Premis untuk memperkenalkan Pengurusan dengan Proses:
- Komitmen dan kesediaan pengurusan kanan untuk berubah untuk menerapkan dan menindaklanjuti Pengurusan Proses.Proses pengurusan syarikat berdasarkan model Pengurusan Strategik.
Asas Metodologi:
Jadual 2.1 menunjukkan garis besar Prosedur yang dicadangkan untuk memperkenalkan Pengurusan dengan Proses. Untuk penjelasan yang sama, prosedur untuk pengenalan Pendekatan oleh Proses penulis Rummler & Brache, 1995 diadopsi sebagai dasar metodologi, kerana ia menawarkan kemungkinan memperlakukan proses yang menekankan hubungan antara jabatan atau fungsi yang campur tangan dan Ia dapat disesuaikan dengan jenis entiti apa pun, sama ada produktif atau perkhidmatan.
Metodologi yang dicadangkan terdiri daripada empat peringkat. Pada peringkat pertama, analisis organisasi dijalankan dan petunjuk prestasi organisasi dirancang dan diukur. Pada peringkat kedua, diagnosis proses yang dipilih untuk analisis dilakukan, di mana ia dicirikan, petunjuk prestasi proses dinilai dan NISDE luaran dan dalaman proses penunjuk yang dicadangkan di Pusat Pengajian Teknik Pengurusan dikira (Alfonso, D. 2007). Pada tahap ketiga, berdasarkan jurang yang dikesan pada tahap Televisyen dan Monitor UEB dan proses yang dipilih, penyelesaian diproyeksikan dan prosesnya dirancang semula sedemikian rupa sehingga memberikan kontribusi terhadap objektif syarikat dan pemenuhan misinya.. Tahap keempat mengusulkan untuk menghuraikan dan melaksanakan rancangan penyelesaian yang diproyeksikan pada tahap sebelumnya,mengukur kesan penambahbaikan dan menilai kesan penambahbaikan proses terhadap prestasi entiti.
Jadual 1.1: Garis Besar Prosedur untuk memperkenalkan Pengurusan dengan Proses. (Sumber: Dibuat oleh pengarang)
| PERINGKAT | KORBAN | ALAT |
| I. Diagnosis entiti. | 1.1. Pilih dan latih pasukan kerja. | Kerja berpasukan
Latihan - Tindakan Semak senarai Matriks hubungan luar. |
| 1.2. Nyatakan elemen projek strategik. (Misi, Visi dan Objektif Strategik) | ||
| 1.3. Mendiagnosis tahap penerapan pendekatan proses dalam entiti. | ||
| 1.4. Tentukan dan menilai petunjuk prestasi entiti. | ||
| 1.5. Mewakili Peta Proses entiti. | ||
| II. Diagnosis Proses. | 2.1. Pilih dan ciri proses yang akan dianalisis. | Rantai nilai, Matriks hubungan luaran dan dalaman, Peta proses semasa,
Carta alir, Lembaran Proses, Kerja kumpulan. |
| 2.2. Mewakili Peta Proses (antara fungsi) proses yang akan dianalisis. | ||
| 2.3. Tentukan dan menilai petunjuk prestasi proses. | ||
| 2.4. Tentukan tahap integrasi luaran dan dalaman proses. | ||
| III. Merangka semula Proses. | 3.1. Putus hubungan atau peluang untuk penambahbaikan dikesan. | Kesan Sebab, Pokok Masalah, Peta Proses Penambahbaikan |
| 3.2. Cadangan untuk perubahan yang berkaitan dengan pemutusan atau peluang penambahbaikan dikesan. | ||
| 3.3. Kembangkan peta proses yang lebih baik. | ||
| IV. Pelaksanaan perubahan dan penilaian dan kawalan. | 4.1. Menyiapkan rancangan pelaksanaan dan melaksanakan perubahan. | Senarai semak, Matriks hubungan luaran dan dalaman, petunjuk prestasi. |
| 4.2. Pengukuran kesan penambahbaikan.
Menilai petunjuk proses. Tentukan NISDE luaran dan dalaman proses. Menilai petunjuk prestasi organisasi. Tentukan tahap penerapan pendekatan proses. |
||
| 4.3. Menilai peningkatan yang dikesan. |
Kriteria pemarkahan
- Tidak = 0 Kadang-kadang = 1 Selalunya = 2 Selalu = 3
Setelah mengisi senarai semak, data ditabulasikan dan hasilnya dianalisis.
Jadual 1.3 dicadangkan untuk mengumpulkan data.
Jadual 1.3: Penyusunan data dari senarai semak.
|
SIKAP / No. |
E1… Dalam |
| A1… An | Hasil permohonan |
Untuk menentukan tahap fokus mengikut proses, anda mesti menambah semua mata yang diberikan oleh pakar dan kemudian mengira skor sebenar sebagai peratusan skor maksimum. Di mana skor maksimum adalah 36 mata, diperoleh dengan mengalikan jumlah soalan yang membentuk senarai semak dengan 3.
Penggunaan paket statistik MINITAB versi 16.0 diusulkan untuk menunjukkan persetujuan antara pakar, berdasarkan pekali Kendall.
Tugas 1.4: Menentukan dan menilai petunjuk prestasi entiti.
Kemudian, pada tahap terakhir, mereka akan diukur lagi untuk menilai dampak tindakan yang telah diterapkan, yang akan berfungsi sebagai maklum balas terhadap Prosedur. Ini tidak bermaksud bahawa ini adalah indikator yang harus diukur, pasukan kerja akan mengambil kira petunjuk keberkesanan dan kecekapan yang dikendalikan oleh organisasi.
Jadual 1.4: Cadangan petunjuk prestasi prestasi organisasi untuk dinilai
| DEFINISI OPERASI | INDIKATOR |
|
Kecekapan dan keberkesanan |
Kos mengikut berat. |
| Pengeluaran. | |
| Pematuhan dengan Rancangan Pengeluaran. | |
| % Proses dan sub-proses yang didokumentasikan dalam Proses Pengeluaran. |
Tugas 1.5: Mewakili Peta Proses entiti.
Objektif: Untuk menunjukkan secara grafik hubungan antara proses syarikat.
Pada tahap ini, Peta Proses Umum disusun sebagai kaedah yang berkesan untuk memvisualisasikan proses di semua peringkat; diperintahkan oleh hierarki dan hubungan mereka.
Sekiranya entiti telah menyiapkannya, ia mesti dikaji dan disahkan bahawa terdapat kebetulan dalam cara aktiviti tersebut dijalankan. Sekiranya tidak, pasukan kerja yang bertugas menerapkan prosedur mesti mengubahnya mengikut kenyataan.
Untuk pengembangan alat ini, perlu diklasifikasikan proses dalam:
Strategik: Proses yang bertujuan untuk menentukan dan mengawal matlamat syarikat, dasar dan strateginya. Proses-proses ini dikendalikan secara langsung oleh pengurusan kanan secara keseluruhan.
Operasional: Proses yang bertujuan untuk melaksanakan tindakan yang memungkinkan pengembangan dasar dan strategi yang ditentukan untuk syarikat memberikan perkhidmatan kepada pelanggan. Proses-proses ini dilakukan oleh pengarah fungsional, yang mesti mendapat kerjasama dari pengarah lain dan pasukan manusia mereka.
Sokongan: Proses yang tidak berkaitan secara langsung dengan tindakan pengembangan dasar, tetapi prestasinya secara langsung mempengaruhi tahap proses operasi.
Setelah senarai proses dibuat oleh pasukan projek, ia mesti dikemukakan kepada dewan pengarah untuk disemak dan diluluskan.
Tahap II: Diagnosis Proses.
Objektif: Mencirikan objek aplikasi, menentukan parameter output, menilai petunjuk prestasi proses, memetakan proses ketika sedang berkembang, mengenal pasti cadangan dan membatasi elemen proses yang berkaitan dengan hubungan luaran dan dalaman dan masalah secara umum yang mengancam Integrasi.
Tugas 2.1: Memilih dan mencirikan proses yang akan dianalisis.
- Kumpulkan indikator yang digunakan dalam proses Rekodkan petunjuk yang dicadangkan oleh pakar Rekodkan indikator yang dicadangkan dalam literatur, berdasarkan kajian rujukan antarabangsa dan nasional Kurangkan senarai indikator Pilih indikator utama yang selaras dengan objektif proses.
Tugas 2.4: Menentukan Tahap Integrasi Luaran dan Dalaman Proses.
Di mana:
- Penilaian hubungan antara proses dan entiti luaran.
Penilaian hubungan antara proses vs. Entiti Luaran
Rij = Iij * Dij
Rij: Indeks kepentingan dan prestasi hubungan proses i dengan entiti luaran j.
Iij: Kepentingan hubungan antara proses i dan entiti luaran j.
Dij: Prestasi hubungan proses i dengan entiti luaran j.
- Pengiraan NISDE luaran.
Pengiraan NISDE luaran = 1-RC / RI Di mana:
RC: Hubungan Kritikal
RI: Hubungan Penting
- Pembinaan matriks hubungan dalaman.
| P1 | P2 | S3 | Pz | |
| P1 | ||||
| P2 | ||||
| S3 | ||||
| Pn |
- Penilaian hubungan antara proses dalaman Pengiraan NISDE dalaman.
NISDE Dalaman = 1-RC / RI Di mana:
Untuk menilai prestasi hubungan, dicadangkan melakukan wawancara dengan pegawai terlatih.
Reka Bentuk Proses Tahap III.
Tugas 3.1: Putus hubungan atau peluang peningkatan dikesan.
Jadual 1.6: Pengumpulan putus hubungan atau peluang peningkatan.
| PROSES / SUBPROSES | MASALAH | MENYEBABKAN | LAPORAN |
| B | Kelewatan dalam pemindahan… |
Dianjurkan untuk mengembangkan rajah Ishikawa, atau Cause-Effect Diagram, untuk menunjukkan secara grafik sebab-sebab yang menimbulkan masalah yang ditimbulkan.
Tugas ini dengan cara merangkum tahap sebelumnya dan akan dapat mendedahkan di mana terdapat jurang dalam proses semasa yang memberi kesan negatif terhadap kepuasan pengguna.
Tugas 3.2: Cadangan perubahan yang berkaitan dengan terputus hubungan yang dikesan.
Tugas 4.2: Pengukuran kesan penambahbaikan (Pemantauan dan Pengendalian)
Objektif: Menilai kesan penambahbaikan yang dicadangkan pada fasa sebelumnya
Petunjuk prestasi proses yang ditentukan dalam tugas 2.3 akan dinilai semula.
Objektif: Bandingkan hasil yang diperoleh di peringkat ini dengan hasil yang diperoleh di peringkat I dan nilai penambahbaikan.
Perbandingan nilai yang diperoleh dalam setiap indikator yang diukur akan dibuat, baik untuk Tahap Integrasi, kepuasan pengguna dan tingkat fokus per proses setelah peningkatan yang diusulkan untuk proses tersebut.
KESIMPULAN
- Sumbangan utama dari prosedur yang dirancang adalah untuk menyediakan syarikat dengan alat yang memungkinkan menentukan pemutusan atau peluang peningkatan yang mengintegrasikan analisis tingkah laku petunjuk prestasi entiti dan proses yang akan dikaji, serta hubungan dalaman dan luaran., yang memungkinkan analisis integratif dilakukan, menghasilkan tindakan yang menyumbang kepada pengelolaan proses yang lebih baik dan syarikat secara umum Prosedur untuk memperkenalkan Pengurusan dengan Proses, serta prosedur khusus yang dikembangkan untuk diagnosis proses yang akan dianalisis, peningkatan proses, gambaran grafik proses,Serta penentuan pemutusan atau peluang peningkatan dengan kemungkinan penyelesaiannya, ini merupakan instrumen metodologi yang berguna untuk peningkatan prestasi organisasi, melalui penyatuan alat untuk analisis, pengurusan, peningkatan dan pengendalian proses.
