Manual pentadbiran sebagai alat utama

Manual pentadbiran adalah catatan maklumat bertulis yang dapat digunakan untuk membimbing seorang pekerja, penggunaannya dari Perang Dunia Kedua, mereka mempunyai pelbagai jenis, ada umum dan khusus untuk setiap fungsi atau bidang syarikat, mereka dikembangkan melalui empat tahap dan memberikan kelebihan dalam latihan kakitangan baru.

Pengenalan

Dengan cara pengantar dalam karangan ini, anda akan dapat mengetahui tentang asal usul manual pentadbiran, kegunaan yang diberikan kepada mereka, penampilan pertama yang mereka ada, konsep asas tentang apa itu manual dan manual pentadbiran dari sudut pandang pandangan pengarang yang diakui dalam bidang ini, serta objektif penciptaannya dikesan pada tahun-tahun sebelumnya.

Anda akan dapat mempelajari pelbagai klasifikasi manual yang ada, bahagian-bahagian yang menyusunnya dengan penerangan ringkas masing-masing untuk memahaminya dengan lebih baik, dengan cara yang sama, anda akan dapat menganalisis kelebihan dan kepentingan memiliki manual pentadbiran dalam organisasi, bukan Tanpa mengetahui tahap-tahap yang mesti diikuti untuk penjelasannya dengan teliti, mengambilnya dalam memahami maklumat.

Ini dilakukan supaya anda sebagai pembaca dapat menulis dokumen yang akan menyokong anda dalam pengurusan personel, menghindari ketidakcekapan dalam produktiviti, kelebihan dalam aktiviti dan fungsi yang dijalankan oleh syarikat anda, dan juga agar pekerja anda memiliki pemahaman yang mencukupi mengenai rancangan keseluruhan dan peranan mereka sendiri dalam organisasi.

Dalam karangan ini, kami bermaksud untuk menganalisis secara terperinci apa kelebihan memiliki manual pentadbiran dalam sebuah syarikat?

Manual pentadbiran

"Penggunaan manual pentadbiran (berdasarkan catatan lama) berasal dari tahun-tahun Perang Dunia Kedua, berdasarkan hakikat bahawa pihak depan mempunyai personel yang tidak terlatih dalam strategi perang dan melalui inilah mereka diperintahkan untuk tentera dalam aktiviti yang harus mereka lakukan dalam pertempuran… ”(Terry, 1993)

Manual adalah dokumen yang memberitahu anda langkah demi langkah bagaimana menjalankan aktiviti, tetapi kemudian, apa itu manual pentadbiran? Seorang pengarang yang terkenal dalam pentadbiran menunjukkan bahawa “… mereka adalah catatan maklumat dan arahan bertulis yang menyangkut pekerja dan dapat digunakan untuk membimbing usaha seorang pekerja di sebuah syarikat”. (Terry, 1993). Dengan cara ini, menguatkan apa yang penulis sebutkan, mereka adalah instrumen yang menyokong fungsi institusi; mereka menumpukan maklumat yang luas dan terperinci mengenai asas undang-undang, atribusi, struktur organik, objektif, dasar, tahap kewibawaan, tanggungjawab, fungsi dan aktiviti dan ini mencerminkan syarikat secara umum.

Percubaan pertama dalam buku panduan pentadbiran adalah dalam bentuk surat edaran, memorandum, arahan dalaman, dan lain-lain, dengan cara bagaimana cara-cara mengendalikan badan dibuat; Percubaan ini tidak memiliki profil teknis, mereka tidak memiliki format yang telah ditetapkan, mereka hanya menunjukkan strategi yang harus dilakukan dalam pertarungan, tetapi mereka menetapkan dasar untuk mereka.

Model pertama yang dihasilkan mengandungi sejumlah kecacatan teknikal, tetapi tanpa keraguan, model ini sangat berguna untuk latihan kakitangan baru.

Selama bertahun-tahun, buku panduan disesuaikan dengan keperluan setiap syarikat agar lebih ringkas, jelas, praktikal dan dengan argumen yang lebih baik yang dapat membimbing pekerja baru tanpa terjebak dalam pekerjaan dan ketidakcekapan dalam pekerjaan mereka.

Pengelasan manual pentadbiran

Terdapat pelbagai jenis manual, pertama ada yang sesuai dengan kandungannya seperti Manual Sejarah, Manual Organisasi, yang dibahagikan kepada Umum dan khusus Organisasi, Manual Dasar dan Manual pelbagai kandungan juga diturunkan, tetapi Dengan cara yang sama, ada manual untuk fungsi spesifik mereka, seperti halnya yang disusun sesuai dengan kebutuhan masing-masing jabatan, seperti pembelian, penjualan, produksi, kewangan, antara lain, dengan cara yang sama yang disebutkan Manual prosedur, yang disatukan oleh Umum dan Spesifik, ada Manual Personel yang, seperti yang sebelumnya, juga dikelompokkan dalam Personel Umum dan Pengambilan Spesifik dan akhirnya ada Manual Audit Dalaman Khusus.

Yang sebelumnya adalah gambaran umum mengenai bagaimana manual pentadbiran dikelompokkan, dan untuk itu kami akan memberikan rujukan ringkas mengenai setiap manual:

Manual Sejarah bertujuan untuk memberikan maklumat sejarah mengenai organisma: permulaan, pertumbuhan, pencapaian, pentadbiran, dan kedudukan semasa.

Manual Organisasi adalah dokumen normatif yang memungkinkan untuk mengetahui struktur organik syarikat secara keseluruhan atau sebahagian daripadanya, ia juga secara spesifik menentukan fungsi setiap bidang yang membentuk institusi tersebut. Ini seterusnya dibahagikan kepada dua jenis:

Manual Organisasi Umum (Mencerminkan struktur organisasi dari tahap pertama), dan Manual Organisasi Spesifik (Termasuk fungsi dan tanggungjawab bidang tertentu). Bahagian yang harus mengandungi manual ini adalah:
1. Laman UtamaIndeksPersembahanBawah TanahRangka Kerja Undang-UndangAtribusiStruktur OrganikKeterangan KedudukanDirektoriTandatangan keizinan

Manual Dasar mengandungi penerangan terperinci mengenai panduan yang harus diikuti dalam membuat keputusan untuk mencapai objektif.

Manual Prosedur adalah dokumen pentadbiran yang terdiri dari sekumpulan prosedur yang saling berkaitan yang mungkin sesuai dengan kawasan atau keseluruhan unit. Ia berfungsi sebagai panduan (bagaimana melakukan sesuatu) untuk tenaga kerja dan sangat berharga untuk membimbing mereka sekiranya berlaku kemasukan baru. Pelaksanaannya meningkatkan kepastian bahawa personel menggunakan sistem dan prosedur yang ditentukan semasa menjalankan tugas mereka.

Garis panduan yang harus diisi oleh manual prosedur adalah:

Sampul manual Isi manual Manual kelulusan teknikal dan dokumentasi pendaftaran Kemas kini dokumen Pengenalan manual Objektif manual Halaman depan Indeks prosedur Objektif prosedur Peraturan operasi Huraian naratif prosedur Carta alir Lampiran (Mengisi borang atau arahan) Glosari Peserta dalam penyediaan manual Direktori

Manual prosedur boleh terdiri daripada jenis berikut:

Manual prosedur umum yang menyebutkan prosedur semua unit organik yang membentuk organisma sosial, untuk menghasilkan garis tindakan yang seragam. Dan Manual Prosedur Tertentu, yang terdiri daripada menguraikan prosedur mengikut urutan kepentingan bidang tertentu, untuk memanfaatkan peluang semula jadi urutan langkah di tempat kerja. Manual pelbagai kandungan terdiri daripada menggabungkan dua atau lebih kategori yang saling berkaitan dalam amalan pentadbiran. Dalam organisma kecil, manual jenis ini dapat mengaitkan konsep-konsep ini, harus dipisahkan menjadi beberapa bahagian. Manual PengeluaranIni merangkumi keperluan untuk menafsirkan arahan berdasarkan masalah sehari-hari untuk mencapai penyelesaian terbaik dan segera. Manual Pembelian menentukan skop pembelian dan kaedah yang akan digunakan yang mempengaruhi aktiviti anda. Manual Personel merangkumi Personel Umum, yang mengandungi serangkaian pertimbangan untuk membantu menyampaikan aktiviti dan dasar pengurusan atasan mengenai personel, ia menyebut aspek-aspek seperti pengambilan dan pemilihan personel. Dan khusus Pengambilan dan Pemilihan Manual merujuk kepada sebahagian daripada kawasan tertentu (kakitangan) dan mengandungi semua maklumat mengenai pengambilan dan pemilihan peribadi dalam sesebuah organisasi.Manual Audit Dalaman Khusus mengumpulkan panduan, arahan untuk aplikasi tertentu untuk jenis aktiviti tertentu (audit dalaman khususnya).

Kelebihan mempunyai manual pentadbiran dalam syarikat

"Banyak majikan berpendapat bahawa adalah penting untuk memberikan maklumat pekerja mengenai sejarah syarikat, permulaan, pertumbuhan, pencapaian, pengurusan dan kedudukannya sekarang." (Terry, 1993)

Seperti yang telah kita bincangkan di atas, selalu ada jenis manual sesuai dengan keperluan syarikat, baik secara umum atau khusus, namun sangat penting untuk memilikinya, kerana mereka membolehkan kita memberi arahan dan memberikan maklumat mengenai organisasi kepada pekerja kita pendapatan baru dalam menjalankan aktiviti mereka, serta mengelakkan ketidakcekapan mereka.

Dan kelebihan apa yang diberikan oleh mereka sebagai syarikat? Kami akan menyebutnya di bawah:

Mereka mencapai dan mengekalkan rancangan organisasi Mereka memastikan bahawa semua pihak berkepentingan mempunyai pemahaman yang cukup tentang rancangan umum dan peranan mereka sendiri dalam syarikat Mereka memudahkan kajian masalah organisasi Mereka sistematisasi permulaan, persetujuan dan penerbitan perubahan dalam organisasi Tentukan tanggungjawab untuk setiap kedudukan dan hubungannya dengan orang lain dalam organisasi Elakkan konflik bidang kuasa dan peranan Menjelaskan sumber kelulusan dan tahap kewibawaan di pelbagai peringkat Maklumat mengenai peranan dan kedudukan sering membantu sebagai asas untuk menilai kedudukan dan sebagai alat untuk memeriksa kemajuan setiap orang. Mereka adalah sumber maklumat tetap mengenai pekerjaan yang akan dijalankan. Mereka membantu menjadikan objektif, polisi, prosedur, fungsi, berkesan,Piawaian, dll. Mereka memastikan kesinambungan dan koheren dalam prosedur dan standard dari masa ke masa. Mereka adalah alat yang berguna dalam latihan kakitangan Meningkatkan koordinasi dalam prestasi kerja Mereka memungkinkan perwakilan yang berkesan, kerana ada arahan bertulis, Tindak lanjut penyelia dapat dibatasi untuk dikendalikan dengan pengecualian. Mereka menetapkan pedoman dan mekanisme untuk pelaksanaan pekerjaan yang betul Mereka berfungsi sebagai asas untuk menjalankan kajian kaedah dan sistem, untuk mencapai penyederhanaan, penyederhanaan, automasi atau dekonsentrasi aktiviti yang dijalankan di tanggungan.Mereka membantu dalam tugas audit pentadbiran.Mereka adalah instrumen yang berguna dalam melatih personel. Mereka meningkatkan koordinasi dalam prestasi kerja. Mereka menjadikan perwakilan yang efektif, kerana ada arahan bertulis, pengawasan penyelia dapat dibatasi untuk dikendalikan dengan pengecualian. Mereka menetapkan garis panduan dan mekanisme untuk yang betul Pelaksanaan pekerjaan tertentu. Mereka berfungsi sebagai landasan untuk menjalankan kajian kaedah dan sistem, untuk mencapai penyederhanaan, penyederhanaan, automasi atau dekonsentrasi kegiatan yang dilakukan di dependensi. Mereka membantu dalam pekerjaan audit pentadbiran.Mereka adalah instrumen yang berguna dalam melatih personel. Mereka meningkatkan koordinasi dalam prestasi kerja. Mereka menjadikan perwakilan yang efektif, kerana ada arahan bertulis, pengawasan penyelia dapat dibatasi untuk dikendalikan dengan pengecualian. Mereka menetapkan garis panduan dan mekanisme untuk yang betul Pelaksanaan pekerjaan tertentu. Mereka berfungsi sebagai landasan untuk menjalankan kajian kaedah dan sistem, untuk mencapai penyederhanaan, penyederhanaan, automasi atau dekonsentrasi kegiatan yang dilakukan di dependensi. Mereka membantu dalam pekerjaan audit pentadbiran.Tindak lanjut penyelia dapat dibatasi untuk dikendalikan dengan pengecualian. Mereka menetapkan pedoman dan mekanisme untuk pelaksanaan pekerjaan yang betul Mereka berfungsi sebagai asas untuk melakukan kajian kaedah dan sistem, untuk mencapai penyederhanaan, penyederhanaan, automasi atau dekonsentrasi aktiviti yang dijalankan di tanggungan.Mereka membantu dalam tugas audit pentadbiran.Tindak lanjut penyelia dapat dibatasi untuk dikendalikan dengan pengecualian. Mereka menetapkan pedoman dan mekanisme untuk pelaksanaan pekerjaan yang betul Mereka berfungsi sebagai asas untuk melakukan kajian kaedah dan sistem, untuk mencapai penyederhanaan, penyederhanaan, automasi atau dekonsentrasi aktiviti yang dijalankan di tanggungan.Mereka membantu dalam tugas audit pentadbiran.

Cara membuat manual pentadbiran

Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, memiliki manual sangat penting, kerana mereka berfungsi sebagai sokongan dan memberi sokongan kepada struktur organisasi.

Tetapi untuk menghuraikannya, perlu dilakukan tahap-tahap tertentu yang memungkinkan kita memperoleh manual pentadbiran secara optimum tidak kira apa pun, di antara tahap ini adalah kajian awal yang merupakan perkara pertama yang harus dilakukan, kerana dengan ini kita dapat mengetahui secara global fungsinya dan aktiviti yang dijalankan di kawasan atau kawasan di mana ia akan bertindak.

Selanjutnya, maklumat tersebut dikumpulkan, yang terdiri dari memperoleh keterangan seinci dan seakurat mungkin mengenai bagaimana operasi yang membentuk prosedur tersebut dilakukan dan untuk mengumpulkan informasi tersebut, berbagai teknik digunakan, seperti penelitian dokumentari yang merupakan tinjauan fail institusi, pemerhatian langsung iaitu untuk melihat sendiri bagaimana aktiviti dijalankan di syarikat, tinjauan yang merupakan soal selidik yang diterapkan kepada pekerja dan akhirnya wawancara, yang memungkinkan kita berinteraksi melalui satu siri soalan dengan pengurus kanan organisasi.

Setelah tahap ini disimpulkan, maklumat itu direkodkan, di mana kita mencatat fakta yang menerapkan kriteria diskriminasi.

Penyatuan maklumat terdiri daripada susunan dan sistematisasi data untuk menjalankan analisisnya.

Dan tahap terakhir, yang betul adalah analisis maklumat yang merupakan kajian setiap elemen yang kita gabungkan dalam fasa sebelumnya, pada akhir ini, kita memperoleh diagnosis yang mencerminkan realiti syarikat, kita kemudian terus meminta penerbitan kandungannya, untuk mempublikasikan objektif dan fungsi organisasi secara umum, serta faedah yang dihasilkan dari penyusunan manual pentadbiran untuk sebuah syarikat.

Kesimpulannya

Sebagai titik terakhir kita dapat menyimpulkan bahawa manual pentadbiran memberi kita aspek positif dengan memilikinya, masalah besar dengan PKS hari ini adalah bahawa mereka tidak memberi tumpuan untuk membuatnya, sehingga memungkinkan banyak kelebihan dan faedah yang mereka berikan kepada kita dengan menjadikannya dalam organisasi.

Kami menyedari bahawa buku panduan ini sangat penting, kerana ia merupakan instrumen yang berguna dalam latihan staf, mereka memastikan kesinambungan dan konsistensi dalam prosedur dan piawaian dari masa ke masa dan oleh itu mengelakkan konflik antara pelbagai jawatan yang ada di syarikat, kerana semua tanggungjawab dan objektif yang harus dipatuhi ditentukan secara bertulis, menjadikan personel dalam organisasi lebih efisien.