Pada masa sekarang, projek ini adalah alat yang sah untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dalam rancangan strategi Perbandaran, sehingga mencapai keberlanjutan dari waktu ke waktu, namun, tidak selalu mungkin memperoleh prestasi yang baik dari sudut pandang tarikh akhir, sumber daya dan harapan. jiran atau pengguna
Banyak perbandaran berusaha untuk memperbaiki proses mereka dan mencapai lebih banyak kecekapan melalui bentuk pengurusan projek dan program yang terstruktur, kerana kerana tingkat pertumbuhan yang pesat dalam tahap perkhidmatan, ia mesti melaksanakan beberapa projek secara serentak, ini adalah bagaimana ia dilahirkan Idea untuk membentuk PMO (Project Management Office) sedemikian rupa untuk menyeragamkan proses, menentukan prosedur umum, menentukan metodologi yang berbeza untuk menangani bidang pengetahuan yang berlainan: sembilan mengikut metodologi PMI (Project Management Institute) sangat penting untuk pengurusannya.
PMO bertanggungjawab untuk membuat hubungan antara ketua projek atau program dan pengurusan tertinggi perbandaran, melalui sistem maklum balas yang memungkinkan peningkatan organisasi secara berterusan.
Permintaan untuk mendapatkan maklumat dan konsistensi dalam pelaksanaan proyek dan program perbandaran oleh pemerintah daerah yang efisien, penggandaan jumlah proyek, serta kerumitannya yang semakin meningkat, adalah aspek yang membenarkan pelaksanaan Kantor Pengurusan Proyek.
Apakah faedah PMO?
Melaksanakan PMO bukanlah sesuatu yang mudah. Kejayaan secara langsung berkaitan dengan memahami besarnya inisiatif dan perancangan yang betul. Ia memerlukan komitmen yang tinggi dari pihak penganjur dan tahap profesionalisme yang tinggi pada para pesertanya untuk dapat melaksanakan cabaran yang ditimbulkan oleh pelaksanaan dan aktiviti rutin.
Manfaat dan hasil yang diharapkan dari pengurusan PMO adalah:
- Meningkatkan keuntungan sosial Portofolio projek yang dioptimumkan Pengurangan kos dalam projek dan program Peningkatan kualiti Pengurangan perubahan skop Pengurangan risiko projek Peningkatan penyelarasan projek dengan strategi perbandaran Peningkatan dalam pengurusan dan penyatuan sumber daya Penyertaan yang lebih besar dari pasukan projek Selesaikan semua fasa projek Komunikasi yang lebih baik berkaitan dengan organisasi dan pencapaian projek Projek disiapkan tepat pada waktunya dan mengikut anggaran. Koordinasi yang mencukupi antara pengguna dan pelaksana sehingga terdapat sedikit perubahan dalam skop projek Penggunaan personel yang cekap di antara beberapa projek
Di setiap Perbandaran di Chile, ada Berbagai Proyek dan Program yang dilaksanakan oleh semua bidang manajemen, yang semestinya harus diberitahu secara kekal kepada pihak berwenang, maklumat ini harus terpusat dan efektif, untuk membuat keputusan.
Atas sebab-sebab ini, semakin perlu bagi pemodenan Negara di tingkat lokal (Perbandaran) untuk menggunakan alat yang paling moden untuk pengurusan dan pelaksanaan projek, seperti yang disebut sebagai standard dunia PMI melalui PMBOK®nya.
Sebelum membuat PMO, item berikut harus disahkan.
- Tentukan masalah, halangan, dan faktor kejayaan yang akan mempengaruhi pelaksanaan PMO. Tentukan skop dan tanggungjawab PMO dalam pelbagai peringkat organisasi. Rancang dan laksanakan PMO menggunakan pendekatan berorientasikan projek dan program. Tetapkan objektif yang akan dicapai dalam jangka masa yang pendek (contohnya, dalam 6 bulan). Dapatkan sokongan Pihak Berkuasa Perbandaran untuk pelaksanaannya. Siapkan rancangan pengambilan dan penganggaran PMO selaras dengan keperluan organisasi.
Agar PMO berjaya, pada mulanya mesti fokus pada beberapa tujuan utama. Lama kelamaan anda dapat menambahkan tujuan lain. Buat unjuran, dengan garis dasar untuk menambahkan kawasan fokus tambahan.
Untuk memilih model yang sesuai, tahap kematangan Secplac dalam organisasi mesti diambil kira
Sepuluh Langkah Pelaksanaan Proses PMO
- Definisi matlamat Mendapatkan komitmen pengurusan untuk meneruskan 3. Penilaian amalan SECPLAC terkini 4. Definisi fungsi 5. Pembentukan peranan dan tanggungjawab 6. Pengenalpastian proses dan alat. Anggaran sumber 8. Mendapatkan kelulusan dan belanjawan 9. Menugaskan personel kepada PMO 10. Asimilasi PMO dalam organisasi.
PMO adalah hab komunikasi, jadi mesti menyediakan:
- Tentukan maklumat apa yang diperlukan, untuk siapa dan kapan Buat laporan yang mudah dan cekap Buat mekanisme yang sesuai untuk mengintegrasikan maklumat Pengesahan berterusan dan peningkatan data yang dilaporkan Demonstrasi berterusan nilai maklumat kepada pengirim dan penerima. perubahan keperluan maklumat. Tetap berhubung dengan perubahan keperluan maklumat.
Keputusan mengenai model, ukuran dan atribusi OGP mesti mempertimbangkan faktor-faktor penting kejayaan dan kegagalan.
PMO, untuk berjaya, mesti berfungsi sebagai pemangkin, menjalin hubungan dalaman dan mengubah maklumat yang tersebar menjadi pengetahuan organisasi.
Pejabat harus datang untuk mempermudah dan tidak menyulitkan tindakan pengurus projek. Dalam pengertian ini, seharusnya menjadi penjaga metodologi, tetapi tidak menjadi hamba, menghindari peranan sebagai juruaudit sederhana.
Muat turun fail asal
