Maklum balas adalah aktiviti yang boleh menjadi alat penambahbaikan yang sangat penting, bahkan kelebihan daya saing, namun penggunaannya telah dilupakan oleh banyak organisasi dan tujuan sebenarnya telah disalahartikan oleh orang lain kerana penyalahgunaannya.
Makna asal maklum balas adalah untuk berkongsi dengan seseorang atau sekumpulan mereka, cadangan, kebimbangan dan pemerhatian yang dikenal pasti dalam beberapa tindakan atau proses untuk meningkatkan fungsinya. Itulah sebabnya apa yang disebut "maklum balas" sangat baik untuk menghilangkan kesilapan, kegagalan dan keburukan dalam pasukan kerja, orang dan seluruh organisasi.
Walaupun begitu, banyak syarikat telah mengetepikan amalan amalan ini. Mereka tidak mempunyai kebiasaan untuk mengkaji dan menganalisa cara mereka bekerja. Sama ada kerana mereka tidak berhadapan dengan rakan mereka; Mereka memiliki pengalaman negatif dengan implementasi maklum balas yang salah atau hanya kerana mereka tidak meluangkan masa untuk melakukannya. Di institusi-institusi ini, kebiasaan kesalahan yang sama berulang, sama ada oleh orang yang sama atau oleh orang lain.
Kami juga mendapati bahawa segala sesuatu selalu dilakukan dengan cara yang sama, tetapi bukan kerana mereka mempunyai sistem operasi yang berkesan, tetapi kerana mereka tidak mempunyai inovasi. Dalam kes-kes ini, kurangnya komunikasi dan ketegasan menjadi tali sawat seperti bagasi lapangan terbang, tetapi bukan beg pakaian yang melintas di depan kita dari semasa ke semasa, apa yang muncul kembali adalah kesalahan dan amalan buruk yang sama.
Sebaliknya, ada syarikat yang mempraktikkan maklum balas, tetapi penggunaan instrumen komunikasi yang salah menjadikannya kehilangan keberkesanannya dan dengannya kemungkinan menjadi organisasi pintar sejati, di mana pembelajaran berterusan membolehkan mereka mengembangkan pelaksanaan yang lebih baik, mengurangkan kos, meningkatkan keberkesanan, berinovasi, mengembangkan pasukan berprestasi tinggi, dll.
Sangat mudah untuk mengenal pasti apakah makna asal maklum balas telah diputarbelitkan dalam organisasi kita. Sebagai contoh, jika anda berkomunikasi bahawa akan ada pertemuan untuk memberi maklum balas, apa yang anda fikirkan secara automatik adalah soalan negatif, maka kami berada di landasan yang salah. Dengan berfikir secara negatif saya bermaksud jenis hubungan mental berikut mengenai maklum balas: "mereka akan mendapat perhatian saya", "mereka hanya akan mengkritik kerja dan prestasi saya"; "Masa untuk penyiksaan dan keluhan datang"; "Ini adalah masa balas dendam", "Saya harus mendengarkan nasihat papa atau lelaki yang sempurna"; dan lain-lain. Sangat memalukan bahawa proses yang dapat memperkaya dan membantu dalam menjana pembelajaran dan meningkatkan produktiviti menjadi sakit kepala atau ruang untuk memperbaiki atau mengkritik prestasi orang lain.
Walau bagaimanapun, tidak semuanya hilang, kita dapat memperoleh semula maklum balas sebenar dan dengan itu kelebihan yang dapat diberikan kepada orang, pasukan atau seluruh organisasi kita. Apabila kita belajar memberi dan menerima maklum balas secara profesional, kita membuka kemungkinan peningkatan dan kita dapat mencipta kelebihan daya saing yang hebat di syarikat kita.
Ingatlah bahawa hari ini salah satu kebaikan syarikat yang berjaya adalah dengan sistematiskan proses pembelajaran mereka dan untuk mendapatkannya, kita perlu memanfaatkan kejayaan dan kesilapan kita. Apabila kita menjalankan aktiviti yang relevan atau menyelesaikan satu kitaran atau proses, penting untuk menganalisis apa yang telah kita lakukan dengan baik, apa yang dapat kita perbaiki dan apa yang harus kita cegah agar tidak terjadi lagi, serta mengenal pasti apa yang menyebabkan perkara sebelumnya. Inilah inti dan tujuan maklum balas, apabila kita tidak melakukannya atau menerimanya dengan sikap proaktif, pasti apa yang akan menjadi akibat negatif.
Di antara mereka, salah satu yang paling biasa adalah bahawa hubungan profesional rosak dan kepercayaan di antara rakan sekerja yang mengambil bahagian dalam masa "retro" berkurang.
10 idea praktikal untuk mempunyai maklum balas yang berkesan dalam syarikat
Oleh itu, mari kita lihat sepuluh perkara praktikal yang boleh berguna bagi kita untuk memanfaatkan sepenuhnya proses maklum balas dalam organisasi kita.
1. Memberi maklum balas harus menjadi proses yang kerap
Ingat bahawa tujuan utamanya adalah untuk menghasilkan pembelajaran dan peningkatan. Malangnya, sebilangan organisasi hanya mengadakan sesi maklum balas setiap enam bulan atau dalam penilaian prestasi tahunan. Bayangkan pemain tenis atau pemain golf yang jurulatihnya hanya memberitahu anda apa yang perlu ditingkatkan sekali atau dua kali setahun. Ia akan sangat mengerikan kerana pada masa itu dia pasti sudah kehilangan banyak kejohanan. Anda harus mendapat maklum balas selepas setiap kejohanan atau bahkan semasa berlangsung. Dengan cara ini anda dapat membetulkan tepat pada masanya dan meningkatkan hasil anda dengan segera. Di syarikat adalah mudah untuk melakukan perkara yang sama.
2. Maklum balas mestilah sesuatu yang sistematis atau ditetapkan sebagai norma
Penting untuk memasukkan sesi maklum balas sebagai bahagian rasmi dari sebarang proses. Dalam projek pendek, disarankan untuk melakukannya setelah selesai dan dalam proses yang lebih lama, disarankan untuk menjadualkan beberapa sesi, sehingga kesalahan dapat diperbaiki dan kejayaan dapat dimodalkan sepanjang perjalanan.
3. Maklum balas bukan perbahasan
Ini adalah titik yang umumnya dilupakan dan mengubah sesi maklum balas menjadi pertempuran jalan cerita yang sebenar. Apabila seseorang memberi kami maklum balas, yang harus kita lakukan hanyalah mendengar, menulis dan memutuskan apa yang akan kita ambil untuk pertumbuhan kita dan idea apa yang akan kita buang. Sesi ini bukan untuk menjelaskan atau membenarkan diri kita sendiri. Sesi kerja dan analisis adalah untuk membincangkan perkara, sesi maklum balas tidak.
4. Semasa memberi maklum balas, kita mesti bergantung pada fakta
Untuk mengekalkan objektiviti, kita perlu menjelaskan apa yang berlaku, bukan tafsiran dan pendapat kita mengenainya. Periksa sebelum bercakap jika anda disokong oleh andaian atau peristiwa yang dapat disahkan. Mari kita ingat bahawa orang berfikir berdasarkan tafsiran kita dan kehilangan objektiviti. Untuk mengelakkan ini, kita mesti memberi komen mengenai fakta. Cara termudah untuk melakukan ini adalah dengan menerangkan apa yang berlaku dan memetik contoh-contoh tertentu.
5. Proses yang ideal adalah bersemuka
Walaupun sekarang teknologi membolehkan kita mengadakan sesi jarak jauh, perkara yang ideal adalah mengadakan pertemuan ini secara langsung untuk berkongsi maklumat dengan melihat orang lain. Kesalahan yang biasa dilakukan ialah bercakap dengan melihat siling, lantai, tingkap, dll. Itu memutuskan kepercayaan dan mengurangkan keberkesanan proses. Sekiranya anda akan melakukannya dari jauh, disarankan untuk menggunakan sistem video agar dapat melihat sistem audio yang lain dan tidak hanya.
6. Beri maklum balas mengenai perkara yang boleh diubah oleh orang lain
Ideanya adalah untuk menghasilkan pembelajaran dan penambahbaikan, dengan alasan yang sama fokus perbincangan mesti beralih pada situasi di mana orang tersebut di atas mempunyai kemungkinan untuk mengubah suai.
7. Ia mesti diberikan mengenai siapa yang hadir
Walaupun ini jelas, sebilangan orang mengelirukan maklum balas dengan bercakap mengenai ketidakhadiran. Ini bukan maklum balas, itu adalah gosip. Bolehkah seseorang mengubah tindakan mereka mengenai sesuatu yang belum mereka komen? Maklum balas harus diberikan kepada orang yang terlibat.
8. Ia mesti tepat pada masanya
Ini bermaksud bahawa kita tidak boleh membiarkan terlalu banyak masa berlalu. Tidak ada gunanya memberi "retro" mengenai sesuatu yang berlaku dua bulan lalu. Ia harus segera dilakukan agar semua orang ingat apa yang telah diperkatakan dan dapat memperbaikinya dengan cepat.
9. Kita perlu melakukannya dengan niat untuk menolong, bukan menghukum
Sebelum memberi maklum balas, kita mesti menuliskan pada helaian perkara yang akan kita bahas; kenal pasti fakta yang akan kita petik dan sahkan bahawa niat kita bukan untuk mengejek, membalas dendam atau menghukum yang lain. Sekiranya kita melakukannya, bukan sahaja pertemuan itu tidak akan berkesan, tetapi kita juga akan memutarbelitkan makna apa-apa maklum balas yang kita berikan kemudian, kerana berita akan menyebar bahawa kita melakukannya untuk membahayakan, bukan untuk membantu.
10. Masukkan maklum balas ke dalam proses penambahbaikan berterusan
Mari gunakan maklum balas sebagai tindakan biasa dalam proses penambahbaikan kami, baik secara peribadi dan kumpulan. Ingatlah bahawa bukan sahaja kita dapat memberi maklum balas, kita juga harus menerimanya. Ini menunjukkan kerendahan hati dan sikap pelajar. Kita mungkin tidak menyukai apa yang kita dengar, tetapi pasti itu yang mesti kita dengar.
Perkara-perkara sebelumnya adalah idea-idea yang dapat meningkatkan keberkesanan proses-proses ini, tetapi bahagian yang relevan muncul tepat setelahnya dan terdiri daripada melakukan usaha untuk mempraktikkan apa yang telah kita dengar dan membantu mereka yang memberi maklum balas untuk bertindak menghadapi cabaran mereka sendiri. Pada akhirnya, apa yang kita cari adalah mencapai tahap pelaksanaan dan hasil yang lebih baik.
