Artikel ini menunjukkan kepada kita dengan cara sederhana unsur-unsur yang sangat penting untuk dipertimbangkan untuk penyediaan Fail Audit, kerana ini merupakan aspek perundingan wajib ketika melakukan Audit atau Pemeriksaan berikutnya. Hal ini dimaksudkan dengan yang sama untuk menawarkan kriteria penyusunan Fail yang mungkin dapat diambil untuk menghomogenkan persembahan yang sama. Kemungkinan manifestasi Risiko juga ditunjukkan dalam proses ini.
Untuk menjamin komposisi yang seragam dan format yang memadai dari "File Work Audit", yang harus dibuat oleh Badan Audit Organisasi, dengan dokumentasi audit yang dilakukan pada entitas bawahan, dan ketergantungan lainnya, bahawa dengan membentuk unit perakaunan ekonomi yang bebas dikenakan audit.
Fail memerlukan penyediaan dan pelaksanaan tahap-tahap dan / atau proses audit yang mencukupi.
Setelah Audit selesai dan setelah Laporan yang sesuai disiapkan, kertas kerja disusun untuk diajukan dalam Arkib tetap, untuk dikonsultasikan dalam audit selanjutnya.
Setelah disusun dan disenaraikan dalam Indeks, kertas kerja siap disimpan. Prosedur penyimpanan yang memuaskan adalah prosedur yang melindungi dari bahaya seperti kebakaran dan pencurian, dan memastikan bahawa kertas kerja dapat dijumpai dengan cepat dan dirujuk apabila perlu.
Sebilangan kertas kerja yang tidak dapat diakses jelas sedikit berguna, sehingga juruaudit setelah audit selesai dapat menghancurkan kertas kerja yang tidak mempunyai maklumat berkaitan dengan Laporan, dan yang tentu saja merupakan kertas kerja yang tidak berguna. Ini jelas dilakukan, setelah diteliti dengan teliti.
Rekod Kerja mesti kekal di pejabat tidak kurang dari lima tahun, dan menyimpan yang paling lama untuk Fail Pasif ditentukan untuk tujuan ini. Fail kekal tentu saja selalu disimpan. Persoalan tentang berapa lama kertas kerja harus disimpan menjadi kontroversi, ini bergantung pada batasan yang membatasi masa di mana tindakan undang-undang dapat dilaksanakan, dan berbeza-beza mengikut Negara dan jenis Organisasi. Walau bagaimanapun, juruaudit dengan selamat dapat mengatakan bahawa kertas kerja tertentu tidak mempunyai nilai masa depan yang mungkin.
Objektif asas sub-proses atau peringkat ini antara lain:
- Menyusun dokumentasi semua kertas kerja yang berasal dari pelaksanaan audit yang sesuai dengan:
1. Penerokaan
2. Perancangan
3. Pelaksanaan
4. Laporan
- Benarkan lokasi langsung kertas kerja tertentu Rujuk penemuan sebelum pengesahan masalah yang berbeza Benarkan juruaudit masa depan mengkaji ciri entiti dan / atau hasil yang signifikan dalam menghadapi peristiwa ekonomi tertentu Mengenali pengindeksan setiap kertas, jenama Melindungi dokumentasi audit terhadap kecurian, kebakaran
"Rekod Kerja Audit" akan diaktifkan berikutan sekumpulan petunjuk yang memastikan objektif yang dinyatakan sebelumnya:
1. Siapkan "Rekod Kerja Audit" untuk setiap Bahagian. Pengurusan dan / atau Unit, di mana dokumen kerja audit yang dilakukan difailkan, sama ada itu Kewangan, Komersial, Teknologi Maklumat, Sistem atau Tematik lain, Biasa atau Khas.
2. Kenal pasti dokumentasi setiap audit dengan sampul atau halaman judulnya, yang mengandungi data umum entiti yang diaudit, jumlah Perintah Kerja, nama pemangku juruaudit, yang menunjukkan orang yang bertindak sebagai Ketua Kumpulan, jika sesuai, tarikh permulaan dan akhir kerja dan jumlah juruaudit - hari bekerja, serta kelayakan yang dihasilkan.
3. Lengkapkan parameter yang ditetapkan untuk penyediaan, organisasi dan pemuliharaan kertas kerja.
4. Simpan dan lindungi fail tersebut untuk jangka masa sekurang-kurangnya lima tahun dari tarikh audit selesai.
5. Untuk menstandardisasi dan mengatur dokumentasi dalam urutan logik dan fungsional, dokumen tersebut akan muncul pada file dalam "Audit Work File" dalam urutan berikut:
- Lembaran Pengenalan Dokumen Surat Kawalan Laporan Akhir Menghantar Surat Salinan Laporan Akhir Akta Maklumat Audit Akta Maklumat Pekerja, jika diperlukan Draf Laporan Perintah Kerja Surat Penyampaian Perancangan Eksplorasi Hasil kerja pengawasan lapangan dan Rencana Langkah Meja (dikemukakan oleh entiti yang diaudit, untuk membasmi kekurangan yang dikesan oleh audit) Helaian Kawalan Juruaudit - Hari yang digunakan Rekod Maklumat dan Analisis Kekurangan dan Pelanggaran oleh Kawasan atau Keperluan Topik Rekod Rekod Dokumen yang Diduduki. Tindakan Penyataan Dokumen Pendudukan yang Dihuni (oleh pekerja, pegawai dan pemimpin atas penjelasan yang diminta oleh juruaudit). Pelepasan oleh pekerja,pegawai dan pemimpin berhubung dengan tuduhan atau cabaran yang ditimbulkan Minit Penghantaran dan Pengembalian Dokumen Fail Audit Kertas Kerja BG Neraca ER Negeri Hasil Keputusan EC Negeri pengeluaran dan / atau Barang Dagangan Dijual Catatan Penyesuaian AJ N Catatan Dokumentasi AZ dikumpulkan semasa pemeriksaan dan penyiasatan dijalankan, disusun oleh Akaun dan dikelompokkan mengikut subjek.Lembaran Imbangan BG Penyata Pendapatan ER Penyata Kos EC Pengeluaran dan / atau Barang Dagangan Dijual AJ Penyesuaian Catatan N Catatan AZ Dokumentasi dikumpulkan semasa pemeriksaan dan penyiasatan yang dijalankan, disusun oleh Akaun dan dikelompokkan berdasarkan subjek Dokumen lain.Lembaran Imbangan BG Penyata Pendapatan ER Penyata Kos EC Pengeluaran dan / atau Barang Dagangan Dijual AJ Penyesuaian Catatan N Catatan AZ Dokumentasi dikumpulkan semasa pemeriksaan dan penyiasatan yang dijalankan, disusun oleh Akaun dan dikelompokkan berdasarkan subjek Dokumen lain.
Langkah terakhir Audit adalah yang dirujuk pada Mesyuarat Maklumat dan Analisis Laporan Akhir dan kemudian penyusunan Rencana Langkah-langkah untuk membasmi kekurangan yang dikesan, dokumen-dokumen yang diperoleh seperti Akta Maklumat dan Rencana Langkah-langkah, akan diajukan di file sesuai dengan ketentuan indeks file, untuk mempermudah lokasi dan penanganannya dan akan ditambahkan untuk membuat folio dari dokumen yang membentuk file tersebut, dengan mempertimbangkan Lembar Kontrol Dokumen dengan urutan dan nomor halaman yang sesuai dengan mereka.
6. Semua dokumen yang membentuk file diberi nombor berturut-turut pada setiap halaman dari urutan yang disusun dalam Helaian Kawalan Dokumen dari Fail yang disebutkan di atas.
P / T disusun mengikut subjek dan mesti mengikut urutan logik perkembangan karya, meletakkan terlebih dahulu dokumen yang berkaitan dengan aspek umum audit.
P / T yang terbuat dari kepingan kolumnar, dilipat sedemikian rupa sehingga pengenalannya mudah.
Setiap Fail mempunyai penutupnya, yang bertajuk di tengah atas: AUDIT FILE dan pada baris berikutnya dan di beberapa ruang ia terdedah:
- Kategori. Nombor Perintah Kerja Nama entiti yang diaudit Badan yang menjadi bawahannya Jenis audit Tarikh mula dan akhir audit Juruaudit yang mengambil bahagian dan kedudukan mereka.
Fail dikendalikan melalui Registry of Executed Audit.
Fail-fail tersebut diajukan sesuai dengan jumlah Perintah Kerja yang sesuai dan disimpan dan dilindungi selama lima tahun dari tarikh berakhirnya audit. Sekiranya audit baru belum dilakukan dalam jangka waktu tersebut, fail mesti disimpan sehingga audit lain dilakukan.
Fail audit yang, karena klasifikasinya, memerlukan pemeliharaan khusus, diajukan sesuai dengan ketentuan untuk setiap kasus, secara khusus.
File audit diklasifikasikan menurut audit yang dikatalogkan sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Rahasia Negara dan peraturannya atau ketentuan hukum lainnya. Kategori atau klasifikasi yang diberikan dicatatkan di margin kanan atas sampul setiap fail, di mana jumlah salinan dan jumlah setiap helaian juga mesti direkodkan.
Dokumen-dokumen ini boleh berupa dokumen asli atau fotokopi, bergantung pada penggunaan dan tujuannya.
Fail-fail yang terdiri daripada dokumen-dokumen tersebut di atas adalah untuk penggunaan eksklusif unit organisasi yang menjalankan kerja dan akses kepada mereka mesti diberi kebenaran oleh peringkat tertinggi atau atasan Kementerian itu sendiri.
Helaian Kawalan Dokumen
Lembaran Kawalan Dokumen mempunyai tujuan ganda untuk memudahkan lokasi dokumen dalam fail audit dan, pada masa yang sama, dapat menentukan apakah ada dokumen yang hilang.
Ini menyenaraikan semua dokumen dan topik yang membentuk file audit dan salinannya diletakkan sebagai halaman pertama file yang membentuk file.
Bertanggungjawab:
Fail akan terdiri daripada:
- Juruaudit yang bertindak
Piawaian:
- Fail akan membentuk folder fail yang mengandungi semua dokumentasi kertas kerja yang berasal dari pelaksanaan audit yang sesuai dengan:
1. Penerokaan
2. Perancangan
3. Pelaksanaan
4. Laporan
Risiko:
Setelah mengakhiri audit, dokumentasi mengenai setiap audit yang dilakukan, termasuk kertas kerja yang merupakan ujian dan bukti kesimpulan yang muncul dalam laporan auditor ”. Adalah logik bahawa mereka diperintahkan dan diajukan, dan mungkin terjadi ketidakpatuhan, dalam menghadapi tindakan berisiko tinggi dalam perkembangan ini, yang menyebabkan:
1. Bahawa juruaudit tidak mempunyai semua bukti yang menyokong pengembangan setiap peringkat.
2. Gagal menyiapkan kertas kerja audit.
3. Pemenuhan tugas luar biasa
4. Organisasi pengisian kertas kerja yang tidak mencukupi.
5. Tidak mungkin pihak ketiga memeriksa Laporan dan korespondensi dengan peperiksaan.
