Pengenalan
Kita semua tahu bahawa hari ini, maklumat, seperti perkembangan industri pada masa itu, telah menjadi elemen yang mampu merancang semula struktur ekonomi-sosial dunia semasa.
Di sisi lain, pengembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dipercepat telah mempengaruhi masyarakat ke tahap yang lebih rendah atau lebih besar, semua bidang masyarakat, mereka telah mengubah cara kita berhubungan dengan alam sekitar dan telah membuang teori dan konsep yang sepertinya tidak dapat disangkal. Begitu juga, globalisasi telah menyebabkan saling ketergantungan antara negara-negara yang berlainan di dunia yang mengarah pada penyatuan pasar, masyarakat dan budaya, melalui serangkaian transformasi sosial, ekonomi dan politik yang memberikan mereka watak global, bersama-sama mempengaruhi cara pengeluaran dan perkhidmatan, yang memberikannya watak yang semakin kompleks dan tidak stabil dengan kadar pertumbuhan yang tinggi dan kedalaman perubahan yang perlu dilakukan oleh Organisasi untuk menyesuaikan diri, berinovasi dan menjangka, atau ketinggalan.
Sering kali disebut mengenai nilai Pengetahuan Pengetahuan di syarikat dan organisasi sebagai sumber yang sangat diperlukan untuk mencapai kelebihan daya saing, meningkatkan kualiti dan kepuasan pelanggan, serta berfungsi di pasar internasional.
Syarikat membuat pelaburan besar dalam pembelian teknologi dan automasi proses, dengan objektif mudah untuk mengoptimumkan sistem yang digunakan, tetapi ini, seterusnya, adalah sebab mengapa, dalam banyak kesempatan, hasil Pengurusan Perniagaan mengecewakan Oleh kerana penerapan teknologi menghasilkan pangkalan data raksasa, sering dalam format yang berbeza, berkembang sebagai subsistem bebas dan memperbanyak usaha; Jumlah maklumat yang tersebar disimpan yang saling tumpang tindih dan sering kali tidak dapat menawarkan pandangan gabungan maklumat untuk membuat keputusan dalam pengurusan syarikat.
Itulah sebabnya penerapan teknologi mesti berorientasi pada proses perubahan evolusi dinamis, di mana perkara yang paling penting untuk dipertimbangkan adalah hasil yang mesti dicapai oleh syarikat di dalam dan di luar Organisasi, iaitu output sistem, sejak pintu masuk ke sana, mesti disesuaikan dengan perubahan keperluan syarikat itu sendiri.
Karya ini bertujuan untuk menginternalisasikan kepentingan organisasi Maklumat untuk Pengurusan Pengetahuan dan pembangunan Syarikat kami.
Maklumat
Sejak zaman kuno, maklumat bahawa kekuatan adalah kekuatan, tetapi perkembangan teknologi yang memberikan maklumat bersifat revolusioner pada zaman kita sejak ia menjadi monopoli beberapa orang untuk memperkaya kekayaan pengetahuan banyak orang.
Penggunaan teknologi telah memungkinkan untuk berkongsi sumber maklumat, memecahkan sempadan geografi dan mempercepat proses komunikasi, memupuk paradigma baru, tanpa mengira perbezaan kelas sosial atau bahasa.
Penggunaan teknologi baru dan terutamanya maklumat telah diletakkan, sebagai sumber, pada tahap yang lebih penting daripada aset tetap dan kewangan, kerana nilai yang terakhir ini juga dikondisikan oleh domain maklumat syarikat itu mempunyai mereka.
Begitu juga, jika kita memikirkan sumber manusia dan pengurusannya, kita tahu bahawa nilainya terletak pada pengumpulan maklumat yang diperoleh, diproses, digunakan secara individu atau bersama oleh mereka dan yang diubah menjadi pengetahuan eksplisit dimasukkan ke dalam fungsi kegiatan sosial.
Terdapat banyak definisi maklumat dan banyak percanggahan mengenai konsep Maklumat, Pengurusan Maklumat dan Pengurusan Pengetahuan, yang memerlukan kejelasan untuk menangani isu Organisasi Maklumat sebagai faktor penentu dalam Pengurusan Perniagaan.
Dapat dikatakan bahawa sekumpulan data yang berkaitan dalam konteks tertentu merupakan maklumat dan mempunyai makna atau makna, bahkan tanpa menjadi bagian dari pengetahuan tersembunyi atau eksplisit dari mana-mana individu atau entiti kolektif. Apabila maklumat ini berkaitan dengan aktiviti manusia tertentu, maka ia memperoleh nilai tertentu bergantung pada pemenuhannya dan kita memasukkannya ke dalam pengetahuan kita, yang mengubah pemikiran kita. Dengan cara yang sama, ketika kita menerapkan pengetahuan ini, perubahan dilakukan dalam tingkah laku kita terhadap aktiviti yang kita jalankan, yang dapat didefinisikan sebagai pengetahuan produktif.
Carlota Bustelo Ruesta dalam usaha untuk mendefinisikan Pengurusan Informasi menyebutnya sebagai… “kumpulan kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan, menyimpan dan, setelah itu, mengambil maklumat yang dihasilkan, diterima atau disimpan oleh organisasi mana pun di perkembangan aktiviti mereka ”2.
Ia juga menyatakan bahawa… "Di pusat pengurusan maklumat adalah pengurusan dokumentasi"
Pengurusan Maklumat jauh lebih komprehensif dan berkisar dari kajian dan pemantauan keperluan pengguna, hingga analisis, penyaringan dan penyampaian maklumat yang tepat pada masanya dan proaktif, yang mungkin dari pengetahuan kajian tersebut.
Ketiadaan konsep pasti dalam persekitaran ini, menunjukkan dengan sendirinya keperluan mendesak untuk dirawat, dianalisis dan diseragamkan untuk pemahaman yang lebih baik.
Ringkasnya, makna atau makna tidak sama dengan nilai, yang pertama mengungkapkan kewujudan konkrit sesuatu; yang kedua menunjukkan pentingnya keberadaan benda itu untuk entiti mana pun, ia merujuk kepada cara di mana makna itu tercermin dalam kesedaran.
Dalam analisis ini saya mendasarkan pendapat bahawa maklumat adalah pengumpulan data yang saling berkaitan yang mempunyai bentuk dan makna setiap saat tetapi nilainya ditentukan dari fakta bahawa ia dimiliki, disedari dan diubah menjadi pengetahuan oleh beberapa entiti.
Maklumat, yang diubah menjadi pengetahuan, disebarkan oleh pemiliknya atau diubah menjadi pengetahuan yang produktif, yang memberikannya nilai yang besar untuk membuat keputusan dalam pengurusan syarikat.
Dengan kata lain: dalam Pengurusan Perniagaan, maklumat tidak mempunyai nilai jika tidak dibuat dan diubah menjadi pengetahuan mengenai entiti, sedemikian rupa sehingga berlaku proses maklumat-pengetahuan-maklumat kitaran dan berulang.
Pengurusan Maklumat
Pengurusan Maklumat adalah aset tidak ketara yang merupakan pendahuluan kepada Pengetahuan Pengetahuan, yang difokuskan pada memfasilitasi dan mengurus maklumat yang berkaitan dengan subjek yang diminati, untuk dimakan dalam mana-mana medium, masa dan tempat.
Oleh itu, kita dapat mengatakan bahawa ini adalah tonggak kejayaan dalam organisasi.
Syarikat memerlukan maklumat untuk mengetahui penyata kewangan, keberkesanan produk mereka yang berada di pasaran, kos pengeluaran, keuntungan, dll. (Maklumat dalaman) dan maklumat mengenai persekitaran pasaran yang mengelilingi mereka, trend, pesaing, pelanggan, pembekal, peraturan, dll. (maklumat luaran) yang membolehkan mereka mengetahui dan memuaskan pelanggan mereka dengan kadar segera dan keberkesanan, dan kualiti, memastikan alasan mereka berada dan memperoleh kelebihan daya saing yang berterusan berbanding pesaing utama mereka di seluruh dunia.
Memiliki maklumat tidak menjadi masalah, kesukaran terletak pada kualiti maklumat, yang bermaksud kualiti, kebenaran, kebolehpercayaan, ketepatan, ketepatan masa dan kesesuaian maklumat akhir yang diperlukan syarikat untuk membuat keputusan.
Apa yang boleh mempengaruhi kualiti maklumat?
Pertama, ledakan produk maklumat dalam format yang berbeza yang diterbitkan setiap tahun memerlukan pengembangan kaedah dan teknik untuk mengenal pasti dan menilai sumber yang semakin tepat untuk memenuhi misi dan objektif syarikat.
Munculnya teknologi maklumat baru, sebagai aspek kedua, telah memfasilitasi proses pencarian dan pencarian maklumat, tetapi pada saat yang sama telah menghasilkan pertumbuhan yang tidak terhitung dalam industri pangkalan data, yang memerlukan proses pemilihan yang semakin kompleks. Sebagai faktor ketiga, kita mempunyai kemunculan Internet sebagai lompatan penting dalam penciptaan budaya maklumat baru yang, walaupun telah memungkinkan untuk memecahkan halangan geografi, membuang dan memperkenalkan maklumat, menyebabkan maklumat berkembang biak secara tidak terkawal,yang mesti melalui proses pemilihan yang kompleks dengan mempertimbangkan bahawa tidak semua yang diterbitkan mempunyai kualiti atau boleh dipercayai, jadi perlu untuk menguasai sumber untuk mengesahkan kebolehpercayaan dan kebenarannya dan lebih-lebih lagi jika ia dimanipulasi kerana salah maklumat (penggunaan maklumat dengan sengaja untuk memutarbelitkan persepsi realiti)
Semua ini mempengaruhi kualiti maklumat dan memerlukan banyak usaha untuk dapat mengubahnya menjadi maklumat berguna untuk pengembangan perniagaan.
Organisasi maklumat. Kesan terhadap Pengurusan Perniagaan
Faktor-faktor yang disebutkan di atas mendorong kita untuk mempertimbangkan pentingnya mengatur sejumlah besar maklumat yang dihasilkan setiap hari, disukai oleh penggunaan teknologi maklumat untuk mengubahnya menjadi pengetahuan.
Teknologi baru, dengan menawarkan akses ke semua jenis maklumat, dapat menjadi batasan bagi organisasi yang tidak dapat mengatur dan mengubah maklumat yang diperlukan menjadi penyelesaian masalah sebenar dan memperoleh manfaat nyata, dapat diakses dan bermanfaat daripadanya.
Pengalaman menunjukkan bahawa syarikat sering kekurangan maklumat yang diperlukan, dan / atau pada waktu yang tepat mereka memintanya. Terdapat banyak kesukaran yang mereka ada untuk mengekstrak pengetahuan dari pengumpulan data sistem maklumat mereka.
Ernesto Krawchik merujuk… “Kami telah melihat banyak syarikat dengan pusat data yang besar, pasukan besar dan ratusan profesional yang berdedikasi untuk memproses dan menyimpan maklumat. Maklumat dari beberapa syarikat ini mengingatkan kita pada almari pakaian remaja: ada segalanya di sana tetapi kita selalu melihatnya berpakaian sama. Dan itu bukan kerana pengabaian; adakah semasa anda membuka almari mustahil untuk mencari sesuatu di dalamnya. Maklumat ada, tetapi mereka tidak pernah dapat menggunakannya di mana, bagaimana dan kapan mereka memerlukannya ”3.
Baik teknologi canggih atau akses Internet, atau penciptaan Intranet dan Extranet dapat menyelesaikan masalah ini, jika tidak ada Pengurus Maklumat yang mampu mengenal pasti keperluan penggunanya serta menyaring dan mengatur maklumat dalam media apa pun. yang memudahkan akses kepadanya oleh mereka.
Hari ini, alat komputer sedang dikembangkan untuk organisasi dan penyatuan kandungan.
Antara yang memberi kesan besar pada organisasi maklumat kerana kesannya terhadap pengambilan keputusan dalam Organisasi adalah:
- Gudang data (gudang data) Perlombongan data (perlombongan data) Sistem Pengurusan Maklumat berdasarkan aplikasi protokol Z3950.
Gudang Data, menurut beberapa sumber yang dikonsultasikan, muncul untuk menawarkan penyelesaian lengkap dalam pengelolaan, organisasi dan lokasi informasi kerana ia berjaya menyatukan maklumat yang ada dari sumber atau pangkalan data yang berbeza, yang memungkinkan maklumat bergerak dengan transformasi yang diperlukan dari sumber-sumber ini, menghasilkan maklumat korporat yang berkualiti, dengan kos yang lebih rendah dan fleksibiliti yang lebih besar dalam menghadapi persekitaran.
Perlombongan Data, untuk bahagiannya, adalah alat lain untuk organisasi dan penyatuan maklumat dalam proses lokasi dan pemulihan, menurut para pembelanya, ia menjamin bahawa ia betul, pada waktu yang tepat dan dalam format yang sesuai, sehingga mereka mendefinisikan sebagai proses yang dioptimumkan dan antara antara maklumat dan membuat keputusan.
Aplikasi Z3950 di bidang perpustakaan dan pusat informasi dan dokumentasi, memungkinkan untuk melakukan pencarian serentak dari beberapa pangkalan data, yang menggunakan satu muka pengguna memungkinkan maklumat diambil, dipesan, dan direkodkan data. bibliografi.
Dalam persekitaran semasa, sistem pengurusan maklumat baru mesti berputar di sekitar organisasi dan integrasi yang sama, sehingga menyumbang kepada pengurangan kesan negatif dari perkembangan teknologi yang dipercepat, ledakan maklumat, dan juga perubahan sosial, politik dan ekonomi yang berterusan yang berlaku pada skala keseluruhan masyarakat. Memiliki organisasi maklumat yang mencukupi bukan hanya dapat menjimatkan masa dan usaha, tetapi dalam proses Pengelolaan Bisnis, informasi tersebut memberikan informasi tepat pada masanya untuk pengambilan keputusan yang memadai.
Kaedah teknologi lain yang sangat berguna adalah rangkaian tempatan atau Intranet korporat dan Ekstranet, yang, walaupun mereka berhasrat untuk menyampaikan secara grafik dan menarik maklumat yang diperlukan dari dan untuk Organisasi yang menjadi milik mereka, berhenti memenuhi peranan mereka, jika maklumat tersebut dinyatakan Walaupun terkini, ia tidak disusun dengan cara yang memudahkan akses ke sana.
Menurut Dr. Dolores Vizcaya… "Organisasi maklumat terdiri daripada struktur formal yang, sebagai hasil dari pemboleh ubah yang dianalisis, menyediakan, menentukan dan mengkoordinasi berbagai tahap kitaran hidup maklumat untuk memenuhi objektif sistem ”4
Ini dapat ditambahkan bahawa: Pada masa ini, penerapan alat komputer memerlukan sistem informasi yang teratur yang memungkinkan visi tingkah laku masa depan yang paling mungkin, yang mempengaruhi persiapan organisasi yang berterusan dalam persekitaran perubahan yang kerap.
Adalah penting bahawa sistem maklumat organisasi mengembangkan strategi yang menjamin:
- Organisasi dan penyatuan data yang membolehkan maklumat mengalir ketika dihasilkan Penyimpanan dan pengambilan maklumat menggunakan bahasa terkawal yang diketahui oleh pengguna Mengakses sumber maklumat sintetik atau lengkap, boleh dipercayai, tepat atau lengkap mengikut apa sahaja keperluan dan kerahsiaan jika diperlukan Mempunyai syarat untuk mengukur hasil dari data, maklumat dan pengetahuan di dalam dan di luar organisasi Mempunyai maklumat, baik kepada pengurus untuk membuat keputusan dan semua pihak tahap yang berprestasi dalam pembangunan Organisasi dan memerlukannya. Mendapat pengetahuan tentang realiti yang memungkinkan untuk bertindak dengan keselamatan yang tinggi. Mempunyai keupayaan untuk memindahkan maklumat dengan cepat dan cekap.Memendekkan masa dalam merancang projek. Mengoptimumkan proses, meningkatkan produktiviti. Menggunakan lebih banyak sumber yang ada dalam organisasi.
Semua ini menunjukkan bahawa sistem maklumat institusi mesti disusun, diedarkan dan serentak, yang dapat disebut sebagai sistem maklumat yang tidak terpisahkan.
Kepentingan organisasi maklumat untuk syarikat Kuba.
Globalisasi ekonomi, bersama dengan globalisasi maklumat, menghalang pemerataan antara negara. Negara-negara membangun mempunyai kelemahan besar dari segi pengembangan teknologi, tetapi ini tidak boleh menjadi batasan untuk menyatakan pembangunan sebuah negara dan Cuba adalah contohnya.
Pada akhirnya, bukan media, tetapi informasi terpilih, halus dan teratur yang, menggunakan cara teknologi, diletakkan sesuai dengan objektif dan strategi setiap syarikat, mengatasi kesulitan dan sekatan yang dikenakan oleh proses globalisasi.
Ini adalah nilai strategik untuk memiliki maklumat yang teratur dari proses pemilihan pertama hingga pemulihannya dan menyiapkan profesional kami berdasarkan visi sistemik semua proses yang wujud dalam Pengurusan Maklumat.
Di perusahaan negara Kuba, sistem Peningkatan Usaha telah diperluas, basis umum yang menjadi panduan dan instrumen pengurusan sehingga organisasi bisnis dapat melakukan transformasi yang diperlukan dengan tujuan menetapkan kebijakan, prinsip dan prosedur yang mendorong pengembangan. inisiatif dan kreativiti untuk mencapai kecekapan dan keberkesanan maksimum dan daya saing dalam pengurusannya.
Semua langkah-langkah organisasi yang boleh diterima pakai, harus menjaga integrasi yang diperlukan. Syarikat adalah sistem, yang mesti bertindak secara keseluruhan.
Business Improvement adalah proses penambahbaikan berterusan yang seharusnya membawa kepada maklumat yang dihasilkan bersama-sama dengan inovasi dan pengurusan teknologi, yang menyumbang kepada kejayaan pengurusan syarikat kami.
Maklumat yang teratur mesti ada, sebagai elemen asas, dalam merancang strategi inovasi teknologi dan dalam tindakan yang berasal daripadanya.
Sistem Maklumat yang berkualiti tidak dapat difahami sekiranya tidak mempertimbangkan penyusunan maklumat di antara petunjuknya.
Dalam kerangka ini, sistem pencarian dan pemulihan akan selalu efektif dan efisien dalam Pengelolaan Bisnis, sesuai dengan kehendak dan ciri sistem di mana ia dimasukkan.
"Beberapa kelebihan daya saing yang dihasilkan yang menguntungkan semua organisasi adalah:
- Kenaikan tahap kepuasan pelanggan Kenaikan kadar pertumbuhan penawaran / permintaan Kenaikan bahagian pasaran Pengurangan kos untuk perkhidmatan dan produk Kenaikan kadar pekerja berpuas hati Peningkatan kuantitatif / kualitatif dalam komunikasi Ketinggian tahap impak mengikut produk Peningkatan indeks motivasi Pertumbuhan asas pengetahuan Pengurangan masa tindak balas terhadap permintaan
Di Cuba, kita mempunyai "Persatuan Nasional Inovator dan Rasionalisator" yang, secara tidak langsung, menyatukan semua lapisan masyarakat dalam mencari jalan keluar untuk mengatasi masalah, ini memaksa kita untuk mempertimbangkan kembali bagaimana organisasi maklumat yang baik dapat membantu dalam pengembangan potensi manusia dan daya saing syarikat kami.
Untuk semua yang disebutkan di atas, di syarikat dan institusi kita mesti memberi semua kepentingan bahawa organisasi maklumat layak dan menegaskan diri kita dalam idea bahawa di mana sahaja ia dihasilkan, ia memerlukan Pengurus Maklumat untuk menyerahkannya kepada rawatan yang diperlukan untuk menjadikannya relevan, dapat diasimilasi dan dapat diakses.
Tindak balas yang proaktif dan pantas untuk menempatkan syarikat kami di pasaran nasional atau antarabangsa dan memperoleh kejayaan dalam kepuasan pelanggan hanya mungkin, mengembangkan strategi Pengurusan Maklumat dan organisasi, yang prosesnya harus diseragamkan kerana ia merupakan faktor faktor penentu dalam Kecemerlangan Perniagaan.
Kesimpulannya
Dalam masyarakat maklumat baru di mana kita tinggal, Pengurusan Pengetahuan dan
Maklumat mempunyai nilai yang tinggi untuk syarikat dan organisasi.
Mereka diterima secara bulat sebagai sumber yang sangat diperlukan untuk meningkatkan daya saing pekerja, meningkatkan kualiti perkhidmatan dan kepuasan pelanggan.
Sebagai akibat yang logik, organisasi membuat pelaburan besar dalam pembelian teknologi dan automasi proses, yang memudahkan akses kepada maklumat dan seterusnya menimbulkan masalah lain yang menurunkan kualitinya: ketepuan maklumat, di antaranya kita dapati maklumat berharga tetapi juga boleh guna, maklumat yang tidak boleh dipercayai atau tidak selamat, tidak berkaitan dengan pemulihan dan banyak lagi yang lain.
Untuk menyelesaikan masalah-masalah ini yang ditingkatkan oleh perkembangan teknologi, sangat penting syarikat merancang strategi yang menjamin penggunaan alat komputer yang memihak kepada organisasi dan penyatuan maklumat, dalaman dan luaran, yang akan membolehkan syarikat kami memperoleh maklumat tersebut Tepat dan berkualiti pada waktu, bentuk dan tempat yang mereka perlukan.
Sistem maklumat yang teratur menjamin daya saing Organisasi kita, menyokong peningkatan perniagaan di negara kita dan menyumbang kepada inovasi dan pengurusan teknologi, untuk menjadi Pengurusan Perniagaan yang berjaya.
Bibliografi
- Ramírez F. Penjanaan nilai dari pentadbiran Pengetahuan. UNAM; 2002 [Terdapat di: Bustelo C, Amarilla R. Pengurusan Pengetahuan dan Pengurusan Maklumat. Buletin Institut Warisan Sejarah Andalusia; 2001 VIII (34): 226-230 Krawchik E. Maklumat? Maklumat apa ?. Pemimpin alaf ketiga; 2002.Vizcaya A. Organisasi maklumat. Havana: D. Maklumat. Pemprosesan kandungan. Rosario: Paradigma Baru; 1997. hlm.163-188.
