Tanpa komunikasi tidak ada rundingan. Yang terakhir adalah proses komunikasi yang bertujuan untuk menyokong tujuan mendapatkan keputusan bersama. Komunikasi tidak pernah mudah, bahkan antara orang yang mempunyai banyak kelebihan atau nilai dan pengalaman bersama. Pasangan yang telah tinggal bersama selama tiga puluh tahun masih mempunyai salah faham setiap hari. Oleh itu, tidak menghairankan bahawa terdapat sedikit komunikasi antara orang yang belum mengenali satu sama lain dan yang mungkin curiga terhadap yang lain atau merasa permusuhan. Terlepas dari apa yang anda katakan, anda harus menunggu pihak lain hampir selalu mendengar sesuatu yang berbeza.
Terdapat tiga masalah utama dalam komunikasi: pertama, perunding mungkin tidak menangani yang lain atau yang lain, atau, paling tidak, dengan cara yang dapat difahami. Biasanya, setiap pihak telah menyerah pada pihak lain, dan ini menyebabkan mereka tidak lagi mencuba komunikasi yang serius. Sebaliknya, mereka bercakap hanya untuk mengagumkan orang yang melihat atau penyokongnya. Alih-alih berusaha mengarahkan lawan ke arah kesepakatan yang dapat diterima bersama, mereka berusaha menjatuhkannya. Daripada berusaha meyakinkan pasangan mereka untuk menggunakan kemahiran yang lebih membina atau mengambil langkah yang lebih cekap, mereka berusaha untuk meyakinkan pengundi atau penonton untuk berpisah. Komunikasi yang berkesan antara kedua-dua pihak praktikal mustahil jika masing-masing menyedari sikap orang ramai, antara lain.
Walaupun anda bercakap secara langsung dan jelas kepada pihak lain, mereka mungkin tidak akan mendengar anda. Ini adalah masalah kedua dalam komunikasi. Perhatikan seberapa kerap orang kelihatan tidak memperhatikan apa yang anda katakan. Mungkin sekerap itu anda tidak akan dapat mengulangi apa yang mereka katakan. Dalam rundingan, anda mungkin sibuk memikirkan apa yang akan dikatakan seterusnya, bagaimana anda akan bertindak balas terhadap perkara terakhir itu, atau bagaimana untuk menyatakan hujah anda seterusnya, sehingga anda lupa untuk mendengar apa yang dikatakan oleh pihak lain. berkata sekarang. Atau anda mungkin lebih dekat mendengarkan konstituen anda daripada pihak lain.
Lagipun, kepada konstituen anda adalah anda yang bertanggungjawab atas hasil rundingan. Merekalah yang ingin anda memuaskan, dan oleh itu tidak menghairankan anda ingin memberi perhatian kepada mereka. Tetapi jika anda tidak mendengar apa yang dikatakan oleh pihak lain, tidak akan ada komunikasi.
Masalah ketiga dalam komunikasi adalah salah faham. Apa yang dikatakan oleh seseorang mungkin disalahtafsirkan oleh yang lain. Walaupun perunding berada di ruangan yang sama, berkomunikasi antara satu sama lain seolah-olah menghantar isyarat asap ketika berangin. Apabila kedua-dua pihak bertutur dalam bahasa yang berbeza, kemungkinan salah tafsir meningkat. Sebagai contoh, dalam bahasa Parsi, kata "kompromi" sepertinya tidak memiliki makna positif yang terdapat dalam bahasa Inggeris sebagai "kompromi yang dapat diterima oleh keduanya", dan hanya mempunyai makna negatif seperti dalam "integriti kita telah terganggu." Begitu juga, kata "orang tengah" dalam bahasa Parsi menunjukkan "orang sibuk," seseorang yang masuk campur tanpa dijemput.Pada awal tahun 1980, Setiausaha Jeneral Bangsa-Bangsa Bersatu pergi ke Iran untuk meminta pembebasan tebusan Amerika. Usahanya digagalkan dengan serius ketika radio dan televisyen Iran melaporkan dalam bahasa Parsi komentar yang dia buat ketika tiba di Tehran: "Saya datang sebagai orang tengah untuk berusaha mencapai kompromi." Sejam selepas siaran, sekumpulan orang Iran yang marah melemparkan keretanya.
Apa yang boleh dilakukan mengenai ketiga-tiga masalah komunikasi ini?
Dengarkan dengan teliti dan nyatakan apa yang mereka katakan. Keperluan untuk mendengar sudah jelas, namun sukar untuk didengarkan dengan baik, terutama di bawah tekanan rundingan. Mendengarkan membolehkan anda memahami persepsi mereka, merasakan emosi mereka, dan mendengar apa yang mereka cuba sampaikan. Mendengar yang aktif atau penuh perhatian meningkatkan bukan sahaja apa yang anda dengar, tetapi juga apa yang mereka katakan. Sekiranya anda mendengar dengan teliti dan kadang-kadang mengganggu untuk berkata, “Adakah saya faham betul bahawa anda mengatakannya…?” Pihak lain akan menyedari bahawa anda bukan hanya membuang masa, tetapi hanya mengikuti rutin. Di samping itu, mereka akan merasakan kepuasan didengar dan difahami. Telah dikatakan bahawa konsesi yang paling murah untuk pihak lain adalah memberi tahu mereka bahawa mereka telah didengar.
Teknik mendengar yang biasa terdiri daripada memperhatikan apa yang dikatakan, meminta pihak lain untuk mengatakan apa yang ingin mereka sampaikan dengan teliti dan jelas, dan meminta idea diulang sekiranya terdapat kekaburan atau ketidakpastian. Selesaikan bahawa semasa anda mendengar, anda tidak memikirkan jawapannya, tetapi cuba memahami pihak lain kerana dia melihat dirinya sendiri. Pertimbangkan persepsi anda, keperluan anda, dan batasan anda.
Banyak yang percaya bahawa taktik yang baik adalah tidak memperhatikan argumen pihak lain, dan tidak mengakui kesahihan dari sudut pandang mereka. Perunding yang baik melakukan sebaliknya. Kecuali anda mengetahui apa yang mereka katakan dan menunjukkan bahawa anda memahaminya, mereka mungkin menganggap anda belum pernah mendengarnya. Oleh itu, apabila anda cuba menjelaskan sudut pandangan yang berbeza, mereka akan menganggap bahawa anda belum memahami maksudnya. Mereka akan berkata kepada diri mereka sendiri, "Saya memberikan pandangan saya, tetapi sekarang anda mengatakan sesuatu yang berbeza, jadi anda pasti tidak mengerti." Oleh itu, daripada mendengarkan hujah anda, mereka akan memikirkan cara mengemukakan pandangan mereka dengan cara lain, dengan harapan sekarang anda faham. Sekiranya demikian, tunjukkan kepada mereka bahawa anda faham.Biarkan saya melihat jika saya faham apa yang anda katakan. Dari sudut pandangannya, keadaannya adalah seperti berikut… ».
Apabila anda mengulangi apa yang anda fikir telah mereka katakan, ungkapkanlah secara positif dari sudut pandang mereka, dengan memberi kekuatan sepenuhnya kepada hujah anda. Anda mungkin berkata, "Anda mempunyai hujah yang kuat. Izinkan saya melihat sama ada saya boleh menerangkan. Nampaknya saya adalah seperti berikut… ». Memahami tidak sama dengan bersetuju. Adalah mungkin, pada masa yang sama, untuk memahami dengan sempurna dan sama sekali tidak setuju dengan apa yang dikatakan oleh pihak lain. Tetapi melainkan jika anda dapat meyakinkan mereka bahawa anda memahami cara mereka melihatnya, anda tidak akan dapat menjelaskan pandangan anda sendiri. Setelah anda menjelaskan sudut pandang pihak lain, bongkar masalah yang anda lihat dengan cadangan pihak lain. Sekiranya anda dapat menjelaskan pandangan mereka dengan lebih baik daripada yang mereka dapat, dan kemudian membantahnya,anda memaksimumkan peluang memulakan dialog yang membina berdasarkan kelebihan dan meminimumkan peluang bahawa mereka percaya bahawa anda telah salah faham.
Bercakap agar dapat difahami
Bercakap dengan pihak lain. Adalah mudah untuk dilupakan bahawa perundingan bukan perbahasan. Juga bukan percubaan. Anda tidak cuba meyakinkan pihak ketiga. Orang yang cuba anda yakinkan duduk di meja yang sama. Sekiranya perundingan dapat dibandingkan dengan proses hukum, situasinya serupa dengan dua hakim yang berusaha menyepakati bagaimana memutuskan kes. Cuba letakkan diri anda dalam peranan itu, perlakukan lawan anda sebagai hakim, rakan sekerja anda, dengan siapa anda berusaha merumuskan pendapat bersama. Dalam konteks ini, jelas bahawa tidak mungkin untuk meyakinkan jika anda menyalahkan orang lain atas masalah itu, jika anda menghina diri sendiri, atau jika anda menaikkan suara. Sebaliknya,Ini akan banyak membantu untuk secara terang-terangan mengakui bahawa mereka melihat keadaan secara berbeza dan berusaha menanganinya sebagai orang yang mempunyai masalah yang sama. Untuk mengurangkan pengaruh mendominasi dan mengganggu media, khalayak di rumah, dan pihak ketiga, ada baiknya mewujudkan cara komunikasi peribadi dan sulit dengan pihak lain.
Komunikasi juga dapat ditingkatkan dengan membatasi ukuran kumpulan dalam pertemuan tersebut. Sebagai contoh, dalam rundingan 1954 di bandar Trieste, sedikit kemajuan yang dicapai dalam rundingan antara Yugoslavia, Great Britain, dan Amerika Syarikat, sehingga tiga perunding utama meninggalkan perwakilan mereka dan mula bertemu secara tidak rasmi dan bersendirian di sebuah rumah persendirian. Ideanya dapat disokong untuk mengubah slogan menarik Woodrow Wilson "Perjanjian Terbuka Dicapai Secara Privat" menjadi "Perjanjian Terbuka Dipegang Secara Persendirian."
Terlepas dari jumlah orang yang terlibat dalam perundingan, keputusan penting biasanya dibuat ketika tidak ada lebih dari dua orang di dalam ruangan itu.
Bercakap tentang diri anda, bukan mengenai mereka
Dalam banyak rundingan, setiap pihak menjelaskan dan mengutuk panjang lebar motif dan niat pihak lain. Walau bagaimanapun, lebih meyakinkan untuk menjelaskan masalah tersebut dari segi kesannya kepada anda daripada apa yang mereka lakukan dan mengapa: "Saya merasa kecewa," dan bukannya "Anda tidak mematuhi kata-kata anda." "Kami merasakan bahawa kami didiskriminasi" bukan "Anda rasis." Sekiranya anda mengatakan sesuatu tentang mereka yang mereka anggap salah, mereka akan mengabaikan anda atau marah; mereka tidak akan menumpukan perhatian anda. Tetapi pernyataan mengenai perasaan anda sendiri sukar untuk dibantah. Anda memberikan maklumat yang sama tanpa menimbulkan reaksi defensif yang akan menghalangnya daripada mempertimbangkannya.
Bercakap dengan tujuan
Kadang-kadang masalahnya bukan kerana terdapat sedikit komunikasi, tetapi kerana terlalu banyak. Apabila ada kemarahan dan persepsi yang salah, lebih baik tidak mengatakan perkara-perkara tertentu. Pada masa yang lain, pernyataan penuh tentang betapa fleksibelnya anda dapat membuat kesepakatan menjadi lebih sukar daripada lebih mudah dicapai. Sekiranya anda memberitahu saya bahawa anda sanggup menjual rumah dengan harga $ 80,000 setelah saya menyatakan bahawa anda bersedia membayar hingga $ 90,000, mungkin lebih sukar bagi kami untuk menyetujui daripada jika anda tidak mengatakan apa-apa. Moralnya adalah: sebelum mengatakan sesuatu yang bermakna, pastikan apa yang anda ingin sampaikan atau cari tahu, dan pastikan matlamat yang akan dicapai dengan maklumat tersebut.
Lebih baik mencegah
Teknik yang telah kami jelaskan untuk menangani persepsi, emosi, dan masalah komunikasi secara amnya sangat membantu. Namun, masa terbaik untuk menyelesaikan masalah orang adalah sebelum masalah itu berlaku. Ini bermaksud mewujudkan hubungan peribadi dan organisasi dengan pihak lain, yang mampu melindungi orang dari kedua-dua sektor daripada serangan perundingan. Ini juga menunjukkan bahawa permainan perundingan disusun sedemikian rupa sehingga isu-isu penting dari hubungan dapat dipisahkan dan ego orang-orang dilindungi dari tidak terlibat dengan perbincangan mengenai perkara tersebut.
Menjalinkan hubungan kerja
Ini banyak membantu mengenali pihak lain secara peribadi. Jauh lebih mudah untuk menghubungkan niat jahat dengan pengabaian yang tidak dikenali yang disebut "pihak lain" daripada orang yang anda kenal secara peribadi. Berurusan dengan rakan sekelas, rakan sekerja, rakan, atau bahkan rakan rakan, sangat berbeza daripada berurusan dengan orang asing. Semakin cepat anda dapat mengubah orang asing menjadi orang yang anda kenali, semakin mudah rundingan. Lebih sukar untuk mengetahui dari mana asalnya. Ini memberi anda asas keyakinan bahawa anda boleh bergantung semasa rundingan yang sukar. Terdapat rutin komunikasi yang akrab dan mesra. Lebih mudah untuk meredakan ketegangan dengan lelucon atau komen biasa.
Masa yang tepat untuk mengembangkan hubungan ini adalah sebelum rundingan bermula. Cuba kenal orang lain dan cari tahu apa yang mereka suka dan apa yang mereka tidak suka. Cuba berjumpa dengan mereka secara tidak rasmi; untuk tiba lebih awal, sebelum waktu yang ditetapkan untuk permulaan rundingan, dan tinggal sebentar apabila berakhir. Salah satu teknik kegemaran Benjamin Franklin adalah meminta lawannya untuk meminjamkan buku kepadanya. Ini membuat orang itu merasa baik dan memberinya perasaan menyenangkan bahawa Franklin berhutang budi kepadanya.
Hadapi masalahnya, bukan rakyat.
Sekiranya perunding dianggap sebagai lawan dalam pertarungan secara langsung, sukar untuk memisahkan hubungan mereka dari pokok masalah. Dalam konteks ini, apa sahaja yang dikatakan oleh perunding mengenai masalah itu seolah-olah ditujukan kepada pihak lain secara peribadi, dan inilah cara mereka menyedarinya. Setiap pihak cenderung bersikap defensif, bertindak balas, dan mengabaikan kepentingan sah pihak lain.
Cara yang lebih berkesan untuk saling memahami adalah sebagai rakan kongsi dalam pencarian bersama yang sukar untuk perjanjian yang adil dan saling menguntungkan.
Seperti dua orang pelayaran yang hilang di laut dalam kapal penyelamat dan memperjuangkan catuan dan bekalan yang terhad, perunding pada mulanya dapat dilihat sebagai musuh. Mungkin masing-masing melihat yang lain sebagai halangan. Namun, untuk bertahan hidup, para pelakon harus memisahkan masalah objektif dan orang. Penting bagi mereka untuk mengenal pasti keperluan yang lain dari segi naungan, perubatan, air atau makanan. Mereka ingin melangkah lebih jauh dan menangani penyelesaian keperluan tersebut sebagai masalah umum, bersama dengan masalah umum lain seperti mengumpulkan air hujan, penjaga berdiri, dan sampai ke pantai. Sekiranya mereka mendapati bahawa mereka berbagi usaha untuk menyelesaikan masalah bersama, para pelaku akan dapat mendamaikan kepentingan yang saling bertentangan dan maju pada masa yang sama dalam pencapaian kepentingan bersama mereka.Perkara yang sama berlaku dengan dua perunding. Sama sukarnya dengan hubungan peribadi kita, kita dapat dengan lebih mudah mencapai perdamaian persahabatan yang menyatukan pelbagai kepentingan kita jika kita menerima tugas itu sebagai masalah bersama dan melaksanakannya bersama.
Untuk membantu pihak lain mengalihkan orientasi mereka dari muka ke muka ke sisi, anda boleh membincangkan perkara itu secara jelas dengan mereka. Lihat, kami berdua adalah peguam (diplomat, peniaga, saudara, dll). Kecuali kami berusaha memenuhi minat anda, mustahil bagi kami untuk mencapai kesepakatan yang memuaskan hati saya, dan sebaliknya. Mari kita kaji bersama-sama masalah bagaimana memenuhi kepentingan bersama kita. Atau anda boleh mula bertindak seolah-olah rundingan adalah proses bersama dan dengan tindakan anda menentukan bahawa mereka mahu melakukan perkara yang sama.
Ia sangat berguna untuk duduk di sisi meja yang sama dan mempunyai kontrak, peta, kepingan kertas, atau apa sahaja yang menjelaskan masalah yang sedang dilihat. Sekiranya asas saling mempercayai telah terbentuk, lebih baik lebih baik. Tetapi bagaimana pun hubungannya yang tidak menentu, cubalah susun perundingan seolah-olah itu adalah aktiviti biasa yang dikongsi oleh anda berdua, dengan minat dan persepsi anda yang berbeza, dan dengan komitmen emosi anda.
Memisahkan orang dari masalah bukanlah sesuatu yang dapat dilakukan sekaligus dan kemudian dapat dilupakan; kita mesti terus berusaha dalam pengertian itu.
Perkara yang mustahak adalah memperlakukan manusia sebagai manusia dan masalahnya berdasarkan kebaikannya.
Dari buku "Ya… baiklah!" oleh Roger Fisher, William Ury, dan Bruce Patton
