Penerangan mengenai kedudukan setiausaha dalam organisasi.
A.- Pengenalan
Nama Pekerjaan: Setiausaha.
Bilangan orang yang memegang jawatan: 1.
Jawatan Ketua Langsung: Pengurus Besar.
B.- Ringkasan kedudukan
Bekerjasama dengan Pengurus Besar di kawasan pentadbiran, bertanggungjawab terhadap dokumentasi syarikat dan perhatian orang ramai, melakukan ini pada hari kerja.
C.- Aktiviti berkala
• Ambil nota atau catatan petunjuk yang diberikan oleh atasan anda.
• Sediakan surat, sijil dan dokumen lain.
• Terima dokumentasi yang sampai ke syarikat.
• Melayan orang ramai, secara peribadi atau melalui telefon (Majlis-Faks).
D.- Keperluan keupayaan dan kemampuan mental
Anda mesti mempunyai kemampuan untuk merancang aktiviti anda, disertai dengan kemahiran dalam pengiraan berangka, bahasa yang baik dan perkembangan yang memadai.
E.- Keperluan fizikal
Anda mesti mendapat perhatian pendengaran dan visual, biasanya duduk dan berjalan di dalam pejabat untuk mengangkut dokumen semasa bekerja seharian.
F.- Keadaan persekitaran
Kerja ini dilakukan di pejabat, dengan suhu yang mencukupi, kelembapan semula jadi, ciri kebersihan biasa, pencahayaan yang sesuai dan struktur yang baik.
G.- Risiko Fizikal
Risiko di syarikat disebabkan oleh kemalangan di tempat kerja, seperti perabot jatuh, kerusi, meja, dan lain-lain; yang boleh menyebabkan lebam di mana-mana bahagian badan.
H.- Kemahiran manual
Pengetahuan yang diperlukan oleh jawatan adalah berikut:
Bahasa Inggeris.
Pengajian tinggi: Universiti dan / atau Teknikal.
Tajuk: Sekretariat Eksekutif Dwibahasa atau Sekretariat Pengurusan.
Kajian pelengkap: Pengkomputeran dan pentadbiran.
Pengalaman: mempunyai sekurang-kurangnya 6 bulan pengalaman dalam kedudukan yang serupa, dan kemudian dapat menyelesaikan kursus latihan lanjutan.
I.- Tanggungjawab terhadap keputusan
Tanggungjawab keputusan Setiausaha adalah pentadbiran.
J.- Tanggungjawab untuk penyeliaan
Pegawai yang mengawasi Setiausaha adalah Pembantu Pembersih dan / atau Pengasuh.
K.- Tanggungjawab untuk hubungan peribadi
Dengan Pengurus Besar syarikat dan pelanggan.
L.- Tanggungjawab terhadap ketepatan
Kesalahan dalam pengembangan pekerjaan mereka boleh mempengaruhi kestabilan syarikat.
