Dengan mendesak kita mengabaikan yang penting

Saya rasa salah satu dongeng terkenal Aesop "The Golden Egg Hen" menggambarkan perkara ini dengan baik.

Seorang petani dan isterinya suatu hari menjumpai telur emas, dari hari itu setiap pagi telur emas muncul di bawah salah satu ayamnya di kandang, tetapi setelah waktu yang sangat singkat, Ego dan bersamanya, keserakahan, mereka mendorong pasangan itu untuk mendapatkan semua emas dari ayam betina sekaligus dan membukanya, tetapi mereka tidak hanya menjumpai apa-apa di dalamnya tetapi mereka membunuhnya.

Sangat menarik apa yang diungkapkan oleh Aesop, dalam kisahnya betapa pentingnya, mengutamakan, keinginan untuk mendapatkan hasil yang cepat, jangka pendek (telur emas) dan kita mengabaikan yang penting, yang membahayakan kesejahteraan jangka panjang (ayam) kita..

Sekarang, mendesak itu dikaitkan dengan tugas yang "kononnya" memerlukan perhatian segera, saya katakan mungkin kerana secara umum, yang mendesak adalah apa yang tidak dirancang dan perlu diselesaikan dalam jangka pendek, atau hanya mengatakan tugas tidak akan ia sesuai dan oleh itu delegasi gagal. Ada beberapa kesempatan (sekitar 5%) bahawa memang merupakan tugas yang mendesak, menunjukkan kurangnya perencanaan mereka yang memerlukan penyelesaian segera dan kita tidak punya pilihan selain menanganinya dan menyelesaikannya.

Yang penting dikaitkan dengan perancangan, ia berkait rapat dengan Visi dan Misi organisasi, oleh itu, ia memerlukan reka bentuk, unjuran tepat pada waktunya dan dengannya perancangan aktiviti.

Sekiranya kita mengabaikan apa yang penting, ia akan dengan mudah, dalam jangka pendek, berubah dan menjadi mendesak, jika anda membiarkan metamorfosis seperti itu, saya jamin bahawa anda hampir tidak dapat menguruskannya kerana anda mesti selalu menyelesaikan masalah mendesak dan selamat tinggal kepada Perancangan, Organisasi, Arahan dan Pengendalian, ya, selamat tinggal tugas anda, selamat datang kekacauan dan hidupkan ungkapan sehari-hari "seperti yang kita lihat".

Pengurus yang saya kasihi, perlu memerintahkan keutamaan dan untuk ini kita mempunyai alat yang baik, "matriks Eisenhower" yang terkenal, anda akan bertanya pada diri sendiri, Eisenhower, panglima tertinggi pasukan Sekutu, semasa Perang Dunia Kedua? Dwight David Eisenhower (1890 - 1969), semasa Perang Dunia II, adalah komandan tertinggi pasukan Bersekutu di Front Barat Teater Eropah dan mantan presiden Amerika Syarikat.

Jeneral bintang lima itu, dalam wawancara dengan wartawan dari majalah Fortune, mengungkapkan rahsia untuk membuat keputusan, satu rahsia yang kita kenal sekarang sebagai "matriks Eisenhower".

Urgensi - Kepentingan

Ini semua sangat baik, tetapi bagaimana kita dapat menentukan urgensi dan kepentingannya? Bagaimana kita dapat membezakan antara mereka? Untuk ini kita dapat bergantung pada artikel yang sangat baik oleh Lago Fraga, "Perbezaan antara yang mendesak dan yang penting" yang diterbitkan pada 2 Februari 2012 di blog «Teknik Organisasi», di mana kita dapati definisi yang jelas mengenai tugas mendesak dan tugas penting. Fraga memberitahu kami:

Tugas mendesak

Ini adalah kualiti yang berkaitan dengan masa. Ini bertambah baik kerana anda mempunyai sedikit masa yang tersisa pada tarikh akhir, dan dengan ukuran tugas.

Sekiranya dua tugas mengambil masa yang sama untuk dilakukan, yang paling mendesak adalah tugas dengan tarikh akhir sebelumnya.

Sekiranya dua tugas mempunyai tarikh akhir yang sama, yang paling mendesak adalah tugas yang paling lama dilakukan. Sekiranya tarikh akhir tugas ditangguhkan, ia menjadi kurang mendesak. Sekiranya anda mendapati bahawa tugas akan lebih lama daripada yang anda fikirkan, akan kembali lebih mendesak. Tugas yang tidak mempunyai tarikh akhir tidak akan mendesak.

Tugas penting

Ini adalah kualiti yang berkaitan dengan akibat. Tugas menjadi lebih penting sekiranya akibat daripada gagal melakukannya meningkat. Dengan kata lain, tugas penting hanya jika akibat yang akan kita derita dengan tidak melakukannya adalah serius.

Dua tugas, tanpa mengira beban kerja atau kesukaran, dengan akibat yang serupa, sama pentingnya. (Cth: sama pentingnya untuk menulis laporan dengan menyerahkannya kepada orang yang tepat) Dari dua tugas, walaupun tidak sama, yang paling penting akan selalu menjadi yang menyebabkan kesan yang paling serius sekiranya tidak menyiapkannya. boleh berubah. Sekiranya mereka melakukannya, kepentingan tugas berubah (meningkat atau berkurang).

Fraga mencadangkan formula untuk mengukur urgensi: