Yang tidak boleh kita abaikan!
Adakah fungsi asas atau mekanisme asas yang tidak dapat diabaikan dalam kawalan?
Telah menyatakan, tentu saja jauh sebelum pengumuman Resolusi 297/03 Kementerian Kewangan dan Harga, bahwa dalam Kongres V Parti Komunis Kuba, antara lain, dinyatakan "Bahwa dalam keadaan baru di mana ia beroperasi ekonomi, dengan tahap desentralisasi yang lebih besar dan lebih berkaitan dengan tuntutan persaingan antarabangsa, kawalan aktiviti ekonomi yang tepat pada masanya dan berkesan adalah mustahak untuk pengurusan di mana-mana peringkat… "
Walaupun istilah ini sangat jelas, kerana pada dasarnya ia berjaya membawa orang ke pengetahuan dan menganggap pihak pegawai dan pemimpin kita, bukan hanya mekanisme persaingan yang semakin meningkat dalam konteks antarabangsa, tetapi kepada keperluan bahawa kita semua harus menginternalisasi masalah pengendalian, untuk mencapai pencegahan yang lebih efektif dan berkelanjutan, sebagai ruang tunggu bahawa Resolusi yang disebutkan di atas tepat bergema dan menjadi panduan.
Tetapi, pada pendapat saya, adalah perlu untuk menginternalisasikan aspek yang nampaknya penting bagi kita untuk tujuan tersebut, kerana jika pemimpin kita pada tahap pengurusan yang berbeza tidak dapat memahami keperluan penting untuk pengetahuan, penerapan dan kawalan fungsi-fungsi asas yang disebut kawalan dalaman, ini membawa kepada keretakan yang masih ada dan yang mesti kita selesaikan dengan segera.
Untuk itu, kita harus melakukannya melalui perbandingan dengan objektif anggaran.
Dengan cara ini kita dapat berada di hadapan dua aspek yang paling kontroversial, dalam penerapan alternatif yang mendorong entiti kita mematuhi mekanisme pengurusan mereka, dapat mengembangkan dan mengikuti strategi terbaik dalam ekonomi, kecekapan dan keberkesanannya.
Fungsi asas kawalan Dalaman:
Fungsi Pertama: Merancang
Ini terdiri dari pemilihan objektif, kebijakan, program dan prosedur yang sesuai dengan pemenuhan objektif entitas, untuk mencapainya, baik untuk entitas secara keseluruhan atau untuk beberapa unit organisasi daripadanya.
Perancangan menetapkan tujuan yang akan dicapai di masa depan dan keadaan di mana ia mesti dicapai, menjadikannya keputusan tentang masa depan dan bukan ramalan masa depan.
Semua perkara di atas, menunjukkan kepada kita bahawa jika entiti tidak mengambil kira aspek-aspek ini, bagaimana kita dapat memenuhi syarat-syarat yang mana entiti itu ditubuhkan, bagaimana kita dapat menginternalisasikan fungsi-fungsi hari ini, jika kita kekurangan titik permulaan yang berinformasi, yang memberitahu kita apa yang harus dilakukan, dengan siapa, bagaimana, di mana, untuk apa, dll.
Fungsi Kedua: Organisasi.
Ini merangkumi penentuan dan penghitungan aktiviti yang diperlukan untuk memenuhi objektif yang dirancang, pengelompokan kegiatan ini dan penugasan tanggungjawab untuk pelaksanaannya kepada unit organisasi atau elemen entiti, yang memberikan kepadanya wewenang yang diperlukan untuk menyelesaikan aktiviti yang dirancang..
Secara umum, dapat dinyatakan bahwa fungsi ini sesuai dengan penciptaan Struktur Organisasi dengan penugasan tanggung jawab dan pemberian wewenang yang sesuai, oleh itu, Struktur Organisasi tidak menjadi tujuannya sendiri, tetapi alat atau kaedah untuk mencapai matlamat yang dirancang.
Tahap Pengurusan tertinggi memberikan tanggungjawab dan menyerahkan kewibawaan kepada peringkat komando bawahan, tetapi oleh kerana tanggungjawab tersebut tidak dapat dilimpahkan, maka Pengurusan tertinggi akan selalu bertanggungjawab atas hasil aktiviti entiti yang diarahkannya.
Ini menunjukkan bahawa sangat sedikit yang akan dicapai sebagai hasil daripada aktiviti tertentu, jika kita tidak mencapai tahap organisasi yang mencukupi daripada yang dirancang sebelumnya.
Ia seperti melakukan tanpa mempertimbangkan terlebih dahulu apa yang kita buat sebagai entiti, atau mungkin melakukan, tanpa mengambil kira pengetahuan berkesan mengenai prestasi kita dan itulah sebabnya sebahagian atau mungkin semua yang kita lakukan pada hari itu hilang, kerana Dia tidak memenuhi peranan yang diinginkan, atau juga mengubah visi kita untuk memenuhi semua yang diperintahkan atau diberikan kepada kita, tanpa menyedari bahawa itu semua yang merosakkan tujuan korporat kita; yang terkenal "dengan segala kos dan dengan semua kos"
Juga penting untuk diingat bahawa mana-mana aktiviti yang kita jalankan mesti menjaga ketertiban yang paling memadai, jika tidak, kita boleh melakukan dua kali lebih banyak perkara yang sama, atau orang yang sama mempunyai fungsi yang sama, dan hanya ini yang akan dicapai bersekongkol dengan ekonomi dan kecekapan entiti.
Tetapi juga kecekapan, kerana mengatur juga mengetahui apa yang kita lakukan, untuk siapa kita melakukannya, pada masa apa kita melakukannya; jika tidak ia tamat atau hanya apa yang kita lakukan tidak berguna.
Fungsi Ketiga: Arah
Ini termasuk bimbingan dan pengawasan pelaksanaan bawahan dan walaupun merupakan konsep yang sangat sederhana, kaedah pengurusan tertentu yang digunakan dapat memiliki kerumitan atau variasi yang luar biasa, bergantung pada tradisi, sejarah, dan objektif entiti. dan dasar dan pada dasarnya ciri-ciri orang yang menjalankan fungsi pengurusan, terutamanya tahap teknikal, pengalaman mereka, tahap pengemaskinian mereka, dll.
Ini bererti bahawa sangat penting setiap saat untuk dapat memimpin, kita mesti mengambil kira dua fungsi sebelumnya, iaitu merancang dan mengatur, jika tidak, kebetulan pada kita bahawa kita hanya berkesan mengatakannya, tetapi sangat sedikit dalam melakukannya sambil mengekalkan garis arah yang betul, bukan hanya dalam landasannya, tetapi juga cara kita melakukannya, sehingga kita membimbingnya.
Mungkin setiap hari dapat dilihat di mana-mana entiti, bahawa pemimpin memberitahu sekumpulan tugas yang akan dijalankan, atau cara aktiviti tertentu akan diperiksa; tetapi berkali-kali ini dilakukan tanpa mengambil kira cara kita mengatakannya, kepada siapa kita memaklumkannya dan bahkan tempoh di mana kita akan menilainya; yang membawa bahawa kerja itu dapat dilakukan, tetapi kita tidak mencapai tahap kepunyaan yang diperlukan oleh aktiviti tersebut, yang menyebabkannya tidak berminat, kebosanan, dan bahkan tidak percaya kerana ia hanya dianggap dan tidak diinternalisasi oleh pemangku pekerja atau pegawai.
Atas sebab ini, komunikasi, antara aspek lain, memainkan peranan penting dalam keberhasilan pemenuhan pesanan tertentu atau pemeriksaan yang dilakukan, kerana dalam kedua aspek itu membuat orang yang bertindak menginternalisasi masalah dan berjaya merasakan sebahagian daripada apa yang akan mereka lakukan, dan ini mengandaikan demikian juga berbagai bentuk yang ada untuk melaporkan atau menyampaikan sesuatu, iaitu bentuk menaik, menurun atau melintang, dalam entiti dan kumpulan pekerja itu sendiri.
Sama pentingnya pemimpin itu tidak melaporkan apa yang berlaku kepadanya atau yang diperlukan untuknya pada waktu itu, jika tidak, dia dengan mudah boleh membuat keputusan untuk apa yang sesuai untuknya dan bukan apa yang dibayar kepada seluruh kumpulan.
Seorang pemimpin mungkin sangat memerlukan sesuatu yang dapat dicapai, tetapi jika ia melanggar beberapa peruntukan undang-undang atau yang lain yang telah direncanakan sebelumnya, maka dia akan jatuh ke dalam pelanggaran yang tidak dapat dimaafkan, kerana dia mengarahkan dengan sengaja atau hanya keputusan sesekali, dan bukan oleh objektif atau nilai, apa yang akan merosakkan konsepnya sendiri untuk apa yang dinamakannya, dan bahkan syaratnya mungkin sebelumnya diterima dengan persetujuan oleh kumpulan itu.
Fungsi Keempat: Kawalan
Ini terdiri dari mencatat dan menilai pelaksanaan kegiatan entitas secara sistematik, mengetahui penyimpangan berkenaan dengan rancangan, projek, anggaran, peraturan atau peraturan untuk menentukan langkah-langkah pembetulan yang sesuai, menjamin pelaksanaannya dan pembetulan penyimpangan..
Secara sederhana, dapat dinyatakan bahawa kawalan terdiri daripada membandingkan pelaksanaan sebenarnya dengan yang diharapkan, menentukan penyimpangan dan melaksanakan langkah-langkah yang diperlukan untuk membetulkannya.
Dilihat dalam konteks konsepsi kawalan dalaman yang baru, kita dapat mengatakan bahawa memenuhi objektif kebolehpercayaan maklumat; kecekapan dan keberkesanan operasi; kepatuhan terhadap undang-undang, peraturan dan kebijakan yang ditetapkan serta kawalan sumber-sumber dari segala jenis, tersedia untuk entiti, apa yang membuat kita hadir tepat pada konsep keamanan kawalan dalaman yang wajar.
Dengan cara yang sama kita mempunyai tanggungjawab di atas segalanya dengan tenaga kerja kita, kawalan itu mesti dilakukan terlebih dahulu dan terutama sekali kesan pencegahan; Secara praktiknya, tidak ada gunanya mencari-cari kekurangan yang dapat dicegah, terutama ketika dengannya kita menyelamatkan tanggungjawab material pekerja nanti, jika tidak, kita kehilangan dua kali ganda, iaitu kerugian yang disebabkan oleh fakta dan pemimpin atau pekerja yang harus kita sahkan kata kekurangan.
Sejauh ini, bahawa jika kita menganggapnya sama seperti pengendalian anggaran, kita telah terlebih dahulu menyatakan bahawa objektif asasnya juga mengambil peranan pencegahan ini, kerana ia terbuka tepat dalam objektif untuk tujuan tersebut, seperti:
Objektif Belanjawan.
Objektif anggaran adalah objektif Ramalan, Perancangan, Organisasi, Penyelarasan atau Integrasi, Arah dan Pengendalian; iaitu, mereka memahami atau berada dalam semua peringkat Proses Pentadbiran, kerana kandungannya antara lain:
Objektif Pertama: Ramalan
Mereka bertujuan untuk mengenali apa yang perlu, memiliki segalanya terlebih dahulu untuk penyusunan dan pelaksanaan anggaran, untuk memenuhi keperluan yang mungkin pada waktunya.
Ini bererti bahawa jika tidak ada analisis lengkap mengenai masalah yang mengelilingi entiti, dari segi fungsinya dan kinerjanya, mekanisme peramalan yang akan dilakukan pada saat membentuk anggaran akan sangat buruk, dan ini akan membawa, antara lain perkara bukan sahaja melanggar objektif entiti, tetapi juga kawalan sumbernya setiap masa.
Itulah sebabnya, kita harus bergerak untuk mencegah setiap aspek yang membawa kepada pengembangan aktiviti tertentu, kerana sejauh mana setiap landasan disertai oleh pegas sokongan atau kawalan, dalam ukuran yang sama proses penganggaran dan kawalan sumber anda.
Objektif Kedua: Merancang
Ini akan ditujukan untuk apa dan bagaimana ia akan dilakukan? Ini adalah cara untuk pergi, dengan penyatuan dan sistematisasi aktiviti, di mana objektif syarikat dan organisasi yang diperlukan untuk mencapainya ditetapkan, perencanaan diramalkan. bersatu dan sistematis dari kemungkinan tindakan, sesuai dengan objektif.
Ini menunjukkan bahawa setiap proses perencanaan pasti dapat disertai dengan landasan yang memadai yang menunjukkan bahawa apa yang diminta adalah asas penting dari aktiviti tertentu, jadi tidak ada ruang untuk keraguan tentang kegagalan, apalagi yang harus dilakukan, tetapi harus dilakukan kerana penting untuk pencapaian atau pengurusan entiti.
Objektif Ketiga: Organisasi
Mereka bertindak balas terhadap siapa yang akan melakukannya? Mereka merangkumi penstrukturan teknikal hubungan yang mesti ada antara fungsi, tahap, dan aktiviti material dan elemen manusia entiti, untuk mencapai kecekapan maksimum dalam rancangan dan objektif yang dinyatakan.
Semua ini memungkinkan wujudnya struktur dan pengembangan entiti yang tepat, tepat dan berfungsi; yang pasti dapat dicapai bahawa mereka mencapai secara nyata hubungan fungsional masing-masing bidang dan prestasi objektif di dalamnya, mengelakkan dua fungsi atau bahawa beberapa aktiviti jatuh ke wilayah siapa pun.
Objektif Keempat: Penyelarasan atau Integrasi
Mereka merangkumi apa yang dilakukan dan dibentuk secara teratur, khususnya dan secara umum berkenaan dengan pengembangan, pemeliharaan, dan pencapaian harmoni dari kegiatan entiti, untuk mengelakkan situasi ketidakseimbangan, antara bahagian yang berlainan yang membentuknya organisasi.
Perkara di atas juga menunjukkan hubungan Hubungan dengan beberapa piawaian kawalan dalaman seperti: Integriti, saling mempercayai, pemberian wewenang dan tanggungjawab, koordinasi antara bidang, dll.
Objektif Kelima: Arah
Mereka berusaha untuk membimbing jalan atau nisbahnya sehingga dapat dilakukan, mereka sangat membantu dalam mematuhi kebijakan yang harus diikuti, pembuatan keputusan dan keseluruhan visi, mereka juga menjadi asas untuk kepemimpinan dan bimbingan bawahan.
Tetapi ia juga berfungsi sebagai mekanisme pengurusan yang cekap, kerana jika kita mulai mengarahkan anggaran dengan kepentingan yang tidak dirancang sebelumnya, semua ini tidak hanya akan melanggar asas sebelumnya yang menyokong jumlah yang disetujui, tetapi kita kehilangan garis arah untuk objektif dan nilai.
Matlamat Enam: Kawalan
Mereka memastikan bahawa tindakan itu dilakukan di mana, dihargai jika rencana dan tujuan terpenuhi, mereka membuat perbandingan tepat waktu antara apa yang dianggarkan dan hasil yang diperoleh, yang mengarah pada perbezaan yang dapat dianalisis dan dapat diukur, untuk melakukan lebihan dan pembetulan sekiranya ada akibatnya.
Dengan cara yang sama, ia mencapai dasar anggaran berikutnya, kerana ia mencari fungsi di mana yang sebelumnya telah dilaksanakan, untuk mencegah terlebih dahulu cabaran dan alternatif baru dari anggaran berikutnya.
Kami ingin menunjukkan hanya dalam dua elemen penting ekonomi kita, keperluan untuk berintegrasi secara beransur-ansur dalam setiap tindakan dan / atau prestasi, pencarian bukan hanya untuk mekanisme yang menghubungkan setiap bidang pekerjaan, tetapi juga untuk yang lain yang membantu pembangunan menjadi harmoni dan berkadar, sehingga menghindari adanya ketidakefektifan dan ketidakkonsistenan dalam tugas yang berbeza, yang hanya merupakan hasil dari kurangnya pengenalan sebenar setiap tugas kita, yang menimbulkan risiko dalam entiti.
Dengan cara yang sama kita ingin mengungkapkan bahawa ia mempunyai penerimaan dalam setiap tugas yang dilakukan dalam entiti, kerana tidak dapat dimaafkan bahawa kita dipandu oleh proses pengurusan, tanpa terlebih dahulu mengambil langkah-langkah penting lain, yang tepat muncul di kedua pencegahan seperti dalam perencanaan, organisasi, koordinasi atau integrasi, kerana semuanya harus membawa prosedur seperti yang ditetapkan dan diatur oleh Resolusi 297/03 Kementerian Kewangan dan Harga, komponen yang disebut Kegiatan Pengendalian, kerana ia mendukung bukan hanya tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap pekerjaan, tetapi mekanisme dan / atau prosedur yang harus diikuti secara pencegahan agar tidak melanggar masing-masing dari mereka, yang menjadi dasar Pengendalian.
Pada pendapat kami, kami tidak dapat terus membuat aktiviti yang menjurus pada asas pekerjaan atau kawasan kerja, melainkan aktiviti yang semakin mendorong kepada prestasi sebenar mereka, dan dengan demikian membentuk serangkaian mekanisme di mana pekerja secara preventif tahu bukan hanya apa apa yang harus anda lakukan, dan jika kerana kecuaian anda, anda berjaya melakukannya walaupun terdapat tahap pengajaran, ketahui apa yang diharapkan.
Adalah selalu bermanfaat untuk mendasarkan tindakan kerja kita, dengan pengetahuan sepenuhnya tentang apa yang kita terima dari orang lain, apa yang menyokong bahan mentah karya kita; Tetapi ia juga menanamkan rasa kekitaan untuk mengetahui kemana tujuan kita, hasil kerja kita, kerana itu pasti memberi kita kepuasan dan keberkesanan yang lebih besar kerana kita dapat mengukur kesannya terhadap entiti kita dan seterusnya.
