawasan penyelenggaraan yang sudah mempunyai tinjauan atau persetujuan sebelum dibebaskan. Kaedah aliran kerja bergantung pada kapasiti sistem komputer yang dilaksanakan.
D. Penstrukturan maklumat
Berdasarkan pertemuan kerja dengan daerah yang terlibat, struktur dokumentari dihasilkan, digambarkan dalam pohon folder yang menyatukan semua kemungkinan penyimpanan yang ada dan dalam sistem terpasang yang digunakan sebagai repositori. Pokok ini terdiri daripada tahap berikut:
TINGKAT 1: Kabinet pemfailan utama
CONTOH: Kawasan (KEJURUTERAAN)
TINGKAT 2: Kabinet pemfailan sekunder
CONTOH: Proses Makro (PROSES, SOKONGAN, PENGURUSAN)
TINGKAT 3: Folder
CONTOH: pembahagian, Mesin, Proses atau Sub-proses bergantung pada panjang proses yang dimaksudkan
TINGKAT 4: Sub Folder
CONTOH: Hasil Proses, Subproses, Final Repository bergantung pada panjang proses yang dimaksudkan
TINGKAT 5: Folder Repositori Akhir
CONTOH: Hanya dalam kes proses yang memerlukannya.
Pokok simpanan maklumat
Pokok Penyimpanan Maklumat Perlu diperhatikan bahawa dua tahap pertama struktur adalah pandangan MACROS yang tidak banyak berubah semasa proses pembinaan. Lihat gambar 2. Tiga tahap seterusnya dibina memikirkan penerangan terbaik bagi setiap proses, kerana alasan ini beberapa struktur struktur runtuh sebelum dan yang lain setelahnya.
E. Pengguna dan kawalan akses
Untuk mematuhi kebijakan dalaman kerahasiaan maklumat dari Goodyear Tyre Plant, diputuskan bahawa maklumat yang diterbitkan hanya memiliki akses dari jaringan dalaman syarikat, dan / atau sambungan jarak jauh ke rangkaian yang ada dan yang sudah dipatuhi dasar yang disebut di atas.
Untuk menyokong dasar dalaman, senarai pengguna, profil dan tahap akses asas dihasilkan, yang dibuat dalam sistem pengurusan yang dipilih. Pada asasnya, sistem pengurusan akan membolehkan kita memberi akses (AWAM atau BERDAFTAR) kepada pengguna, iaitu, mereka dapat melihat atau tidak melihat atau kategori struktur dokumen.
Untuk proses memuat naik (UPLOAD) dokumen ke sistem, kami memutuskan untuk memusatkannya pada pentadbir sistem komputer, yang akan menerima maklumat yang dipilih oleh pengguna melalui surat yang dilampirkan atau disertakan dengan media penyimpanan lain.
Harus diingat bahawa semua perangkat lunak manajemen dokumen yang diuji dalam pelaksanaan ini memiliki kemampuan untuk mengatur kontrol akses oleh pengguna.
F. Sistem Dokumentari
Di pasaran terdapat beberapa produk jenis perisian untuk pengurusan dokumen, kebanyakan dikembangkan dengan teknologi WEB, yang dapat berfungsi dalam mod rangkaian dalaman (INTRANET) atau luaran (INTERNET), di mana terdapat kod genap buka yang boleh lebih murah atau percuma.
Dalam proses pemodelan kami, kami bereksperimen dengan dua versi perisian percubaan dengan lesen yang memenuhi syarat yang dinyatakan di atas, dan satu sumber terbuka percuma dari jenis sumbangan (,,). Yang terakhir adalah yang paling sesuai dengan dasar dalaman syarikat, keperluan (kestabilan, ketahanan dan sokongan) dan anggaran. Kami menerapkan perisian pengurusan terpilih ini dalam mod INTRANET dan tidak memerlukan komputer pelayan yang sangat bertenaga, tetapi kajian tentang pertumbuhan permintaan akses cakera dan kapasiti penyimpanan repositori tunggal telah dilakukan.
Pelaksanaan pengurus ini dilakukan pada tahap berikut:
- Mengikuti langkah-langkah dalam arahan yang dilampirkan, ia dipasang pada pelayan syarikat yang sesuai. Sebelumnya dinilai dan disahkan oleh Pengurusan Kejuruteraan. Repositori unik dibuat dalam pelayan yang sama. DATABASE kawalan repositori telah dibuat. Setelah dipasang, kami meneruskan penyesuaian atau penyesuaian sistem. Ini memberikan sambutan yang menyenangkan, dengan logo yang mewakili tujuan sistem. Menu utama ditambahkan dari mana anda dapat memaparkan maklumat grafik umum, korporat, dan indikator. Menu carian dokumen disertakan di tempat yang terlihat di halaman depan. menu pautan ke sistem lain yang menggunakan teknologi yang sama untuk operasi mereka.Menu dokumentari disertakan di mana pohon folder repositori sistem akan dipaparkan. Dan menu dokumen yang disorot di mana kami meletakkan ikon jenis SHORTCUT yang ditujukan ke folder dengan maklumat yang relevan atau dengan peredaran harian atau bulanan yang tinggi. TAG dibuat untuk disertakan dalam pandangan dokumen yang diterbitkan, untuk menunjukkan kepada pengguna sama ada dokumen tersebut disemak atau tidak. Sekiranya tidak disemak, ini menunjukkan senarai pengulas yang bertanggungjawab untuk proses tersebut.
Batasan pada saat pelaksanaan model adalah potensi alat komputer yang dipilih untuk memuatkan informasi yang dipilih, dan melakukan pengelolaan dokumen. Hasil pelaksanaan ini akan bergantung pada teknologi dan fungsi alat yang dipilih, dan model yang dianalisis akan ditampung sesuai.
G. Elemen utama sistem pengurusan dokumen
Ciri-ciri utama platform untuk akses terpusat ke maklumat penyelenggaraan yang dibuat dalam projek ini adalah seperti berikut:
- Pokok Dokumentari, dibahagikan kepada empat atau lebih peringkat kategori Pengekodan dokumen, mudah difahami dan digunakan Mesin pencari, mampu menyaring untuk mencari apa yang kita cari dengan pantas, akaun, fungsi dan profil akses yang terurus WorkFlow Jenis Komputer platform, perisian dan perkakasan untuk pelaksanaan Sokongan, pengembangan dan pentadbiran sistem komputer, untuk pertumbuhan dan kelestarian sistem dari masa ke masa.
Setelah mempunyai unsur-unsur ini, kita dapat membuat grafik struktur sistem Akses Terpusat untuk Maklumat Penyelenggaraan berikut dalam bentuk (Lihat Gambar 3):
Platform Struktur untuk Akses Berpusat ke Maklumat Penyelenggaraan
HASIL DAN PERBINCANGAN
Hasil utama yang dicapai dengan pelaksanaan proyek "Pembangunan Platform untuk Akses Terpusat ke Maklumat Penyelenggaraan" adalah berikut:
- Masa carian maklumat yang lebih baik Penyeragaman maklumat teknikal, laporan dan pengurusan penyelenggaraan Dokumentasi tersedia setiap masa Maklumat terpusat Akses dari sebarang peralatan yang serasi di rangkaian kilang Semakan dokumen dan persetujuan terlebih dahulu. Menjimatkan bekalan percetakan Menjimatkan ruang cakera keras PC pengguna Sandaran terpusat dokumen yang dimuat naik ke sistem.
Contoh:
El primer cambio se genera cuando se citan los documentos corporativos en reuniones, controles, trabajos, etc. Estos son visualizados digitalmente con proyectores y no en documentos impresos que se utilizaban regularmente solo en ese momento.
En esta reuniones y otras, sobre todo las de trabajo, es posible contar con la misma información al instante en todos los PCs conectados de los participantes, todos verán lo mismo y contaran con toda la información anexa necesaria.
También como ejemplo en las capacitaciones en terreno son apoyadas por este sistema, la proyección de documentos ya revisados y actualizados permite ahorrar impresiones y evitar versiones duplicadas en diferentes medios de almacenamiento.
CONCLUSIÓN
La gestión sobre la información de mantenimiento es fundamental para lograr una estandarización de procesos y comunicación entre los participantes de este mismo, manteniéndolos a todos con la misma información actualizada y revisada, esto repercutirá drásticamente en la forma de trabajar, de organizar y manipular una de las mayores inversiones de la compañía, el conocimiento.
AGRADECIMIENTOS
En primera instancia a Walmir Priosti (Gerente de Ingeniería Goodyear S.A.I.C.) por su gran apoyo, empuje y liderazgo frente al proyecto. Por su confianza depositada en nosotros y demostrada en cada reunión de trabajo, en donde proyectaba energía a todo el equipo para salir adelante y así concluir con éxito el proyecto.
A Don Jorge Zamudio (Ejecutivo de Apoyo a Proyectos), por su apoyo, entrega y compromiso con todas las tareas asignadas del proyecto.
A la Señorita Nilda Cárcamo (IT Manager Goodyear S.A.I.C.) y Don Oscar Jara (Coordinador Proyectos Goodyear S.A.I.C.), por facilitarnos los permisos para utilizar los recursos del cliente para este proyecto
REFERENCIAS
- Arróspide, C. (2009). Modelo de Mantención y Reparación Compañía Minera Quebrada Blanca. Axentria, Gestion Documental – Digitalizacion ICR/OCR de Formularios y Facturas. http://www.axentria.com/es/Blog Athento, Alfresco vs Nuxeo: Gestión Documental Libre.Comunidad Joomla Chile, Joomla es un proyecto de código abierto. http://www.joomla.cl/Gestión de Documentos, Software: Gestión de los documentos de la PYME, Prueba gratis!. http://www.dokmee.net/espanol/Gestión Documental, Agilidad, visibilidad, certeza Trazabilidad en tiempo real. http://www.microsystem.cl/Sistem Pengurusan Dokumen, CMetrix dianugerahkan pada tahun 2010 oleh Microsoft untuk Chile dan Southern Cone. http://www.cmetrix.cl/ Perisian Pengurusan, TFC Soluciones memetik ERP anda dengan kami. http://www.tfcsoluciones.cl/ Wikipedia Bahasa Melayu, ensiklopedia percuma. Joomla. http://es.wikipedia.org/wiki/Joomla!
