"CADANGAN METODOLOGI UNTUK MENGURUSKAN
Kualiti telah menjadi di dunia global sekarang ini, suatu keperluan yang tidak dapat dielakkan untuk terus berada di pasaran. Oleh itu, sistem pengurusan kualiti berdasarkan standard ISO 9000, yang mencerminkan konsensus antarabangsa mengenai topik ini, telah menjadi sangat popular, dan banyak organisasi telah memutuskan untuk mengambil jalan untuk melaksanakannya.
Dokumentasi adalah sokongan sistem pengurusan kualiti, kerana ia tidak hanya mencerminkan cara-cara operasi organisasi tetapi semua maklumat yang memungkinkan pengembangan proses dan pembuatan keputusan.
Terdapat pelbagai metodologi untuk pelaksanaan sistem pengurusan kualiti, dan semua penulisnya setuju untuk mempertimbangkan penyediaan dokumentasi sebagai tahap penting, tetapi yang paling umum adalah hanya beberapa nasihat yang ditawarkan untuk penyediaan dokumen (secara asasnya dari Manual Kualiti dan prosedur), ketika itu bukan hanya persoalan mempersiapkannya, tetapi menjamin bahawa sistem dokumen berfungsi seperti itu dan menjadi alat yang efektif untuk pentadbiran proses.
Prosedur metodologi yang dicadangkan di sini memenuhi objektif sebagai panduan untuk melaksanakan sistem dokumentari yang memenuhi kehendak piawaian ISO 9000: 2000, dan dapat diterapkan oleh pakar kualiti dari organisasi mana pun yang menghadapi tugas yang rumit. untuk mewujudkan sistem pengurusan kualiti.
Ini telah disusun dalam enam tahap, yang mempunyai objektif khusus dan mengikuti urutan kronologi. Tugas-tugas yang berkaitan pada setiap tahap menyumbang kepada pencapaian objektif yang dinyatakan dan beberapa dapat dilaksanakan secara selari, sesuai dengan dinamika proses pelaksanaan sistem dokumentari itu sendiri.
PERINGKAT 1. Penentuan keperluan dokumentasi.
Objektif: Untuk menentukan jenis dokumen yang mesti ada dalam organisasi untuk menjamin bahawa proses dijalankan dalam keadaan terkawal.
Pekerjaan:
1. Kaji dalam standard ISO 9000 elemen dokumentasi yang berlaku untuk organisasi.
2. Kaji peraturan khusus sektor di mana organisasi beroperasi untuk menentukan dokumen yang harus menanggapi kepatuhan terhadap persyaratan hukum ini.
3. Kaji peta proses organisasi untuk menentukan mana yang harus didokumentasikan.
4. Tentukan jenis dokumen yang harus ada dan keperluannya.
Tahap 2. Diagnosis situasi dokumentasi dalam organisasi.
Objektif: Untuk mengetahui keadaan dokumentasi dalam organisasi dengan membandingkan apa yang ada dengan keperluan yang ditentukan pada tahap sebelumnya.
Pekerjaan:
1. Sediakan panduan untuk diagnosis
2. Jalankan diagnostik.
3. Sediakan dan kemukakan laporan diagnostik.
4. Siapkan rancangan tindakan pembetulan untuk menghilangkan ketidaksesuaian dalam dokumentasi yang ada.
Tahap 3. Reka bentuk sistem dokumentari.
Objektif: Untuk mewujudkan semua elemen umum yang diperlukan untuk penjelasan Sistem Dokumentari.
Pekerjaan:
1. Tentukan hierarki dokumentasi.
2. Tentukan struktur dan format Manual Kualiti.
3. Tentukan proses dokumentasi.
4. Menetapkan aliran dokumentasi.
5. Sediakan rancangan penyediaan dokumen
6. Rancang latihan personel yang terlibat.
Tahap 4. Penyediaan dokumen.
Objektif: Menyiapkan, mengkaji dan meluluskan semua dokumen di setiap peringkat.
Pekerjaan:
1. Melatih anggota yang terlibat.
2. Sediakan prosedur umum.
3. Sediakan Manual Kualiti.
4. Siapkan dokumen lain sesuai dengan rancangan yang telah dirangka pada tahap sebelumnya.
5. Mengkaji dan meluluskan semua dokumen oleh pegawai yang berwibawa.
Tahap 5. Pelaksanaan sistem dokumentari.
Objektif: Untuk mempraktikkan apa yang ditetapkan dalam dokumen yang disediakan.
Pekerjaan:
1. Tentukan jadual pelaksanaan.
2. Sebarkan dokumentasi kepada semua yang terlibat.
3. Tentukan keperluan latihan dan kemas kini rancangan latihan.
4. Amalkan apa yang terdapat dalam dokumen.
5. Kumpulkan bukti yang didokumenkan di atas.
Tahap 6. Penyelenggaraan dan penambahbaikan sistem dokumentari.
Objektif: Menjaga kecukupan sistem terhadap keperluan organisasi melalui peningkatan berterusan.
Pekerjaan:
1. Menjalankan audit dalaman untuk mengenal pasti peluang untuk diperbaiki.
2. Melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan yang bertujuan untuk menghilangkan ketidaksesuaian dalam dokumentasi.
Pada tahap reka bentuk sistem dokumentari, sifat sistemik pengurusan dokumentasi paling banyak berlaku. Semasa menentukan proses mana yang merangkumi dan dokumentasi mengalir, tidak ada yang dilakukan selain merancang operasi sistem.
Selebihnya kitaran pengurusan (pelaksanaan, kawalan dan penambahbaikan) dinyatakan dalam tahap berikut.
Penting pada tahap reka bentuk untuk menetapkan tempat yang bersumber dari luar tempat dalam hierarki dokumentasi, dan kemudian memastikan pengawalan dokumen-dokumen ini melalui tahap-tahap lain.
Walaupun prosedur ini berlaku untuk organisasi mana pun, mereka yang memiliki teknologi yang sesuai dan mendukung sistem dokumen mereka dalam sistem komputer akan memperoleh hasil yang unggul, terutama pada tahap 5 dan 6.
Secara umum, penerapan prosedur memerlukan dosis akal sehat untuk menghindari mengubah dokumentasi menjadi birokrasi, dan untuk mencegah sistem menjadi elemen yang menyulitkan proses mendasar.
KESIMPULAN:
- Prosedur metodologi yang dicadangkan merupakan panduan untuk melaksanakan sistem dokumen sesuai dengan piawaian ISO 9000: 2000 yang bertindak balas terhadap keperluan organisasi yang menghadapi tugas ini. Penerapan prosedur memungkinkan untuk melampaui penjelasan ringkas dokumen dan mengubah sistem dokumentari menjadi alat untuk pengurusan kualiti.
BIBLIOGRAFI
1. AENOR. Garis panduan untuk memudahkan penerapan standard UNE-EN-ISO 9001: 2000. Sepanyol, 2002.
2. AEC. Pusat Maklumat Kualiti Nasional. Pelaksanaan sistem kualiti mengikut standard UNE-EN-ISO-9002. Internet, Januari 2000.
3. De Sain, Carol. "Dasar dokumentasi. Rekod Kumpulan Pengeluaran Induk ”. BioPharm, Nov-Dis 1991.
4. De Sain, Carol. "Merancang protokol Master kelayakan GMP dan kemudahan". BioPharm, April 1992.
5. Dari Sain Carol. "Prosedur Operasi Standard dan Borang Pengumpulan Data". BioPharm, Oktober, 1991.
6. García, Sonia. "Reka bentuk sistem dokumentasi Finlay Institute". Tesis untuk memilih gelaran Pakar Jaminan Kualiti. ISPJAE, Havana. Februari 1999.
7. Piawaian ISO 9000: 2000.
8. Portuondo, Ma. Elena et al. "Metodologi untuk reka bentuk dan pelaksanaan sistem dokumentasi teknikal yang berkualiti dengan standard ISO 9000". Pusat Biopreparasi Nasional. Havana, 1996.
9. Senlle, Andrés dan Vilar, Joan. "ISO 9000 di syarikat perkhidmatan". Pengurusan 2000 Edisi Sepanyol, 1997.
10. Sosa Vera, Rita. Pembangunan sistem kualiti di makmal kawalan kualiti makanan. Majalah Normalisasi No.3 / 1997.
Data pengarang:
(1) Zulem Pérez Rodríguez. Sarjana dalam Jaminan Kualiti. Jabatan Kejuruteraan Industri. Universiti Holguín. Cuba.
(2) Maira Moreno Pino. Sarjana dalam Pengajian Tinggi. Jabatan Kejuruteraan Industri. Universiti Holguín. Cuba.
(3) Ing Damaris Peña Escobio. Kejuruteraan Perindustrian. Jabatan Kejuruteraan Industri. Universiti Holguín. Cuba.
(4) Ing. Dayana Lozada Núñez. Kejuruteraan Perindustrian. Jabatan Kejuruteraan Industri. Universiti Holguín. Cuba.
Muat turun fail asal
